印章管理软件是怎么保障安全的?靠谱吗?

印章管理软件是怎么保障安全的?靠谱吗?,第1张

印章看似不起眼,实则关系企业组织经营效率与风险控制。伴随企业转型和信息化管理需要,实体印章在企业风险控制与效率管控需求之下明显“水土不服”:

1、效率问题:用印审批流程长、跨区域用章效率低;

2、风控问题:下属企业、部门印章管控难;印章外借、印章制假防范难;

伴随信息化管理的转变,企业在印章管理模式上也应当与时俱进,通过印章管控智能化、移动化、在线化的思路可以改善上述印章风险控制与效率问题。

电子化的印章使用流程:借助第三方的电子印章平台快速实现印章电子化的申请、使用和管理,特别是多点生产的异地办公或用章紧急的情况下,能有效提升用章及时性。

应用成效:员工只需要登录印章管理系统发起合同,即可快速进入文件审批-盖章流程,在线化、程序化的流程缩短用章周期,电子用章模式打消传统印章使用在时间、空间、地域上的限制。

印章智能管控:“将”虽在外,“君命”该听还得听

企业无法保障所有用印都在可监管视线内进行,例如印章外借、分公司用章等情况。而在互联网、物联网技术不断发展的当下,以软件系统控制实体印章不再是难题。

实体印章智能管控流程:将实体印章放置在印控设备中,通过系统进行使用权限管控。通过实体印章的智能管控,即使印章使用脱离企业监管视线,也能“听命行事”。

应用成效:使用时,用印申请人在线申请用章,经系统审核身份并授权后才可启动印控设备行使用章权限且用章次数可设置;使用后:通过印控设备的录像功能,用印文件可及时上传到系统中,为企业审核文件提供依据。

智能印章不完全是电子印章,是结合实体印章和线上信息化审批的新形势印章管理系统;智能印章主要特征为:

将实体印章安装至智能设备当中,采用授权解锁和保管人员机械解锁双向 *** 作,由两人分别各保管其中一项开锁权限,在没有实际审批人授权情况下,印章保管人员便不能私自取出更换设备当中的公章,真正实现人章分离管控。

每次需要使用印章时,使用指纹或是账号密码登入,确认盖章位置便可向审批人发送用章申请,内置高清摄像头同步拍摄文件信息发送至审批人手机APP当中,由此确认文件真实、合法性,过程中文件仓全程锁止,预防中途更换文件,在审批人通过审核后即可完成盖章,大大保障了企业用章效率和安全性。

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智能印章和电子印章是有本质区别的,智能印章准确的说应该是智能硬件,是将物理印章密封在里面,通过物联网技术让物理印章变成智慧印章,在使用过程中自动记录信息。而电子印章是没有物理实体的,是通过专门的加密解密技术实现的虚拟印章。
智能印章通常是由软件+硬件两部分组成,需要用印的时候要走线上审批,经过审批后会获得授权码,然后凭授权码解锁硬件终端才能盖章。整体来说,智能印章还是比较流行实用的,在安全和数据方面有很多的先进性。我们使用的用印宝智能印章就是这样子的。
希望我的答案可以帮到你。

用互联网思维管理印章,启用电子印章技术或者借助互联网技术管理物理印章,可以提升企业印章管控水平。

主要体现在以下几点:

1、在线用章,实现全程在线办公闭环

通过在业务管理系统中添加电子印章功能,可实现企业业务合同等文件发起、审批、签字盖章、归档全程在线;免去文件打印前后、盖章前后的人工核对内容一致性,减少人为 *** 作失误率、提升整体业务效率。

2、分权管章,改善印章偷用盗用乱象

通过角色设置与权限管控,帮助解决违规用章乱象。根据合同盖章流程设定,为不同部门、不同职务赋予工作人员相应权限。

普通员工可在线申请盖章,部门领导、法务、印章管理员等可根据流程节点配置审批、盖章等权限。合同盖章 *** 作全程留痕可追溯,监督参与人员 *** 作过程、为审计提供有效凭证。

3、在线验签,防范印章制假提前一步

电子印章签署时,签署人需首先经过CA身份认证并颁发唯一性数字证书才可获权盖章或签字,因而电子印章用印后的文件具备身份可识别、不可抵赖等特性。合同一经篡改,数字证书即被破坏。因而通过在线查验数字证书完整性即可快速鉴定合同文件完整性。

4、打印受控,电子合同打印防伪可控

我国整正处于从物理印章使用向电子印章应用快速过渡的阶段,短期内无法避免物理印章使用和纸质合同归档的问题。

5、物理印章授权使用,线上授权线下用章

借助物联网技术,将物理印章置于智能硬件设备中、借助软件系统控制印章使用时间、使用次数的方案可以解决物理印章使用过程的管控问题。

物理印章使用步骤:

1、在线提交印章外借使用流程,获得授权后查收验证码并输入;

2、用章次数受控,获权盖章后章面翻转朝上,即可盖章

4、盖章完成,章面翻转朝下,用印过程可拍照并上传至印章管理系统中。

智能印章,主要是对实体印章安全使用管控的一种设备,主要目的是将实体印章通过特制印章夹具,然后再总体装入智能印章设备当中,由印章管理员实时监控,同意盖章方可盖章成功。可以实现远程授权、远程审核、自动拍照上传、全程监控、全程记录、盖章、记录可溯可查等功能,对用章的内容、用章的次数、用章的人员、用章地点实时掌控,大大降低了私人偷盖违法章、人情章的风险。可查询、可验证、可审计每一次用印信息,实现用印闭环管理,线上线下无漏、洞、全流程安全管控,可查证用印全程录像、用印文件与申请文件OCR智能识别对比,防篡改,智能审计,杜绝违规用印。


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原文地址: http://outofmemory.cn/dianzi/13060561.html

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