公司印章风险防控 智能公章管理系统解决方案有哪些？

印章是公司权威的象征，古代新帝上位，如何能证明其龙椅坐的名副其实，本朝传国玉玺起到了很重要的作用。同理，如果公司印章管理不善，导致颞部出现乱盖、私盖行为，对公司而言这就是取乱之道。

前人的经验，今人的总结。公司印章管理不善案例：

A公司采购人员私自使用公司印章与B公司签订合同，合同以及收据加盖的是A公司的“技术专用章”，后累计欠款超过百万，B公司见A公司迟迟不按约定支付货款，故将A公司告上法庭；

庭审中A公司负责人认为：与B公司签订合同协议的是采购人员个人行为，公司不应该承担责任，而且合同、收据加盖的是技术专用章，而非“合同专用章”，公司内部用章对外签订合同不应产生法律效应。

法院认为：A、B公司签订合同不符合一般买卖合同的规则，但A公司采购人员的行为属于自身管理存在漏洞所致，A公司并不能提供有效证据表明采购人员行为是个人行为，故认定在合同及收据盖章的行为是A公司的行为，对此产生的法律后果，由A公司承担。

从案例中我们可以看到，其讨论的焦点是：1个人行为是否能代表公司行为；2公司部门资料专章对外签署是否具备法律效应。

不过，最终我们看到的判决结果，已经说明了问题：1公司员工私自盖章导致纠纷的发生，公司即便不知情，往往也会因为人员内部管理不善而导致担责；2内部用章对外签署合同，原则上不应该生效，但如果发了直接交易行为，故而会被认定存在事实合同关系，即便不是公司意愿，也会引发表见代理权。

所以千错万错都是公司的错，纵有不甘，也无可奈何。能做的就是加强内部印章管理制度，趁事件还未发生之前，防患于未然。

智能印章管理：

思格特通过物联网技术和智能设备的连接，实现了管理者和印章之间直接、即时的信息互通，管理者实时掌握用章情况，用章信息可溯源可查证。

企业只需将印章安装设备当中，盖章用印时，设备自动拍摄盖章文件发送至手机当中进行审核，确认完成后授权设备进行盖章。过程中管理员能够实时知晓、监管用章信息，防止员工盗用、乱用印章。盖章完成后，系统又一次重新拍照文件，上传服务器保存，自动生成用章历史台账，针对上述案例，企业就可以借此完整的印章使用证据链对此做出抗辩，如果未经授权拆卸印章，珠海智能印章系统将第一时间向管理员发出警报，全天候保护印章管理、使用安全。

印章看似不起眼，实则关系企业组织经营效率与风险控制。伴随企业转型和信息化管理需要，实体印章在企业风险控制与效率管控需求之下明显“水土不服”：

1、效率问题：用印审批流程长、跨区域用章效率低；

2、风控问题：下属企业、部门印章管控难；印章外借、印章制假防范难；

伴随信息化管理的转变，企业在印章管理模式上也应当与时俱进，通过印章管控智能化、移动化、在线化的思路可以改善上述印章风险控制与效率问题。

电子化的印章使用流程：借助第三方的电子印章平台快速实现印章电子化的申请、使用和管理，特别是多点生产的异地办公或用章紧急的情况下，能有效提升用章及时性。

应用成效：员工只需要登录印章管理系统发起合同，即可快速进入文件审批-盖章流程，在线化、程序化的流程缩短用章周期，电子用章模式打消传统印章使用在时间、空间、地域上的限制。

印章智能管控：“将”虽在外，“君命”该听还得听

企业无法保障所有用印都在可监管视线内进行，例如印章外借、分公司用章等情况。而在互联网、物联网技术不断发展的当下，以软件系统控制实体印章不再是难题。

实体印章智能管控流程：将实体印章放置在印控设备中，通过系统进行使用权限管控。通过实体印章的智能管控，即使印章使用脱离企业监管视线，也能“听命行事”。

应用成效：使用时，用印申请人在线申请用章，经系统审核身份并授权后才可启动印控设备行使用章权限且用章次数可设置；使用后：通过印控设备的录像功能，用印文件可及时上传到系统中，为企业审核文件提供依据。

印章管理者：明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任，公司印章指公司行政章、合同章及财务章，公章由公司财务办公室负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；

印章使用：建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表；

严格控制或禁止在空白文件上盖印；

对变更或撤销的部门或公司应及时处理相关印章；

印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明

印章管理人员正式上岗之前，需要在承诺书上签字并保证不会私自在和公司无关的文件上用印，如有违反所造成的损失由印章管理人员自己承担，情节严重的公司将移交相关部门处理；

同时还要制定《印章管理办法》，要求印章管理人员严格按照管理办法执行和使用印章，坚决明确三不盖原则：

1遇到没有领导明确授权签字文件不盖章；

2不符合规定、空白纸张不盖章；

3遇到熟人、同事请求在个人担保、证明上盖章的要事先得到领导同意，不得碍于人情关系就私自给他人使用印章；

明确了原则之后，公司也要加强印章的监管，既然说是私自使用印章，那么大多数时候是没办法察觉得到的，所以公司要对日常印章使用情况进行管控就需要智能印章管理系统协助企业管控印章。

