单位人事档案怎么做

一．目的

确保人事档案完整及保存。

二．范围

本程序适用于本厂所有的人员。

三．职责

人力资源部根据标准和法规要求，确保人事档案的完整及有序。

四．工作程序

1．所有新进厂员工必须按要求填写好“人事档案”，并贴好近期彩色相片及身份z复印件。

2．人力资源部对填写好的“人事档案”按部门人员编写员工工号，并经相关主管审批后按部门归档，确保不丢失；离职人员人事档案需要保存一年。

3．不定期的对人事档案进行核查整理，如有遗失的人事档案需要立即补齐并需要调查原因。

4．每月定期核对人事档案中的身份z，看有无过期，需要提前1个月让即将过期的员工补办。

问题一：人事档案应该如何管理？ 小公司的人事档案,无非是这个人进来应聘到其工作岗位的一些文件的保存

可以将其个人信息摘录,

分为,员工档案表,个人简历,求职人员登记表,应聘人员面试结果表,身份z复印件,学历证书复印件,劳动合同书,员工报道派遣单,员工转正审批表,员工职务变更审批表,员工工资变更审批表,员工续签合同审批表

这几个表格放在一起,就算小型公司的人事档案了

真正的人事档案基本都在人事局的,小型公司没必要,只要人才为公司用,在本公司期前有案可询就可以了

问题二：如何做好人事档案管理工作 近年来，农场干部人事档案管理工作有了较大发展，逐步走向制度化、规范化、科学化、现代化管理的轨道。干部人事档案管理工作在组织、干部人事工作和人事决策，在改革开放和社会主义现代化建设工作中，起到了重要作用并取得了一定的社会效益，但也还存在不少弊端，面临着探索规范化管理的新途径。

一、干部人事档案管理工作的现状

(一)从领导机构上看，农场成立了档案工作领导小组，有一名分管领导和一名专职管档干部，领导机构比较健全。

(二) 从文化程度上看，档案管理员文化程度本科,管档干部的文化程度也基本满足档案管理工作的需要。

(三)从培训情况看，管档人员参加过总局组织的干部档案业务培训，对做好干部档案管理工作有一定的基础。

(四)在干部人事档案管理工作方面，能积极争取领导的支持，多方筹集资金，抓好档案两库建设，较好地改善了条件，维护了档案的完整与安全，而且建立了相应的管理制度，并在工作中认真严格地实施，为利用干部档案提供了有效的服务。但离领导和上级文件从高从严的要求，干部档案管理工作仍然存在一些不足。

二、干部人事档案管理工作存在的主要问题

1、人事档案工作作为一种信息资源，在企业中只能起到内部服务功能的作用，不能在发展市场经济过程中为企业追求经济效益，加之人事档案工作的特殊性，使人事档案工作在企业的各项工作中提不上议事日程。

2、人事档案管理人员数量不足。企业改革使原有的档案机构撤销或合并，人员编制减少，几人的工作变成了一人的工作，应该专职的变成了 。由于工作量大，人事档案工作人员不得不超负荷地工作，影响了人事档案管理水平的提高。

3、干部人事档案的材料收集归档不及时，致使有些干部档案材料不齐全。形成的应归档材料积压在库房里，未及时分类装订归档，使干部档案的信息资源难以得到及时的开发和利用。

三、干部人事档案管理工作的建议

1、加强领导，增加投入是搞好干部档案管理工作的重要基础。要改变干部档案管理较为落后的状况，首先应加强对各单位干部档案工作的领导，把做好干部档案工作列入本单位工作的议事日程。其次是加大资金投入。要加大资金投入的力度，配全档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的速度。定期检验维修库房内必要设备设施，努力改善干部档案管理的保管保护条件。

