财务预警六大指标分析

（一）定量分析法

1单变量分析法

单变量财务预警模型选取了美国1954-1964年间资产规模相同的79家经营失败企业和79家正常经营的企业作为研究对象，运用统计方法对多个财务比率指标进行分析，得出具有良好预测性的两个财务指标依次为：债务保障率（现金流量/负债总额）、资产收益率（净资产/资产总额）和资产负债率（负债总额/资产总额）。单变量分析实施简单，但由于有时会出现对同一企业运用不同指标测试结果不同的现象，逐渐被多变量分析法取代。

2多变量分析法

Z值模型是具有代表性的多变量分析法。该模型对33家经营失败企业和33家正常经营的企业进行研究。最终选择对5个指标加权汇总对财务信息进行预测，研究结论就是著名的Z值模型。该模型如下：Z=12X1+14X2+33X3+06X4+10X5，其中，X1=营运资金/总资产；X2=留存收益/总资产：X3=息税前利润/总资产；X4=股东权益市场价值/总负债；X5=销售收入/总资产。根据得到Z值的不同对财务情况进行判断，当Z<181财务危机发生的可能性极大。Z值模型从企业多方面的综合信息指标考核企业财务状况，是具有代表性的多变量分析方法。

（二）定性分析法

1标准化检查法

该方法又称为风险分析调查法，是通过专业的风险分析咨询公司、 人员等对企业可能遇到的财务危机进行调查与分析。 这种方法的缺点在于提出的方法普遍适应于大部分组织或企业，缺乏对企业个性特征的分析，都某些存在财务危机隐患的问题无法进行识别。

2四阶段症状分析法

该方法认为企业的财务危机可以分为四个阶段：潜伏期、发作期、恶化期、实现期。在四个阶段会呈现出不同的运营特点。因此，分析人员需要及时将企业现有的经营状况与各阶段经营特点对照，及时发现财务危机发生的可能性，保证财务的正常运行。

在企业实施财务预警一般采用定量分析与定性分析相结合的方法，对于各种内外部因素产生的财务影响运用定性分析进行分析，当出现财务危机的可能现象时运用定量分析法进行分析，当指标偏离正常范围内，分析原因并及时发出预警信号，及时遏制财务危机发生的可能性。此外，针对不同行业、不同规模的企业，财务指标的选取应当不同。企业应当根据历史信息建立适应于本公司的财务指标以及预警临界值。

企业实施财务预警分析的措施[1]

从企业发展的历史可以发现，多数企业破产倒闭的原因都是因为出现财务危机，现金流断裂，而引发财务危机的原因则各不相同，外部原因主要政治原因、经济原因、社会因素和技术环境等原因，而内部原因主要是由于经营决策不当引起。为了保证企业长期健康的发展，建立有效的财务预警分析系统，实施财务预警具有重要的意义。

（一）建立关于企业现金流量的分析

财务预警系统中必须包含企业的现金流量，企业的现金流量能够在一定程度上反映应收、应付账款以及存货的相关信息，是企业短期内能否正常经营的一个重要指标。正常经营企业的现金流量应该能够保持正的现金流量。当企业的现金流量出现异常现象时，企业往往已经陷入危机当中。准确的现金流量信息，可以为企业提供财务危机预警信号，使经营者和管理者及时采取措施。

（二）选取适合与企业的长期指标与短期指标

建立正确的财务预警分析指标，可以从长期指标和短期指标两个方面进行选取，其中，短期指标主要与企业的现金流量与负债情况有关，常用指标有现金流量、营运资金等，而长期指标主要与企业的未来发展趋势与发展潜力有关，主要有企业的资产负债率、业务收入增长率和资本收益率等相关指标，为企业设计合理的指标系统，并分别设定指标的上下线值，能够很好的反应企业的财务状况和经营状况。在指标选取上需要选取通用指标以及专门适用于本行业的指标进行全面反应。

（三）建立企业财务信息数据库，加强风险识别

企业的财务风险主要来源于债务风险和收益风险，债务风险即企业不能到期偿债的风险，收益风险即资金的使用效率下降，资金在回收的过程中出现时间和金额上的不确定性。良好的财务预警分析系统必须能够有效的识别企业的财务风险。因此，预警系统需要建立财务信息的数据库，及时、准确地收集内外部数据，通过对财务指标的综合分析，抓住每一个相关的财务风险征兆，对企业经营情况和财务状况的变化进行预测，并对各环节可能出现的风险进行识别。

