关于档案数据库建设问题的探讨

余虹剑

(中国地质调查局南京地质调查中心)

摘要 数字化各种档案的目的是要向社会提供信息服务，这种服务需要一个由档案网络体系、网站、数据库、信息服务系统、档案资源等组成的良好的服务平台做支撑。档案数据库建设就是为数字化了的档案提供服务的资源平台。

关键词 著录 数据库 规范 管理

1 标准化、规范化数据著录

档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容。档案数据库是以系统的方法编排的，并可通过电子方式单独访问的档案数据的集合。[1]档案数据库建设的成功与否，在很大程度上取决于数据库的质量。库中的数据条目必须标准、规范，达到有序、有效，库管理本身是科学合理的，这样的数据库 *** 作性一般较强、使用面也较广。科学实用的档案数据库在建库时，一般都会按照相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终形成一个自身的标准，形成规范的档案数字化利用平台。作为一个数字档案馆，应先建立馆藏档案的目录数据库，也是著录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，并应注意它们之间的关系。另外，根据本单位的馆藏特色开展档案全文数据库建设。档案全文数据库涵盖面较广，一般含有文本型、图形图像型和多媒体型。目录数据库与全文数据库要实现结构化，促发式。档案目录数据库是档案数据库的基本，它能提供便捷的查询路径，阅览者可根据需要，通过一次输入就能提取阅览者希望查询的结果。提供类似查询前必须建立基础信息数据，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。[2]这项工作对著录的内容特征如关键词、题名、项目负责人等著录不详细、标准不统一、索引的档案内容深度广度不够，在检索时就会有误差，出现检索不准确、不全面的现象，在一定程度上会影响档案利用率。可以说，著录标引是否标准规范是影响数据库管理的关键因素之一，这项工作大体上决定着数据结构的合理性，这项工作能完成好是检索系统查全、查准的前提。除档案目录数据库外，档案全文数据库、多媒体档案数据库、Web数据库的建设也必须遵守档案著录、标引等标准的原则要求。

2 建立数据库

现阶段根据有关部门的工作需要和计划，按照内容不同，我们建立的数据库分为成果数据库和科技档案数据库，分别针对地质大调查形成的资料和单位各项目形成的资料、收集来的各项各类资料录入数据条目。该数据库更新到目前已收集的所有合格项目的资料和数据，针对这个数据库还建立了目录级数据库共分两级：第一级是项目大类共552条。第二级是各个项目详细内容条目，截至拟稿更新到第一级第240条记录的具体内容共5836条记录。还有一大半有待继续更新录入。

3 保障数据安全是档案信息数据库的根本

档案数据生成即必须长期甚至永久保存。该怎么保证经过数字化后的档案的原始性，防范这些数字内容不被篡改等，都是建设档案数据库时在安全方面应解决的问题。数据库的参数设定、数据存储方式和位置、数据传输途径、使用等各个环节和整个过程都涉及档案数据库的安全。为防止数据丢失、损毁，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息数据的安全、完整，使日积月累产生和收集来的档案数据能在日后长期得到利用，必须把更新档案数据库安全体系、合乎实际工作需求的管理制度作为数据库建设的关键环节。制定既利于工作又能监管数据出入的防范措施，加强数据运行中的监控和管理，使数据库从建设到利用各环节都万无一失。档案数据库建设时，经常使用技术手段实现权限控制，日常的数据备份必不可少。广义上，权限控制应设置读写控制、数据加密等方面，从实际工作需求出发，一般根据用户类别、部门允许访问范围内(包括阅览、下载等)的目录和档案数据对访问和使用设置可访问层度、控制和监督。防写控制是使信息保真的手段，使得用户只能读取信息，而不能修改、复制，以防止信息被篡改。加密技术可以确保控制档案内容的非公开性。为保证权限控制的有效性，要在系统中配置使用记录系统，全程跟踪、自动记录使用情况，进行定期检测与维护，还要随着高新技术的发展，引进新的安防技术。

4 档案信息化建设需要切实加强集中统一的管理体制

档案信息化建设的管理体制是从管理制度上保证业务技术的规范、标准和硬软件选用的统一性，使各层次、各专业办公都纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实现集中统一的管理。使其不能各行其是自建系统，从而减少信息分割和资源浪费现象的发生。档案信息化系统的管理体制，要在较强的管理和先进的技术条件下，实行高度集中管理和方便使用相结合的模式。

5 结束语

本文阐述的只限于在档案资料数据库建设中遇到的极有限的实际工作问题。档案数据库建设是一项长期、持久的工作，作为档案管理部门在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品，一般需要做用户需求分析、本馆状况分析、效益分析等。科学选题，合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，形成良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。

参考文献

[1]孙淑梅.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987.

[2]洪漪编.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社，1998.

