区块链+电子档案解决方案

引言

自从信息化时代到来，传统的纸质档案管理体系因为纸质档案难以保管、数据难以分析、电子材料增多等因素渐渐被摒弃，而档案因为其珍贵、不可篡改等特性和电子数据的易变性相矛盾，而区块链的不可篡改特性又天然地弥补了电子档案地劣势，因此在国家日益推进单套制档案管理模式地背景下，区块链愈发凸显其在电子档案领域地重要性。

行业背景

《机关档案管理规定》第五章信息化建设中，规定将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，机关档案部门配置的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

2020年6月19日国家档案局局长陆国强在主持区块链专题讲座，陆国强指出，要深刻认识在档案工作中应用区块链等新一代信息技术的重大意义。专题讲座就“区块链技术发展趋势及在档案存证方面的应用”作讲解，陆国强要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。

《国家档案局办公室关于2021年制定修订档案行业标准项目申报的通知》立项重点包含电子档案管理信息系统建设、业务系统形成的电子文件归档及电子档案管理、档案数字资源长期保存、档案数字资源跨区域、跨部门、跨系统共享利用、大数据、区块链、云计算、人工智能等新一代信息技术在档案管理和开发利用中的应用等，以上档案相关的国家政策表明区块链在电子档案的发展中起到了重要作用。

《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会2020 6号：为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：      
一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。      
三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：      
(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;        
(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;        
(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账;

目前各政府档案馆及企业档案部门的主要动力来源于国家自上而下推行的单套制档案归档体系。因为之前没有区块链的时候，其实也可以依靠制度、监督等非技术手段来维持住档案管理的体系，区块链的加入其实是对之前已经形成的生态体系的冲击，真正落实区块链之后，不仅要推倒之前的办事流程体系，还要形成新的区块链生态体系，不可否认应用区块链技术之后，信息更加可靠、人力成本进一步降低、出了事可信溯源等好处会显现出来，但是对于当前的业务人员并没有明显好处，反而会对业务人员形成一定掣肘，因为一旦加入区块链，业务人员不仅要重新梳理业务流程存在一定学习成本，而且区块链的不可篡改特性使得业务人员需要更加谨慎认真地工作，一旦出现工作疏漏无法通过私下手段（如要求数据库管理员修改数据）弥补，所有的工作流程都会无法篡改地保留在区块链上，会被精准定责。而区块链的好处部分业务人员还未清楚地体会到，那就是自证清白。比如特斯拉出现自燃事件，即便特斯拉把自己地数据库公示也存在很多不信任的声音，因为可以随意修改数据的事故方是无法为自己证明的，而区块链可以！

传统电子档案痛点 易篡改

相比传统的纸质物理档案，数字档案保存在存储介质上的比特字节,具有高度的易变性。数字档案在存储、传输和处理等过程中容易被修改。

易损坏

电子档案存储在系统主节点、中心数据库、一旦数据库被破坏，档案信息也会被损毁。

难追溯

目前电子档案存档、交接过程都没有时间痕迹；档案资料交接过程中，交接信息无法做到可追溯。档案移交过程中信息难以确权。

区块链电子档案方案 电子档案移交接

区块链应用的第一个方向是电子档案的移交接，即其他部门向档案部门移交或者调用电子档案，在这个过程中常常存在扯皮、难以自证清白的情况，移交部门说自己将材料移交了，但是档案部门却查不到，那么到底是之前没移交还是档案部门弄丢了，各单位可以根据自己的利益将系统中数据更改，难以追责。

 

通过将电子文件、移交登记表、电子签名记录上链，保证档案在移交接的全过程信息不可篡改，信息真实可信，档案接收单位可实现自证清白。

电子档案归档管理

电子档案归档管理是在电子文件材料移交到档案部门内部后，对其内部归档流程的上链认证，保证其工作流程真实可信、事中可控、事后可追溯。

一般而言，档案部门会存在文件库、归档库，有的存在预归档库。文件库是文件接收后存储的系统，预归档库是因为每次归档都需要将一批文件同时归档，但是有时候这批文件不会同时都审批完毕，先审批的文件就会进入预归档库，待所有该批次文件都审批通过后再进行归档，归档库为归档后的文件存储系统。而文件在多个库之间转移的过程中存在被篡改的可能，因此在每一次电子文件入库时都对其进行一次上链，保证文件归档过程中信息可信。

上链数据种类

 

 根据电子档案国家标准规范，可根据档案部门具体情况对电子档案文件（OFD等版式文件）、元数据、以及业务人员的 *** 作行为（审核人信息、时间、地点、项目、档号等）记录在区块链上。

方案优势 安全有效真实

区块链技术运用哈希算法可以保证数字档案信息的真实性、运用非对称加密技术保护数字档案信息的安全性、利用可信时间戳技术保证数字档案信息的有效性。

全套档案系统

提供智能化的档案综合治理体系和信息系统，大大降低管理成本，提升档案管理效率。

隐私保护

进一步优化了数据隐私性保护。区块链的数字加密技术保障了只有所有者或取得所有者授权，才能获取区块链中的电子数据信息。