你好，请问如何用Access管理文献，谢谢，急

首先用数据库管理文献只能管理文献的电子文档，纸质等实物文献还是要依赖传统的档案室、图书馆方式管理。

用数据库管理文献首先得将文档电子化，例如对文献拍照、扫描或手工录入成图片、PDF、WORD、EXCEL等格式的电子文档，这是一件繁琐并需要细致校对的工作，没用捷径可走。

数据库管理文献电子文档有两种方式，其一是将电子文档直接以ole文件类型或二进制类型文件存储到数据表里，读取时可直接从数据表中调取另一种是将电子文档储存在电脑硬盘里，而将文档存储位置保存在数据表中，读取时通过表中的电子文档存储位置间接调取磁盘中的电子文档。第一种方式调取方便，但是将电子文档存储进数据表比较麻烦，如果是以二进制存储还得编程将电子文档转换为二进制文件，这种方式最大的缺陷是储存的电子文档数量有限，由于每个access 数据库的最大尺寸仅有2G,而电子文档占用的空间通常比较大，随着不断添加数据，数据库的尺寸将会和容易超限。因此，除非是文档很小或添加记录有限，推荐使用第二种即保存文档存储位置的方式来管理文献资料。

Access是一种传统的桌面型关系数据库，数据库是有结构的数据集合,它与一般的数据文件不同，是一串文字或数字流。数据库中的数据可以是文字、图象、声音等。 关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列行和列组成，每一行是一个记录，每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一个表中不能重复。如图1就是一张表。

图1

表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息。Access数据库以文件形式保存，文件的扩展名是DB。Access 97数据库由六种对象组成，它们是表、查询、窗体、报表、宏和模块。

表(Table) ——表是数据库的基本对象，是创建其他5种对象的基础。表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。

查询(Query)——查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。

窗体(Form)——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。

报表(Report)——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。

宏(Macro)——宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列 *** 作。Access列出了一些常用的 *** 作供用户选择，使用起来十分方便。

模块(Module)——模块的功能与宏类似，但它定义的 *** 作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic编程。

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