罗剑

（广东省地质调查院，广州510080）

摘要 本文从档案数据库的优点及其重要性、地质档案数据库的设计以及档案数据库的安全性等几个方面对其作出了论述。

关键词 数据库；地质；档案管理

数据库是长期存储在计算机内，有组织、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享［1］。档案数据库可分为全文数据库和目录数据库。全文数据库是对所搜集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理。并把档案全文信息输入数据库，通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息。目录数据库是指把案卷目录、卷内文件目录输入数据库实现案卷目录的自动化管理，以提高案卷目录管理效率、检索速度和查准率。对以上两种模式的选择，是构建档案数据库时首先要面对的问题。按照经济、实用、高效的原则，兼用以上两种模式建库较为合适。

1 档案数据库的优点及其重要性

1.1 档案保存与利用的矛盾得以缓解

档案以具体内容反映其形成的过程，具有较强的记录性。档案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，这也是档案宝贵的原因之一。档案的利用率在不断提高，档案的破损率也在加快，档案的“保存”与“利用”的矛盾一直困扰着档案界。如果把档案全文数字化，存入数据库它不仅解决了“保存”与利用的矛盾而且还大大提高了查检速度。

1.2 利于集中保存，提高工作效率

数据库技术可以使档案文件以电子文件的形式集中保存，不仅有助于实现实时掌握档案文件的情况和及时纠正错误，还有助于集成文件归档前后的管理行为以及节省归档的周期和手续，从而提高工作效率。

1.3 档案的编排管理效率、检索速度与查准率明显提高

采用数据库管理，不仅改变了传统目录单点线形的检索模式，实现同一页面的多点跳转查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率和查全率，而且目录维护也将变得十分方便。

1.4 利于实现档案的第二价值

由于档案的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性等特点，使得档案的作用是随着时间的推移而扩展，主要表现在从机关向社会扩展，档案的价值由机关作用的第一价值向社会作用的第二价值转移。这说明档案的机密性虽在递减，社会性却在递增，解密销密的档案便可以向社会开放。在网络时代，将档案数字化后可以上网，使之能够向社会提供检索信息集合，为档案的第二价值实现打下坚实的基础。

2 地质档案数据库的建立

目前，对于没有电子文档的地质档案我们一般采用扫描的办法进行存储归档，我院无电子文档的档案主要为地质原本档案及上级审批文件等，通过对所有的扫描文件编制目录索引，目录索引用数据库的方式建立，每一图像文件以其存储的地址与其在目录索引中的记录相连。利用目录索引可检出所需档案之图像文件的存放地址，通过地址借助链接显示该档案原文的图像。

地质档案数据库在设计上应结合本专业档案实体的特点，把计算机技术巧妙地运用到档案管理中来，实施最大优势的组配。例如在进行地形图数据的录入时，针对地形图分幅排序上的特点——同一测区的某种比例尺地形图，字段名中除“图名、图号”外，其余技术参数均相同，且这些图幅在地域上毗连，可用引进记录拷贝的方法来提高录入速度，减少录入错误；针对长期以来由于地形图图号设置方法的变更和手工书写不规范而造成的图号不统一的情况，在系统中设置对录入的图号进行自动规范的功能；引进地理信息系统（CIS）技术，以实现图-库间数据互访，充分利用图形这一形象直观的工具，进行快速查询检索，提高工作效率。总之，档案数据库的设计只有结合本专业特点，才能使其具有更强的生命力。

3 档案数据库的安全可靠性

档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作现代化的主要标志。它能使档案室能够更好地提高服务质量和工作效率。档案数据库的目的是方便用户扩大利用率，特别是远程利用。但档案数据库的网络化应用也为其带来了安全性问题。档案信息系统的安全涉及很多，防病毒、建立网络防火墙、数据备份以及档案人员的安全意识缺一不可，其中数据备份是重中之重。数据备份可以帮助档案数据库从灾难性事故中安全恢复、协助过滤档案数据库对外发布信息，以及便于多个相似档案数据库的快速重建。

随着计算机软、硬件技术的飞速发展，功能强大的各种应用软件使计算机如虎添翼，人们完全可以依靠计算机技术，模拟传统的立卷方式，并按照文件的各种自然联系，动态的、随机地建立文件之间的各种逻辑关系，满足查阅人员的利用需要。新世纪的档案工作，将是先进的服务手段与良好的服务效果的统一。社会越往前发展，人们对信息资源共享的要求会越强烈，对档案的利用也会越来越广泛，数据库技术的应用必将使档案发挥越来越重要的作用。

参考文献

［1］徐义全.数据库系统及其在电子档案管理中的应用.北京档案，2001（6）.

考虑人事档案管理比较复杂推荐如下2种数据库：

1。Access 优点：简单， *** 作简便。缺点：部分数据库语句不支持。

2。SQL Server 优点：保密性好，功能强大 缺点：设计比较复杂。

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