2、树立四种意识做好人事档案工作。一是树立责任意识。各级领导要提高认识，切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。人事档案工作人员也要忠于职守，树立做好人事档案工作的责任心和使命感，在工作中要敢于坚持原则、严守制度，尽职尽责地管好用好人事档案，使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要的作用。二是树立奉献意识。人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其它工作那样张扬自我、容易引人注目，它是一项默默无闻的工作。从事人事档案工作，只有不计名利，耐得住寂寞，默默奉献，才能做好这项工作。三是树立服务意识。人事档案工作是一项内部服务性工作。人事档案工作人员必须树立全心全意为人事工作服务的思想，端正服务态度，时时处处为利用者着想，认真负责地做好人事档案的利用工作，坚持主动、热情、周到、保密、及时、准确地原则，为组织人事工作提供优质的服务。四是树立保密意识。人事档案党和国家的机密，有些档案里还记载着因个人过失曾经受过的处分及其它不便公开的个人隐私。档案工作人员必须树立较强的保密意识，做到不该说的话绝对不说、不该做的事坚决不做，严格按规定接收、鉴别、整理、保管、提供、转递和销毁档案材料，以确保人事档案机密的绝对安全。>>

问题三：人才交流中心如何管理人事档案 人才交流中心受各大中专院校学生管理部门 的委托,现就毕业生择业期间遇到的有关问题作如下解答 1,什么是毕业生人事代理 答:毕业生人事代理是指 人事部门所属的人才交流机构,本着充分尊重 毕业生自主择业的原则,高效,公正,负责的为各类毕业生解决在社会主义市场 经济条件下所遇到的人事管理方面的有关事宜它是一种新型的人事管理方式, 它的实行,对深化人事制度改革,实现人才社会化管理和服务都具有重要意义 2,人才交流中心在办理毕业生人事代理方面有哪些职能 答:人才交流中心在毕业生人事代理方面,具有省人事厅授权的一定的行政 职能,如:提供毕业生就业政策咨询,办理毕业生接收手续,管理毕业生人事档 案,办理毕业生转正定级,职称资格考评,身份认定,计算工龄,调整档案工资 等 3,哪些毕业生应该申请实行人事代理 答:凡通过双向选择,已同外资企业,股份企业,乡镇企业,区街企业,私 营企业,民办科技,教育,医疗机构,各种中介机构等非国有单位和实行聘用制 的国有企,事业单位签订就业协议的毕业生;择业期内暂未落实就业单位,目前 正在择业的毕业生;准备复习考研的各类毕业生等,均应实行人事代理 4,毕业生代理人事代理需经过哪些程序 答:根据毕业生的不同情况,毕业生人事代理办理程序也有所不同,具体程 序分别是: (1)择业期内已联系到接收单位的毕业生---持由接收单位签章的《就业协 议书》 到人才交流中心, 由人才交流中心审核后签署人事代理意见---毕业生将 《就 业协议书》送交所在学校,由学校统一到有关部门办理《就业报到证》《户口迁 , 移证》 并将毕业生档案经省大分办转交人才交流中心---毕业生持 , 《就业报到证》 , 《户口迁移证》到接收单位办理户口迁入手续,接收单位无集体户口的,可直接 落入人才交流中心集体户口 (2) 择业期内未联系到接收单位或准备复习考研的大专以上毕业生---持 《就 业协议书》到人才交流中心,由人才交流中心审核后签署人事代理意见(学校也 可集中为毕业生办理人事代理手续)---毕业生将《就业协议书》送交所在学校, 由学校统一到有关部门办理《就业报到证》《户口迁移证》并将其档案经省大分 , 办转交人才交流中心---毕业生持《就业报到证》《户口迁移证》 , ,身份z等材料 到人才交流中心报到,签订人事档案管理合同,户口落入人才交流中心 (3)择业期内已就业,现要求派到人才交流中心实行人事代理的毕业生和 由省外院校被派到本省二次择业的毕业生---持《就业报到证》 (改派的还需提供 原接收单位或省辖市人事局同意改派的证明)到人才交流中心,由人才交流中心 出具接收函,---凭人才交流中心的接收函和原《就业报到证》直接到省大分办办 理改派手续,并凭新的《就业报到证》将毕业生档案转交人才交流中心---持新的 《就业报到证》《户口迁移证》身份z等材料到人才交流中心报到,签订人事档 , 案管理合同,户口迁人才交流中心 5办理人事代理需提供的材料 省内高校毕业生 不办理入户 毕业证复印件 就业协议书 报到证原件及复印件 办理入户(除提供以上材料外) 户口迁移证原件 身份z复印件 省外高校毕业生 不办理入户 毕业证原件及复印件 报到证原件及复印件 户口迁移证原件或户口本 办理入户(除提供以上材料外) 身份z复印件 三张一寸黑白大头照片 6毕业生办理人事代理手续后享受哪些待遇 答:毕业生办理人事代理手续后,可以放心地到省内外一切用人单位工作 人才交流中心保障毕业生的合法权益, 毕业生可以享受到和国有单位工作人员相 同的人事待遇,如>>

