智能印章管理系统是一款基于物联网技术和流程式管理设计,采用智能硬件+管理平台+App相结合的一款印章管理系统,不仅解决了企业用章监管难的问题,也提升了企业的工作效率和节约了公司的管理成本。智能印章专注印章外带、公章外借在线管控,异地用印、集团印章集中管控、实时监管,项目章、合同章、公章、法人章智能化管理,保障用印安全。
智能印章适用于哪些行业:
一、政府政务机构
政府部门层级结构多、审批流程严格冗杂,签字盖章在政务处理过程中不可或缺,政府部门的文件机密性大。智能印章能有效帮助政府政务工作的高效进行,智能化了印章使用流程的审批环节,加速了印章使用进度,提高了工作效率,防控印章风险。
一体化印控管理中心针对企业用章难点,以更贴近企业用章需求的方式,创新实现了“电子章+实体章”一体化管理,现在,通过一个平台就能管理企业所有印章,对印章的制作、授权、使用、停用、废弃、监控等环节进行全过程管理,无论是纸质盖章还是电子签约都能做到“用印前审核、用印时监控、用印后追溯”的有序管理状态。
印控管理中心围绕“用章安全”,全面优化“用章效率”,帮助企业掌控整个用章过程:
审核严:所有用章需求必须经系统提前审核确认,严防私自用章。
记录细:用印过程、用印文件,实时记录、随时核验、不可抵赖。
防篡改:用印文件都有时间戳和数字签名,一经篡改,即刻失效。
移动化:与各类移动设备连接,随时随地用手机就可以轻松用章。
物电一体印章有必要。1、电子签约在线管控:通过电子签约系统实现印章与合同电子化使用与管理,打破业务用章受时间或空间的限制;
2、纸质输出防伪受控:借助电子签约与防伪打印的结合,满足电子化印章管控之下合同纸质存档且具备法律效力;
3、物理用章智能管控:结合物联网技术实现物理印章也能在企业集中管控之下使用,实现线下使用线上审计管控。智能印章由软件智能印章管理系统和硬件设备智能印控仪两部分组成,用智能印控仪来保管各类印章,用系统控制印章的使用,软硬一体实现人章分离。需要盖章的人员,经系统审批之后获得电子口令,打开智能印控仪,将需要盖章的文件放入仪器内指定位置,自动盖章即可。智能印控仪会对所盖章文件拍照储存,用于实时监控或后期资料核对及备份。如此,有效减化印章人工管控的责任风险。
联网审批,远程 *** 控
针对外带公章存在隐患、远程用印审批效率不高的问题,智能印章也有解决方法。
智能印章采用系统联网方式,利用网络客户端与移动APP,实现联网审批,远程 *** 控。具体应用有两种模式:一是远程授权本地用印,二是远程授权远程用印。
用印申请人拍摄需盖章凭证的影像传输给用印审批,进入任务池。审批通过后,远程授权本地用印模式,由申请人本人进行用印 *** 作;而远程授权远程用印模式,则专人进行远程用印 *** 作, *** 作过程中需要提前和申请人进行沟通确认。
全程记录 有迹可查更可控
传统印章管理难以实时记录印章在领用、使用、保管等过程中的 *** 作。对于印章使用情况的监督和监管,上级只能通过现场检查、不定期抽查的方式了解,尤其对于远程的基层单位,更是无从管起;对于实际盖章文件与审批盖章及存档文件是否一致,也存在监管漏洞。
智能印章实现印章的全生命周期的管理,从印章的刻制启用、保管、使用,到印章变更、注销,每个环节都实时记录,便于存档管理及事后追溯。
智能印章还可以自动对所办理业务的影像进行 OCR 识别、版面识别、关键要素识别,判断实际盖章文件与审批授权文件的一致后才允许盖章。
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