（四）提升解读信息的能力

信息的解读能力是判断财务危机的重要依据。提升解读信息的能力可以从以下几方面着手：区分企业动态信息和静态信息，在进行财务分析时，针对不同动静态指标分析侧重点不同；对其也静态财务信息进行详细分析，了解相关的性质结构和对企业财务经营的影响；对表内数据进行深入分析，分析表层信息下的深层信息，合理分析深层信息含有的财务意义。通过解读信息能力的提升，财务预警分析所起到的作用能够得到不断加强。

（五）合理利用企业的财务预警分析系统

企业的财务预警分析系统首先可以及时发现企业的财务风险，立即制定相应处理措施，最大限度的减少损失。其次，企业可以分析不理想的财务指标，对其所代表的深层经营和财务信息进行挖掘，及时发现企业中存在的各种管理问题，及时进行管理，例如，当应收账款周转率下降时，表示企业的应收账款回收不及时，应采取方法加强应收账款的回收；再次，企业通过对财务预警系统的多次运用和相应的经营财务分析，发现企业经营管理中常年存在的隐患问题，对其成因深究，通过改变管理方法或者规避、承受、转移财务管理风险对内在风险进行控制，充分发挥财务预警分析系统在内控系统中的作用。

（六）加强对财务预警系统的后续管理

财务预警系统并不是一成不变的系统，同样需要不断的维护、更新与完善。财务预警系统的后续管理是其正常发挥作用的保障。维护工作主要指日常的监管与维护，主要目的是维持数据库的安全和完整，以保证财务预警系统的正常运行、顺利与其他管理系统之间实现信息共享。财务预警系统的更新与完善则主要是对财务业务数据、指标体系、预警临界标准等信息的有序更新，保证财务预警系统实施的基础得以实现。

瑞华会计师事务所机构包括：合伙人会议；合伙人管理委员会；专门（业）委员会；综合管理部门；分支机构。

合伙人会议是瑞华会计师事务所的最高权力机构，由全体合伙人组成。合伙人会议分为定期会议和临时会议。合伙人会议由执行事务合伙人负责召集和主持。合伙人会议按照合伙人“一人一票”方式行使表决权。

合伙人管理委员会是瑞华会计师事务所的决策和管理机构，由13名委员组成。合伙人管理委员会委员由合伙人会议选举产生，根据合伙人管理委员会授权履行职责。

专门（业）委员会是瑞华会计师事务所合伙人管理委员会的议事和参谋机构，由战略委员会、市场委员会、技术委员会、风险控制委员会、信息化建设委员会、人力资源与薪酬委员会、财务与预算委员会、合伙行为监督委员会组成。

综合管理部门是瑞华会计师事务所合伙人管理委员会的执行和办事机构，由办公室、业务发展部、技术与标准部、质量监管部、培训部、信息技术部、国际联络部、合伙事务部、人力资源部、财务部、专业服务集团办公室、党委办公室组成。

