简化Word *** 作流程，提升文档编写效率

        办公软件的使用能力几乎在所有招聘岗位要求中作为一个不值得再提起的一项技能，但并不是所有人都能够熟练掌握这种基本技能，对于这种很容易上手的软件通常都是不愿意花费大量时间去重新系统性学习。本文就以简短的文字配图按照功能以一篇相对干净舒适的文档编写流程出发来做一次总结，足以应对日常工作的一般性文档写作工作了，而且是真的可以提高一定程度的效率。

        一份文档的制作流程：

        一般情况下文档需要至少包含有以下几个基本要素：封面（标题、撰稿人、日期）、文档声明页（有编写记录、声明、前言等）、目录页、内容页（标题、正文、图片、表格、页眉页脚）。总结了几个常见的问题如下：

1. 目录完全靠手工一条条打上去，不仅效率低而且不能做到及时更新；

2. 页码调整不合理，对于不该出现页码的封面有了页码，内容页从第二页开始；

3. 标题要么没编号，要么编号靠手敲（很常见）；

4. 正文格式不统一，时常遇见字体、大小、颜色不一致情况；

5. 图片、表格不带标题，或者标题没有对应编号；

6. 双面打印时目录打印到偶数页上。

本文将以 Microsoft Office Word 软件来对我们编写电子文档过程中的一些方法和功能进行介绍：

系统版本：Mac OS High Sierra 10.13.4

Word版本：Microsoft Word For Mac 16.13.1（180523）——版本较新，其实Office 2016版基本相同

        样式可以理解为是一种针对文档内容的模板，目的是为了使我们编写文档时可以快速让内容格式保持一致性。在Word中对文本样式的修改可以从样式栏中点击样式进行修改，也可以使用格式刷工具进行样式的变更。

        Word默认会自带一部分样式，一般情况下我们用到的基本只有正文和标题，可以看到默认有“标题1”、“标题2”和“标题”、“副标题”，在2016版本中如果文档已经有了包含“标题2”的内容时会自动出现“标题3”并且会依次自动展开“标题4”、“标题5”，所以，不用考虑默认只有两级标题不够用的情况。

接下来将通过修改系统内置样式的方式创建一套属于自己的样式集，完成后的样式集主要是不同级别的标题和正文，在所有的标题样式中将会增加分级编号，这样我们在后面文档写作过程中直接套用标题样式就可以实现自动编号从而达到标题的规范性。正文样式可以根据实际情况修改即可。

首先，让标题能够自动编号；在“标题1”（或者标题2、3、4等）上右键选择“修改（M）”

        d出的页面左下角选择编号

        选择“多级编号”，并点击选中第三项（选其他项也可以，个人习惯选第三项）

        点击右下角的自定义按钮，d出“自定义多级符号列表“页，点开后点击左下角的展开箭头“⬇️”

        选中级别为1，并选择“将级别链接到样式”设置为“标题1”；再选择级别2，设置“将级别链接到样式”设置为“标题2”，依次选择并设置其他级别，根据需要设置几个满足需要的标题即可，一般设置到5级标题就够用，不嫌麻烦的可以继续设置到9。

        设置完编号基本就可以使用样式快速设置各级标题且自动生成编号。我个人比较习惯于给每级标题设置快捷键（用Ctrl + 数字 对应每级标题）以快速在文档中修改标题。同时，还会选中添加到模板和自动更新选项，这样后续创建的Word则自动应用已经建好的样式，不需要重复 *** 作。（如果发现下次创建新的文档时所有之前的配置被清除了或者需要恢复到Word最初的样式配置可以去百度找一下介绍如何修改Word默认模板的文章，一般是替换Normal.dot文件。）完成以上动作就能看到内置样式变成下图所示的样子：

        对于正文的样式可以看情况配置，具体 *** 作也就可以根据情况来自行设定了，例如基于现有正文创建一个自带缩进的段落样式。

        任何一本书或者内容超过一定页数的文档都应该要有目录，以便读者能够了解文档的整体大纲。目录是与标题进行对应的，正常的文档编写时不可能都是一蹴而就，都会经过不断的修订从而达到最终的交稿状态。在编辑文档的过程中任何一次对标题对变更和页面数量的增加都可能需要对目录进行再次的更新，如果手动敲出来的目录这么来回改会使人崩溃。接下来的内容是帮助实现文档目录一键更新的目标。

        在插入目录之前，需要在封面页面后面增加一个空白页面（这样做会对页面进行分节），不建议手动回车敲出空白页，采用插入空白页的方式可以保证目录永远在一个新页面的最顶端（后面提到的一级目录也可以如此）。

        将光标移动到空白页的最上方，在Word 菜单栏“引用”菜单下选择“目录”，选择一个喜欢的目录即可。

        设置完目录页之后，建议在目录最后插入一个新的空白页用于编写正文内容。

        在正文编写过程中，时常避免不了插入图片和表格，为了规范起见，分别对图片和表格配置带自动编号的标题，一般图片标题在图片下方设置居中，表格标题在表格上方靠左。例如，给当前三级标题下的图片增加题注，在图片中右键选择“插入题注”选项。

系统默认的题注标签有“Equation”、“Figure”、“Table”，可以新建“图”、“表”两个中文标签。选择“格式”后在d出的题注编号窗口中勾选“包含章节号”，并将“章节起始样式”设置为“标题3”后在题注中输入图片对应题注文本确认后即可完成设置。

最终将题注和图片设置为居中对齐即可。

当目录编号发生变化时，需要执行“更新域” *** 作。如果整篇文档结构都发生变化，可以先全选整篇文档，在任意图片编号上右键“更新域”即可完成整篇文档图片编号更新。

表格的题注插入方式同图片相同，此处不做赘述。

注意：在给图片和表格插入编号时，注意所选的标题级别是离当前图片/表格最近的级别，否则编号可能会自动匹配前面的标题号，如果在图片/表格最近的标题中增加或减少了一级标题，一定要对应修改每个图片/表格对应的题注级别后全选文档执行“更新域” *** 作。

通过以上三个部分的功能说明已经基本能够应对大部分场景下的应用，可以再增加页码（注意勾选首页不同，如果有分节的化要保证每个分节的编码统一使用一套，页码起始数字如果不对的化可以修改起始值）。

打印装订不是所有文档有这个需求，打印时一般需要注意以下几项：

1. 封面进行单独打印成封皮；

2. 双面打印时，目录、扉页、内容部分这些建议分开打印，因为有些时候可能会把目录开始页打印到了背面；

3. 如果不需要打印店帮忙调整格式，建议先自行打印为PDF格式再送打印店，如果文档有一定的涉密性可以先使用 Acrobat 软件加密后再送打印店。

如果是编写程序文件的话，需要下载对应的程序编写软件，如VC6.0等，如果是编写文档，数据表格类的需要下载办公软件，一般电脑都会提前安装有办公软件的，以WPS为例说明：

1、没有软件的话，先安装软件，如下图所示；

2、在桌面空白位置单击鼠标右键，在右键菜单中选择新建，根据需要选择编写的类型，如DOCX文档，如下图所示；

3、新建文件成功后，双击打开文件，如下图所示；

4、进入文档编辑页面后，在文档编辑区域输入自己需要编辑的内容，如下图所示；

5、编写完成后，点击页面左上角的保存按钮就可以将编写好的文件保存了，如下图所示。

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