问题四：人事档案管理到底是怎么回事？ 人事档案有着不可替代的作用，它证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹，是具有使用价值和保存价值的文件材料。

人事档案收集范围：

主要有人事工作中形成的履历表、登记表等；

国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表，鉴定表、授予学位的材料、学历证明书；

培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料；

评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；

创造发明、科研成果鉴定材料；

自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；

加入民主党派的有关材料；

办理工资、待遇等工作中形成的材料；

健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料等。

人事档案的生效时间：

很多毕业生喜欢把自己的档案自己带着，这是不好的，因为人事档案是由学籍档案转化过来的。人事档案生效是在你的学籍档案被用人单位调走后才产生作用的。要么你毕业后找个人才市场把你的人事档案托管，这样的话，你就可以减少很多不必要的麻烦了，要记得，很多学生没找到工作，把自己的档案由学校保管着，其实学校保管的只是你的学籍档案，而你的人事档案还没有生效的。

人事档案的作用：

在中国，即使在人力资源实现市场化配置后，人事档案具有现实性、真实性和动态性的特点，是澄清个人问题的凭证。目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、办理退休手续等都要用到个人档案。中组部、人事部明文规定流动人员的人事档案要委托县级以上人才交流服务中心保管，其它任何单位不得擅自管理流动人员的人事档案。现在人才流动较为频繁，特别是到无人事档案管理职能的单位工作，应及时到人才中心办理人事代理。

中组部和国家档案局对我国干部人事档案的建立、内容和查看等都有着明确而严格的规定，档案不是任何人都能建的。我国现行的人事档案制度强调严肃性、准确性、惟一性。一般来说，一个人在正常情况下只能有一份人事档案，重建档案的前提是档案遗失或损坏，如果在原有人事档案还存在的情况下，只因为无法转档就新建一份档案,一定程度上就是违背了国家人事档案制度。档案不是谁想建就建的，也不是什么事都能写进档案中的。档案系统全面地记录了干部的历史情况、工作经历、优缺点及受过的奖惩等，是使用干部的重要依据。本着对人负责的原则，人事档案有一套严格的管理方法，中组部还有相应的“干部档案工作条例”，如果不分情况随便重建，岂不乱了套？

问题五：如何完善人事档案管理工作 转载以下资料，仅供参考：

干部人事档案是组织人社部门按照党的政策在工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩的文字材料，它如实地反映了干部本人德、能、勤、绩、廉等内容，是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。结合本人近几年来干部人事档案管理工作的实践，就如何做好干部人事档案管理工作谈几点体会。

一、提高各级领导的重视程度

档案管理工作是一项默默无闻的工作，提高各级领导对档案工作的重视程度，是做好干部人事档案工作的关键。要做好档案管理工作，就要坚决克服各级领导对档案工作的说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉的现象。分管领导要定期向档案管理员了解干部档案工作情况，积极地帮助档案管理员研究解决工作中遇到的问题，形成主要领导重点抓，分管领导主要抓，档案管理人员具体抓的良好工作格局。