珠海智能印章管理系统，用软件+智能设备终端的模式，改变传统印章管理实现人章分离管控，通过物联网技术、设备高清摄像、电子围栏、指纹识别、全密封智控锁设计实现印章使用申请、审批在线化，实时管控印章使用，让他人无漏洞可钻，保障用印安全、留取台账、分析统计，让印章使用透明化、安全化、可追溯。

公司在印章方面常见的风险主要有以下几种：

(一) 他人使用假冒的印章。(二) 他人使用扫描打印出来的印章。(三) 对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。(四) 使用有数码符号的印章。

由于上述风险的高发，公司企业应该提高警惕，在交易时做好审查工作。例如，可以通过要求对方提供公司局的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性，仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹，拒绝对方不符合规范地使用印章等。

如何避免风险：

首先是建立日常保管制度：

(一)公司印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

(二)印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

(三)公章应妥善保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。

其次是明确保管人责任：

(一)印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向公司办公室报告;

(二)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用;

(三)在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意则用印，否决的则退回;

(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章;

(五)在印章使用中违反规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第三使用电子印章代替实物印章：

为了保障印章管理安全规范，印章应该从两个方面着手：怎么使用，怎么保管。

一、怎么使用

实体印章线下使用的模式沿袭多年，其中存在的印章偷用盗用、人情章等违规行为日渐明显，甚至还有私自刻制印章等违纪行为。

出现上述情况主要有几方面的原因：

1、谁使用、用在哪信息不准确，传统纸质台账无法作为审计的有效凭证，给印章管理留下隐患；

2、仅通过肉眼查看，印迹真伪鉴别难，给私刻印章留下可乘之机；

针对以上使用环节出现的漏洞，通过电子化的使用流程可以有效规避：

1、电子签章技术是通过数字签名、CA认证以及信息加密技术实现的，基于《电子签名法》等法律法规建设。使用时经权威CA认证身份、 *** 作全程留痕、可通过系统追溯每一次使用。有效改善传统物理印章使用与台账记录带来的管理漏洞；

2、其次，数字签名技术具备签署身份可识别、签署内容不可篡改的特性。并且可在线实时鉴别真伪，解决了物理印章真伪鉴别滞后（产生纠纷事后限定权责时鉴定显然起不到任何防范风险的作用）、鉴别流程繁杂（需当事人携带纠纷文件至专业机构去鉴别，如公安三所）等问题。

二、怎么管理

解决了“怎么使用”的问题后，再来了解一下“怎么管理”。管理环节应分为“管章和”管文件“。

1、一方面，印章管理员的职业 *** 守关系到企业印章使用的安全性；另一方面，集团型企业中。集团总部如何管理分支结构印章，做到权限收放自如、管而不僵也十分关键。

2、印章的固然重要，盖章后的文件归档管理问题也是企业需要着重注意的。

针对印章管理与合同管理问题，我们提供了一体化的管控方案。

1、通过电子印章技术实现印章物理印章统一收归、集中管控；分支机构在线提交印章试用申请，总部在线授权并用章，解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题；

2、对文件盖章后的归档管理问题，以电子化归档方案给予解决。在线归档、智能检索、分类管理、权限受控，保障文件信息安全，避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。

一、公司印章是指公司的行政章、合同章以及财务章，公章一般多由公司财务办公室负责管理，在申请用章的时候需要总经理进行审批，如果未获得批准不得随意交由他人管理和使用；同时要明确印章管理者的岗位法律风险的防控意识及责任，这是最基本的流程管控。

二、不管是合同章还是行政章、财务章都需要建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表；要求印章管理人员严格控制印章用途，不能在空白文件上盖印，用章完成后用章申请表要统一保存管理，最好是做好日期、用章类型的分类整理，这样才更好的方便后续追溯。

三、如果是建筑行业，在项目完成后需要及时处理相关印章，企业对变更或撤销的部门也要让印章管理人员进行销毁备案。

四、发生印章遗失的情况必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

五、建立智能印章管理系统，若问什么才能最大化的提升办公效率，自然是借助工具的使用。珠海智能印章管理系统依托于物联网和现代信息化技术发展而来，研究和开发了以APP+云服务为核心的软件平台，结合智能硬件形成了以金融、企业单位印章使用环节中人章分离、远程授权、追溯取证的智能印章管理系统，从此您的印章使用安全无忧。

智能印章管理系统的使用的具体步骤：

1指纹/密码登录，放入文件：用户授权登录后方能进行文件取放工作，且用印过程文件全程多存

2选择所需印章：印章库存四枚印章，盖章申请可供用户自由选择

3选择盖章位置：盖章位置视觉引导，真正做到点哪里盖哪里

4拍照上传，申请用印

5上级APP授权用印：APP端收到拍照文件和申请用户等信息，给予授权与否 *** 作

6自动盖章，拍照上传

7用印历史云端存档：用户可在APP上查询用印的历史记录