综合管理部门职责

一、办公室

办公室是瑞华会计师事务所主管文秘和行政事务的综合职能部门。具体职责是：

1、协助相关专门（业）委员会拟订综合管理、行政管理方面的制度和规定；

2、组织本所综合性会议，并形成除合伙人会议、合伙人管理委员会以外的记录或纪要；

3、办理公文的收发、运转、审核，管理行政档案；

4、督办有关文件及领导批示涉及的事项；

5、管理本所证照、印信、执业资质（如：工商营业执照、执业证书、证券期货许可证等）和业务资质（如：军工保密资质、司法会计鉴定资质等）等；

6、牵头负责年度报备、行业排名相关资料的申报工作；维护证监会会计师事务所监管系统、中国注册会计师协会管理系统、会计行业管理网等的公共数据；

7、负责办公用品、固定资产的购置、维护与管理；

8、负责来宾接待、物业保洁、安全保卫等后勤保障工作；负责办公场所日常工作秩序、工作纪律的维护；

9、负责维护相关的公共关系；

10、交办的其他工作。

二、业务发展部

业务发展部是瑞华会计师事务所主管市场管理、项目管理、品牌管理和文化宣传的综合职能部门。具体职责是：

1、协助市场委员会拟订业务开发、市场协调相关的制度和规定，承办市场委员会相关工作；

2、制订年度经营目标、收入计划并负责分解下达和统计管理；

3、组织落实业务发展和品牌建设规划，拟订年度业务发展和品牌推广计划；

4、负责市场管理工作、协调市场开发；

5、组织协调各类项目招投标工作，建立市场信息数据库；

6、负责项目立项、备案管理工作；组织协调和调配本所重大项目，认定公共项目的项目负责人；

7、联络和维护本所重要客户，开展客户公共关系相关活动；

8、负责项目合同管理；

9、收集、整理、分析和发布市场及行业信息；

10、负责本所VI体系的建立及实施，组织各类品牌推广活动；

11、负责品牌与文化工作，编辑出版杂志，更新官方微博信息；

12、交办的其他工作。

三、技术与标准部

技术与标准部是瑞华会计师事务所主管专业标准、专业技术支持和专业技术咨询的综合职能部门。具体职责是：

1、协助技术委员会拟订与技术标准相关的管理制度和规定，承办技术委员会相关工作；

2、负责技术支持系统规划和技术标准建设计划的具体实施，起草与专业标准、专业技术支持和专业技术咨询相关的规定和办法；

3、制定会计、审计（含审阅、审核和其他鉴证业务）领域的专业标准(包括各类专业报告模版、底稿模版、审计指引等)；

4、组织行业前沿业务技术研究、专业技术课题研究，开展专业技术研讨活动，整理、推广专业研究成果；积极参与国际财务报告准则、国际审计准则以及国内会计准则、审计准则等相关法律法规的制定和修订；

5、组织建立专家库，做好外部顾问（专家）的选聘和内部资深专家的选拔，提供内外部咨询；组织或参与和专业标准、专业技术支持、专业技术咨询相关的内外部交流，维护相关的公共关系；

6、搜集国内外相关法律、法规、规章及专业标准信息，建立专业标准、专业技术支持、专业技术咨询的信息数据库并定期发布和更新；

7、负责为本所业务项目提供专业技术支持，解决执业中的重大技术难题，草拟重大的、具有一定普遍意义的技术问题的全所统一技术立场文件，制定和发布一般技术问题的技术提示；

