计算机辅助档案管理是什么?

[拼音]：jisuanji fuzhu dang’an guanli

[外文]：computer-aid management of archives

亦称档案管理自动化。 指使用计算机输入、 贮存、处理、检索、输出、传递档案信息，实现档案自动编目和检索，对档案存储环境进行监测和控制，以及对档案行政管理数据进行处理等等。主要设备是具有文字、图像处理功能的计算机系统，包括根据系统的不同规模、不同目标配置的数据贮存、通讯、检索和环境监测、控制等设备。计算机辅助档案管理能显著提高工作效率和工作质量，进而全面提高档案管理水平和服务水平。

20世纪60年代以来，档案管理应用计算机技术的主要方面，是在检索语言一定程度规范化的基础上，使用计算机进行档案信息处理，建立、维护档案信息的计算机文档和数据库，实现不同水平的档案自动编目和检索。80年代以来，由于微型计算机技术和大容量信息贮存技术的迅速发展，世界范围内计算机辅助档案管理日益普及，并有两个显著的趋势：一是档案信息处理标准化不断取得进展，逐步适应网络化技术的应用，从而能够实现档案信息的远距离传输；一是光盘、缩微胶片等技术与计算机技术相结合，能够实现档案全文的自动化或半自动化存取。随着计算机技术的进一步发展，不同水平的人工智能检索技术也将在档案管理中得到试验和应用。

机关、单位的档案部门，档案管理与文件管理有密切联系，在良好的计算机硬件、软件条件下，实行计算机辅助文件管理，进而推动计算机辅助档案管理比较容易， 成本、 效益也较明显。在保存大量历史档案的大、中型档案馆，如果配置大、中型计算机，建立大型数据库实现网络化联机自动化管理，则受到档案自身一些特殊因素的制约，尚有一些问题有待作深入研究。如建立档案信息数据库的前期处理工作量大，难度也大，档案信息处理的标准化工作进展缓慢，矛盾十分突出，档案信息自动化管理如何进行成本和效益的科学评估等等。

70年代中期，档案管理自动化在一些发达国家得到较快的发展。在这期间，美国一些档案部门研究开发并实际应用取得显著成效的档案管理自动化系统就有几十个。由于受到标准化工作滞后的影响而一度进展缓慢。80年代末期，美国又研制成功了可以用于大型文献目录数据库，实现网络化联机自动检索的档案、手稿管理机读目录格式(USMARC AMC)并已标准化。微型档案、手稿管理机读目录格式( microMARC amc)也已问世。这就使标准化的档案、手稿机读目录格式能在广大档案部门的微型机上充分得到应用，档案信息自动传输开始纳入到国家大型文献信息自动化网络系统。这是美国档案领域应用计算机技术的巨大进步。在这期间，国际上应用光盘等技术实现档案全文贮存和检索也取得了较大的发展。

中国档案管理应用计算机技术起步较晚，但发展较快。1983年仅有个别档案部门利用微型计算机开展档案自动编目、检索的试验，至1989年底全国档案部门已经配备了微机约1000台，还有少数中、小型机。数百个档案部门因地制宜研制了各自的档案编目和档案检索系统，建立了大小不等，功能不同的档案目录数据库。平均每个数据库录入目录超过4 万条，其中中央档案馆的档案目录数据库录入数达30万条，是国内最大的文献目录数据库。这些系统的建立并开展实际应用，标志着中国档案管理应用计算机技术已经有了良好的开端。计算机辅助档案管理的学术活动，实践和理论相结合的科研、教学也有了一定的发展。如何使技术的进步与档案管理的实际需要很好地结合起来，制定好档案管理应用计算机切实可行的中近期目标、具体策略和实施步骤；如何从实际出发，积极稳妥推进档案信息处理的标准化；如何加强管理，注意保密和安全，注意计算机“病毒”可能造成的危害等问题，都在研究和探索中，有待在实践中总结和提高。