文件编码怎么编

1、企业文件编号，第一个编码可以取自公司logo代码，比如百度，编码的第一位可以用"B"或“D”，本次采用“D”作为文件编码的第一个编码。

2、第二个编码，可以用代表公司文件的编码，根据想代表的意义不同，根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准，也可以用“WJ”表达公司文件的意思，本次采用"WJ"，至此文件编码已经编至：DWJ。

3、第三个编码，可以代表文件发放部门，比如办公司发放的文件可以用“O”，销售部门发放的文件可以用"S"等，第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“/”，假定为销售部门文件，至此文件编码已经编至：DWJ/S。

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4、第四个编码，可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A，程序文件等二级文件用B， *** 作、标准类等三级文件用C等，第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“-”，本次以三级文件举例，采用编号C，至此文件编码已经编至：DWJ/S-C。

5、第五个编码，可以细分文件种类，如安全类文件用A，标准类文件用B，公共制度文件用C等，本次以完全类文件举例，至此文件编码已经编至：DWJ/S-CA。

6、第六个文件可以作为文件发放的流水号，流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定，建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件，编制的第一份文件为例，则其流水号为“001”，至此文件编码已经编制完成，这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。

7、特别说明，文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。

拓展资料：

公司文件管理制度标准版（一）

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的

实际状况，特制订本制度。

第二条

文件管理资料主要包括∶上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

企业程序文件

企业程序文件和企业质量标准，共同构成企业质量手册的支持文件。企业程序文件，规定一项活动的目的和范围，应该做什么事，谁来做，如何做，如何控制和记录，在什么时间、地点，以及采用什么材料、设备和文件等。

说明一点，企业有很多“程序”，但是不一定都是“程序文件”来体现。有些程序包含在企业的管理标准或规章制度里边。如果针对企业某项活动所规定的方法制订成文件，就叫“程序文件”。

程序文件通常包括管理性程序文件和技术性程序文件。管理性程序文件包括有关管理制度、管理标准和工作标准；技术性程序文件包括工艺规程、检验规程、作业指导书等。

企业程序文件编写的基本要求：准确、完整、简明、统一、协调、先进、可行。

程序文件的内容及项目格式大致如下：

标题

1 目的

2 范围

3 职责

4 定义

5 程序（内容）

5.1...

5.2...

6 相关文件

7 表单

8 附件（流程图等）

审批

例（管理性质的程序文件）：

XX公司离职结算 *** 作程序

目的:

1、简化离职 *** 作，减少无效劳动；

2、适应管理流程化原则。

范围：本公司员工。

责任：

离职人员：本人去行政部、财务部按本程序办理离职结算，不应提出超出程序范围的要求；

行政部：办理各项离职手续，提供离职人员薪酬、各项费用及其他必需信息；

副总经理：批准离职文件；

财务部：审核相关数据，办理结算手续。

编号方法

XXXX/△△.◇◇◇-□□□□（公司级通用）

XXXX/○ △△.◇◇◇-□□□□（部门内部）

○—部门代号：生—生产部、技—技术部、行—行政部

质—质检部、财—财务部、营—营销部

△—文件类型代号：质量手册—SC、程序文件—CX、管理文件—GW

技术文件—JW、作业指导书—ZY、质量记录—JL

质量计划—JH、外来文件—WL

有编号的外来文件用原编号，无编号的外来文件，由文件归口部门按以下方法编号。

XXXX/WL（○）.◇◇◇-□□□□

◇—文件顺序代号：在顺序号上可以有所区分，如001—100为设备方面的文件，100—200为工艺方面的文件，这样可以避免文件号编重．

□—年代号

例：XXXX/GW.001-2007 某公司2007年出的第一个管理文件

XXXX/生 ZY.002-2007 某公司生产部2007年出的第2个作业指导书。

体系文件描述

质量体系文件构成：

第一层 质量手册

第二层 程序文件

第三层 管理文件、技术文件、质量计划、作业指导书

第四层 质量记录表格

质量手册：质量手册是证明或描述质量体系的主要文件；质量手册规定质量基本结构，是实施和保持质量体系应长期遵循的文件；质量手册至少应包含组织的质量方针和对所采用的质量体系标准的全部适用要素的描述；

程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件；质量体系程序文件对影响质量的活动做出规定；是质量手册的支持性文件；应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；每一质量体系程序文件应针对质量体系中一个逻辑上独立的活动。

管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。

技术文件：包括产品实现所需的产品技术标准、检验标准、产品实现的工艺流程，指标、卡片、手册、说明书、图纸等。

质量计划：质量计划是针对某项产品、项目或合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件；质量计划是为达质量目标所进行的筹划安排，质量计划总是针对一定的目标，如合同、项目或产品的特定要求。

作业指导书：作业指导书是指为保证过程的质量而制订的程序；作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的质量活动；作业指导书是质量体系程序文件的支持性文件。作业指导书有时也称为工作指导令或 *** 作规范、 *** 作规程、工作指引等。 内容包括：用于施工、 *** 作、检验、安装等具体过程的作业指导书。

质量记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。质量记录的某些目的是证实、可追溯性预防措施和纠正措施。

外来文件：包括行业文件、外来法律、法规、规范。

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