二、要不断健全和完善人事档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、档案转递制度、保密制度等，并且认真按照规定的制度和程序办事

档案管理员要坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查；未经领导批准不借， 非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转，有效提高档案的准确性和工作效率。

三、拓宽材料的收集渠道，完善档案内容

全面完整地收集材料是做好干部人事档案管理工作的前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合，重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情 *** 、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整，提高档案的价值和利用率。

四、鉴别、审核收集归档材料的真伪，做好材料鉴别工作

鉴别工作政策性强，是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证，是保证干部人事档案质量的重要环节。因此，干部人事档案管理人员应本着向组织负责的态度，对每-份收集上来的材料进行鉴别、甄选，确保干部档案真实、准确。首先要确定该材料是否属于干部人事档案归档的范畴，对于不属于归档范围的材料应视不同情况分别处理。其次要对归档材料内容的真实性进行鉴别，经过鉴别后的材料必须是真实、完整、实用、精练。

五、做好档案整理工作，对档案材料精心分类，提高干部人事档案的质量

档案整理是档案管理中重要的基础工作，是一项经常性的工作。对收集的材料要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》，严把质量关，做到逐份鉴别，认真筛选，并进行分类、排序、编制目录和加工，最后装订成卷，保证档案材料能真实地反映干部的成长经历，确保人事档案整体质量的提高。

六、做好干部人事档案的保管和保护，完善各项基础设施

加强档案基础设施建设，可保障档案管理的标准化、规范化和信息化。因干部人事档案的不可再生性，万一损毁，就无法补救，维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要严格按照《干部档案工作条例》落实好档案库房、阅档室和档案管理人员办公室三室分开，并符合六防（防火、防潮、防蛀、>>

问题六：如何进一步加强人事档案管理工作 在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

一、做好档案管理工作的重要意义

做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料

，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

二、档案管理工作的边缘化危险

随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理>>

问题七：人事档案如何管理 你问的有点儿抽象，一般都是要有管理档案资格的人事代理机构代管的，自己不可以管理的，你在上学时候由学校建立和保管，然后工作了就调转到工作单位，单位没有保管资格的它会委托人才交流中心集体保管的，辞职了自己可以转为个人托管，不知道你想问啥？

问题八：离职后，人事档案怎么处理？ 劳动者离职后，根据自己找工作方便的，那么先存放在找工作地的人才市场，或者存放回户籍地人事局。

问题九：在企业里人事档案如何管理呢具体的 *** 作是怎么样的？请高手指教！ 档案管理应遵循三项原则

现行的人事档案管理政策是由 中央组织部国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)根据该《规定》,企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则:

集中统一归口管理的原则《规定》第三条规定:“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一归口管理’的原则,接受同级党委组织部门 人事行政部门的监督和指导”同时,《规定》明确:“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和 人事行政部门所属的人才流动服务机构其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案”

之所以要坚持这个原则,因为:第一,统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量专业结构分布情况,从而制定科学的培养吸引使用规划人才的宏观调控政策第二,只有坚持统一管理,才能维护人事档案的真实性严肃性,在单位用人时能起到依据作用

安全保密的原则人事档案工作既是一项服务性工作,又是一项机要性工作人事档案要为人才的求职择业享受有关待遇参与社会活动等提供服务,要为用人单位选人用人提供服务,如果没有服务性,人事档案工作就毫无意义但人事档案工作不同于一般的服务工作,它是一项保密性工作,人事档案工作机构属于机要部门,人事档案是自然形成的,很多材料具有原始性,所以十分强调安全

公共服务的原则 在组织人事部门成立人才交流机构之前,干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的,在性质上属于公共服务为了方便工作,经批准,一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案,一定层次***员的档案仍然要由党委组织部门或 人事部门管理

