印章外借是企业印章管理常碰到的情况,印章“走”出企业管控视线范围,使企业风险控制的印章常常给企业:
用印的文件内容无法管控;
盖章的次数不受监督;
印章被偷用、滥用的情况无法防范;
……
传统的做法是指派一名或多名员工陪同外出起到监督作用,但仍然无法从根本上解决风险防范的问题。
怎样满足印章外借使用的需求,同时又能让印章与企业监管不“失联”?现在,通过将实体印章放置到硬件设备(印章控制仪)中,借助物联网技术实现外借的实体印章只有获得系统授权后才可启动并使用, 保障实体印章在脱离企业的直接监控的情况下也能“听命行事”。
1、控制外借印章的用印权限:印章外借使用前,申请人首先在系统中提交用印申请并上传文件内容用于审批。系统管理员审核授权,印控设备获权后启动用印
2、控制外借印章的用印次数:管理员可在审核文件内容的同时后台设置用印次数,当印章使用次数达到设置的使用上限后,印控仪将关闭印章使用,强行使用将会发出警报。
3、监督外借印章使用过程:通过印控设备结合软件系统的方式,对印章外借使用的地点、文件内容、印章使用人等信息上传。
通过上述软硬件结合的方式,既能够实现物理印章的正常使用,同时满足企业对印章外借过程的全程管控。除了印章外借,对于异地办公、多点生产的企业组织而言,通过电子印章与智能印控仪结合的方式管控异地分支机构印章同样适用。
(一)传统印章的定义
传统印章,英文stamp,亦称图章,用作印于文件上表示鉴定或签署的文具,一般印章都会先沾上颜料再印上,不沾颜料、印上平面后会呈现凹凸的称为钢印,有些是印于蜡或火漆上、信封上的蜡印。制作材质有 金属、木头、石头、玉石等
(二)智能印章的定义
智能印章,是在传统印章的基础上,利用互联网开发,以及物联网的技术达到印章带有智能的功能,通过物联网、设备终端、管理软件实现公章的智能化管理,延伸出来的新名词。
(三)智能印章的功能
智能印章机带有印章指纹登录、远程授权、远程审核、自动拍照上传、全程监控、全程记录、盖章、记录可溯可查等功能
希望对你有帮助,望采纳!
传统印章管理问题特别多如被盗盖、越权盖等,所以传统印章管理的安全防范是个难题, 建议使用印章管家,把公安局备案的实体印章装进印章管家里,运作物联网设备,移动通讯技术,通过手机APP实现管理者事前授权,使用中实时推送印章使用信息,包含使用时间与次数、地点等。用印全程采集用印使用人、次数、时间、地点、用印文件拍照、序列号、支持一键分享,在用印环节形成完整的追溯及取证的 关键证据。相当于老板和管理者对印章的每一次使用都了如指掌。欢迎分享,转载请注明来源:内存溢出
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