如何管理外包

IT外包服务包括IT系统外包服务和业务流程外包服务两大类。

IT系统外包是指企业将自己的整体IT系统或部分IT系统委托给专业服务公司，由其按照服务水平协定的要求管理、运营、维护被委托的IT系统的服务过程。

业务流程外包是指企业将自己基于IT技术之上的业务系统委托给专业服务公司，由其按照服务水平协定的要求进行管理、运营和维护，其中包括客户管理外包、人力资源外包、财务流程外包等。

对于IT外包，常见的优点包括：

1、能够减少IT成本，获得服务供应商的效率和规模经济。

2、◆得到世界级的IT技术、经验和资源。

3、剥离非核心业务。

4、尽量减少对IT底层架构的庞大资本开支。

5、能够确定未来的IT开销。

而IT功能外包的潜在缺点包括：

1、在关键业务服务上缺乏控制。

2、服务缺乏灵活性。

3、可能损害企业文化，造成客户和服务提供商之间的冲突。

4、需要对服务提供商进行另外的管理。

一、质量控制的过程 ＩＴ外包团队在服务过程中，严格按照项目实施流程和规范来施工，从而确保项目实施的质量。二、质量控制的原则 对施工项目而言，质量控制就是为了确保合同、规范所规定的质量标准，所采取的一系列检测、监控措施、手段和方法。在进行施工项目质量控制过程中，遵循以下几点原则：（一） 坚持“质量第一、用户至上”IT外包服务作为一种特殊的产品，直接影响到您的工作效率和利益。所以，项目在施工中应自始至终地把“质量第一、用户至上”作为质量控制的基本原则。（二） 以人为核心人是质量的创造者，质量控制必须“以人为本”，把人作为控制的动力，调动人的积极性、创造性，增强人的责任感，树立“质量第一”观念，提高人的素质，避免人的失误，以人的工作质量保证工序质量、保工程质量。（三） 以预防为主“以预防为主”，就是要从对质量做事后检查把关，转向对项目质量的检查。就是确保施工项目的有效措施。（四） 坚持质量标准，严格检查，一切用数据说话质量标准是评价项目服务的尺度，数据是质量控制的基础和依据。项目质量是符合质量标准，必须通过严格检查，用数据说话。

对于企业财务总监而言，外包是一种可以降低成本、提高效率的有效手段。通过使用外包服务，企业可以将更多精力放在自己专长的领域，节约开支，更具灵活性，也更能有效管理企业增长。同时，使用外包服务还可以使企业接触到外部先进的技术和专业化的服务。

如果管理得当，外包可以帮助企业降低成本，并且充分利用第三方企业的知识和技术资源。当然，在使用外包之前还需要仔细考虑外包带来的好处和其发挥的作用是否大于所投入的成本。使用外包服务的过程需要恰当的管理和适时的监控。记住，任何业务手段的采用都会直接反映在业绩上。

企业可以外包的业务

为了能使用业内最好的方式和最先进的技术，许多企业现在都会把自己非战略性的业务或比较复杂的业务外包出去。这可以让企业获益于外包公司熟练的劳动力和先进技术，从而更加专注于自己的核心业务。

公司财务总监需要考虑的外包流程包括：

IT职能：大多数的IT职能，从业务网管理到项目工作、网络管理和数据库管理都可以外包。通过外包服务，企业无需投资昂贵的系统或紧跟行业的最新趋势就能享受到最新的技术和软件系统。

业务流程和人力资源：如果将招聘、薪水管理等业务外包，企业，主要是其财务总监就可以在不需投入大量成本的情况下使用到一些专业化的服务。

规模和市场营销：许多企业使用咨询或代理服务来进行市场营销。一些小型企业或专业性较强的企业，也可以把销售外包给专业机构，如公关公司和市场调研机构等。合法性和安全性：一些咨询机构专长于合法性和安全性的咨询工作。他们可以帮助你符合所有规则的要求，包括规避一些复杂的风险，这些业务的执行比公司自己解决更为高效。

物流运输业务外包：我国大多数制造企业由于受到生产力发展水平的限制和“大而全”、“小而全”传统习惯势力的影响，物流活动仍然处于分散管理的阶段，采购、制造、物流运输、、货物运输、仓储、代理、配送、销售等环节彼此分割，导致企业内部的物流管理缺乏统一性、协调性，物流成本明显处于高位。选择合理的物流外包将为各企业的采购、制造、物流运输、货物运输、仓储、代理、配送、销售等环节的统一协调，完善管理和成本节约等起到了由为相关的作用。