出于深化机构改革和机关转变职能的需要,党委组织部门和 人事部门在成立人才交流服务机构后,把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责,但这并未改变人事档案管理的公共服务性质

处方2:

增强非公企业人事档案管理的意识

企业人事档案是企业历史地全面地考察了解管理使用员工的一个重要依据近几年来,随着我国现代企业制度的逐步建立,非公有企业迅速发展由于企业性质管理模式的不同,非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出,表现在:

企业管理者档案意识薄弱由于企业与员工是“雇用”关系,员工的人事档案管理在企业管理中不受重视,往往是人员不到位硬件设施不到位管理制度不到位企业管理者只重视人才的接纳,而忽视档案的接收,造成“有人无档”的现象

档案管理面临责任落实难材料收集难管理规范难的情况具体表现在非公有企业在劳动用工上,无暇顾及档案工作,缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度

事实上,非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分,其人事档案管理>>

一、具体流程内容如下（用公司档案管理来说明）：

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档，文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

2、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

3、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案，将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

4、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案，离职员工档案，公司保留一年。

二、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

三、由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

扩展资料：

1、档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。

2、档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。

3、档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

参考资料：

百度百科-档案管理

人事档案的分类审核整理1

摘 要：人事档案作为评价一个人学习和工作期间表现的重要依据，在个人的工作前途上有着重要的作用，相关单位可以查阅档案进行人事的考察和任免，通过档案的记录给予职工的正确评价。

因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。

本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。

关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。

由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

(一)档案整理主要为手工 *** 作，使很多现代化技术得不到应有的开发。

通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往 *** 作方法进行了延续，他们基本上都是手工 *** 作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。

因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。

《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。

材料左边应留有25cm的装订边。

A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)83cm，下孔距材料底边54cm，孔中心距左边沿12cm，孔直径为05cm。

干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留25cm左右的装订边。

而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。

档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。

虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。

在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。

在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。

在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

(二)完整的进行个人档案的收集工作。

个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。

在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。

对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。

当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。

档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。

在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。

避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。

在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。

首先，确保人事档案能够准确分类。

建议对档案资料的类型分为十类：a履历材料;b自传材料;c考察、考核、鉴定材料;审计材料;d学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。

e政审材料;f党、团组织建设工作中形成的材料;g表彰奖励材料;h涉法违纪材料;i工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。

依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。

所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。

作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。

认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁浅析人事档案的分类审核整理[J]现代经济信息， 2014(09)

[2] 丁敏 刍议人事档案的分类审核整理[J]科技创新导报， 2014(09)

人事档案材料的收集与整理2

人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。

笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的'工作体会。

一、档案材料收集整理工作现状

近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：

1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。

人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。

2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。

而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。

职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。

3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。

二、加强人事档案收集整理工作的对策

1、加大宣传力度，增强职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。

加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。

我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。

为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。

如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。

档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平

材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。

档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。

首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。

以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。

档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。

单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的***员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。

档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。

人事档案是一个人成长历程的缩影和概括，档案材料的全面收集与规范整理能更好地体现并实现人事档案的使用价值，为组织人事部门考察使用干部服务，也为个人维护、保障自身利益提供依据。

人事 档案 整理实施方案

第一章 总则

第一条 为了进一步加强我县人事档案管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人力资源社会化服务体系，根据国家有关法律、法规，结合我县实际，制定本办法。

第二条 本办法所管人事档案范围是：

(一)按照干部管理权限,政府系统机关及所属的事业单位、直属事业单位(教育、卫生系统除外)的正式干部职工;

(二)各类县属国有、集体企业和民营企业、私营企业、民营非企业等非国有单位干部职工;

(三)辞职或被辞退、解除劳动合同(聘用合同)以及以其他方式与原单位脱离了工作关系的国家公务员，企业、事业单位干部职工;