这一点即使不能称为绝对关键也是必要的。如果外包服务不能给企业带来你所期望的效果，或企业战略有变化、或外包合作伙伴进行了兼并重组并开始使用另外的业务模式，你必须能够重新掌握主导权，这即使不能称为关键也是非常重要的一个环节。

的理解越来越清晰，对项目管理的感悟越来越深，自己也开始喜欢项目管理的工作了。我觉着谈项目管理实在是个很大的话题，不是一天两天能说完的，我仅想把自己在项目管理的一点心得总结一下。项目管理最需要关注的是进度、质量、人力、成本、风险。一、进度是项目首要关注的点，这个点不但要对客户负责，还需要对你公司的主管负责，因为进度延期势必要影响项目回款，回款也是很多公司的考核目标，那当然也就影响了项目以及个人的业绩。答案就是要走在进度前面，替领导提前想到下一步应该做什么，提前为你的项目进展做好铺垫，识别出项目开展过程中必须开展的任务，提前去做。当然这里有点说者简单、做者难，每个项目都不可能拥有足够的资源，很多时候项目进度本来就订的很紧张，由于多种原因，我们无法去提前。但我觉着如果是怎么努力都无法按时完成的项目，我们还按照原计划去执行，那本事就是个错误，这个已经不是识别进度风险的问题，而是调整项目进度计划的问题，这里就不再讨论了。影响进度的因素我觉着有很大一部分是来自外部的，大家都是搞技术的，如果是来自内部技术、工作量等方面原因时，我想总是有办法去解决的，而且也是相对容易些的。但是来自外部的因素对于我们这些整天面对电脑的人来说，有很多时候会措手不及，例如，用户延期了需求调研的进度、推迟了培训计划、过多的用户评审会议、某个任务关键点迟迟不给确认、需求的频繁乃至重大的变更等等，这些项目组的外部因素有可能成为项目进度无法按期完成真正的黑手。这些外部因素的确不好处理，但还是有一些办法的，这是需要有不断的经验积累才能更好的提升个人这方面的处理能力，我这里倒是有几个小方法：1）客户关系要恰到好处。多和用户交流，培养感情，但又不能不讲原则，要让用户明白，因为他的原因推迟的项目进度对你以及对大家来说损失都是巨大的。2）脸皮要厚点。

一些项目经理往往认为外包开发项目与企业内部开发项目的管理没有多大分别，唯一不同是外包项目需要更多时间去沟通、协调、跟进和监控。总体来说，这种想法是对的，但事实上外包项目的管理比企业内部开发项目的管理更复杂，担负更大的风险，需要更紧密的进度和质量监控。

保障沟通内部开发项目所需人力资源大致分为两组:一是技术人员，另一组是配合技术人员的业务人员

(

他们是所建信息系统的潜在用户

)

。外包项目除了需要部分技术人员和用户群体参与外，更增加了一组外包商的资源。有些外包商更会指派一名联络人员负责联系与协调，而他们的技术人员只在后方负责项目的开发。这种运作模式要尽量避免，因为外包商指派负责联系的人员往往是业务人员的背景，对技术的细节不能全面把握，把有关信息传达到技术人员的时候便会有所差异。所以我们的首要任务是让外包商明白负责项目联系的人员必须是开发小组的主管。这名开发小组主管是直接参与开发项目的主要人员，如此才能够有效地进行沟通和监控。做好计划项目经理首先需要做出一个详细的、完整的项目计划，并在计划中详细地列清楚每一件工作需要哪方面的哪些人力来共同执行。在计划中的每一个进度都需要进行确认才能继续。例如外包商在完成系统分析后，需要把分析的结果让客户理解，好让企业能够确认外包商对整个系统的理解和分析与企业本身对项目的需求和分析达成一致，这样才能让外包商进行其后的模块设计。不然设计出来的模块组合便有可能与企业的需求不太一样，存在质量和最后上的差异。这些差异也将会引发企业将来在系统维护、更新、增加功能模块、升级、集成等各方面的严重问题。避免延误要避免项目发生延误，计划中要预留足够的时间来进行上述确认工作。由于双方工作地点的缘故，原本只需一天的确认会议便可能耗费两天或三天的时间来完成。议程中所达到的共识也可能需要时间来让外包商做出适当的修改才能让企业正式确认。也只能在正式确认后才能够进一步继续接下来的工作。

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