(四)未落实工作单位的各类毕业生;

(五)实行人事代理的单位干部职工、各类毕业生;

(六)自费出国、出境的专业技术人员和管理人员;

(七)合资、三资企业的中方雇员;

(八)其他社会人才。

第三条 人事档案管理遵循"集中统一，归口管理"的原则，接受同级党委组织部门和政府人事行政部门的监督和业务指导。

第二章 人事档案管理机构

第四条 县人力资源和社会保障部门档案管理科室是县政府系统人事档案管理机构，按管理权限负责县政府系统人事档案管理工作。

(一)政府机关、企事业单位负责本单位的干部职工和离退休人员的人事档案资料的收集、整理，人事档案由政府人事档案管理部门管理;

(二)人事档案管理部门受用人单位和个人委托，可以管理全县范围内干部职工人事档案;

(三)严禁其他未经授权的任何单位(包括其他行业主管部门、企事业单位内设的人才交流中心、人事档案室)管理人事档案，严禁个人保管他人和本人人事档案;

(四)凡不具备人事档案管理权限，擅自管理社会人才人事档案的单位或个人，必须在本办法施行后三个月之内向人事档案管理部门移交人事档案。

第五条 人事档案管理部门按照《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》之规定，认真做好人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与人事档案管理有关的各项人事代理等社会化服务工作。人事代理社会化服务内容有：

(一)按国家规定核定存档人员的连续工龄，调整记载档案工资;

(二)负责专业技术人员职称资格认定，办理职称考评的有关手续;

(三)办理因公或因私出国、出境政审及相关手续;

(四)负责为办理人及代理人员出具有关婚育证明;

(五)按党章、团章有关规定接转党、团组织关系;

(六)负责人才引进工作，办理人才集体户口挂靠手续;

(七)办理实行人事代理的各类应往届毕业生的聘用合同备案管理手续;

(八)为参加工作满一年的各类大中专毕业生办理转正定级手续;

(九)办理与聘用单位的聘用合同鉴证手续;

(十)办理确因人才流动等原因失去原有身份的身份认定手续;

(十一)代办社会养老保险及其他保险;

(十二)协助办理与人事档案管理相关的其它服务事宜。

第三章 人事档案的转递

第六条 人事档案管理部门在收到档案后应进行严格的检查，若发现转来的档案材料不整齐或不完整、不清楚，应要求原管理单位补齐或查清。人事档案管理部门收到档案后应在回执单上签名盖章并立即退回。逾期一个月未退回者转出单位应去函催问，以防丢失。

第七条 人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。转递档案必须按统一规定的"档案转递通知单"的项目详细登记，严密包封。

第四章 人事档案的收集、整理和利用

第八条 人事档案材料包括如下内容：

(一)履历材料;

(二)自传材料;

(三)鉴定、考核、考察材料;

(四)学历和评聘专业技术职称材料(包括学历、学位、学绩、培训成绩表和评审表、考绩、审批材料);

(五)政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

(六)参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;

(七)奖励材料(包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹);

(八)处分材料(包括复查材料，免于处分的处理意见);

(九)录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

(十)其他可供参考的材料。

第九条 人事档案管理部门应当按照档案管理工作的有关规定，加强与各单位的联系，认真做好人事档案材料的收集、鉴别和归档工作。

(一)要经常收集各单位在职务晋升、流动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容;

(二)可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部职工履历表，作鉴定、写自传等，并及时将这些材料补充进人事档案;

(三)有关用人单位和部门要建立主动向人事档案管理部门送交人事档案归档的工作 制度 ，确定专人报送，及时将新形成的档案材料送交人事档案管理部门;

(四)收集的材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案;

(五)复印件不能作为归档材料。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准;

(六)属于应归入人事档案的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷;

(七)人事档案材料，须统一使用十六开规格(19cm×26cm)的办公用纸，使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写;

(八)在整理人事档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造社会人才人事档案材料。

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