8、组织会计、审计（含审阅、审核和其他鉴证业务）等各项执业规程和技术指南的制订、宣导、修改和解释，收集、整理和发布与会计、审计相关的典型案例和技术模型；

9、协助培训部开展涉及会计、审计技术问题的培训工作；

10、交办的其他工作。

四、质量监管部

质量监管部是瑞华会计师事务所主管风险管理和质量控制的综合职能部门。具体职责是：

1、协助风险控制委员会拟订职业道德规范、质量控制制度和规定，承办风险控制委员会相关工作；

2、负责风险管理和质量控制制度及其办法、职业道德规范及其配套办法的督导、落实；

3、对合伙人及员工遵守风险管理和质量控制制度、职业道德规范、专业技术标准情况进行考核与评价；

4、组织内部执业质量检查并提出处理意见；配合财政、证券监督部门、行业协会等外部监管机构对本所进行的质量检查；

5、负责执业人员内部资质认定、考核和分类管理工作；

6、收集职业道德建设、质量控制管理、质量控制检查、内部资质认定等相关信息，建立相应信息数据库；

7、组织开展风险管理和质量控制、职业道德建设相关的课题研究，促进相关制度与程序的改进和完善；

8、协助培训部开展风险管理和质量控制制度及其办法、职业道德规范及其配套办法的培训；

9、负责质量控制、职业道德方面的内外部学术交流；

10、负责业务档案管理和与审计鉴证业务相关的信息报备工作；

11、负责维护相关的公共关系；

12、交办的其他工作。

五、培训部

培训部是瑞华会计师事务所主管注册会计师继续教育、合伙人和员工培训、客户培训的综合职能部门。具体职责是：

1、协助相关专门（业）委员会拟订注册会计师继续教育、合伙人和员工培养方面的管理制度和规定；

2、负责组织实施新员工岗前、内部资格、执业技能、继续教育等培训；

3、建立、维护、更新、报备员工培训档案，形成相应信息数据库；

4、负责行业领军人才、高端人才培养的组织、推荐和跟踪管理；

5、负责外聘师资、内聘师资、联合培训院校的选聘、考评工作；

6、负责本所培训教材的编制，建立内部网络培训平台；

7、本所内部培训资格的申报工作；

8、注册会计师培训信息管理及培训学时确认工作；

9、配合业务发展，组织对重要客户的培训；

10、负责维护相关的公共关系；

11、交办的其他工作。

六、信息技术部

信息技术部是瑞华会计师事务所主管信息技术、信息化建设与管理的综合职能部门。具体职责是：

1、协助信息化建设委员会拟订事务所信息化建设相关的管理制度和规定，承办信息化建设委员会相关工作；

2、拟订信息化建设中长期规划，制订信息化建设年度计划；

3、负责事务所信息化管理系统的规划、组织、设计、实施及运维；

4、负责相关信息系统（邮件、网站、法规库、审计软件等）及其他专业软件的技术支持；

5、负责组织信息化建设相关项目的招标、验收和实施；

6、负责网络架构体系的规划、设计、部署及运行，信息化相关软硬件的维护和管理；

7、负责信息安全架构体系的规划、建设和实施；

8、面向决策支持，做好相关信息系统开发和数据分析工作；

9、负责信息系统使用手册的编制，组织信息系统实施的相关培训；

10、负责维护相关的公共关系；

11、交办的其他工作。

七、国际联络部

国际联络部是瑞华会计师事务所主管国际联络、外事接待的综合职能部门。具体职责是：

1、协助相关专门（业）委员会拟订本所国际化方面的管理制度和规定；

2、负责本所与RSM国际及其成员所、国富浩华国际及其成员所的联络；

3、促进本所与RSM国际及其成员所、国富浩华国际及其成员所的业务合作，协调国际业务在本所各分支机构之间的承接、承办；统筹本所国际业务的对外输出工作；

4、开展与RSM国际及其成员所、国富浩华国际及其成员所之间的人员互换、交流及培训；

5、负责本所外事工作，包括外事接待、出国人员安排等；

6、负责跟踪国际行业组织动态，加强与国际行业组织的交流；

7、开展全球经济政策研究，为本所国际化发展提供服务；

8、负责维护相关的公共关系；

9、交办的其他工作。

八、合伙事务部

合伙事务部是瑞华会计师事务所主管合伙事务、分所事务、法律事务管理工作的综合职能部门。具体职责是：

1、协助战略委员会、合伙行为监督委员会拟订本所发展战略、合伙人提名、合伙行为监督方面的制度和规定，承办战略委员会、合伙行为监督委员会相关工作；

2、研究拟订本所中长期发展规划、参与拟订年度经营计划，组织事务所合并重组和团队加盟的尽职调查；

3、研究拟订合伙行为监督实施办法，负责合伙行为监督的日常管理；

4、负责合伙人会议、合伙人管理委员会会议的筹办，处理合伙人会议、合伙人管理委员会闭会期间日常事务，督办合伙人会议、合伙人管理委员会决议的执行落实；

5、负责办理合伙人提名、新增合伙人的考察和选拔的相关事宜；退伙合伙人的风险评估；协调合伙人关系，处理合伙人意见分歧；参与合伙人绩效考核；组织开展合伙人意见和提案的征集工作；

6、负责办理合伙人入伙、退伙内外部法定手续，管理合伙人出资事宜、拟定合伙财产分配方案；

7、负责本所分立和解散、分支机构设立和撤销的可行性研究，管理分支机构内外部登记，组织分支机构综合检查，参与分支机构综合管理考核；

8、负责处理各类法律文书，审核重要经济合同，提供内部法律咨询，处理涉外法律事务（包括涉讼、质疑、登记报备、授权许可等事项）；组织员工普法培训，提供合伙人行为监督与惩戒法律意见，督办合伙人惩戒措施落实；

9、负责维护相关的公共关系；

10、交办的其他工作。

九、人力资源部

人力资源部是瑞华会计师事务所主管人才培养、人力资源管理工作的综合职能部门。主要职责是：

1、协助人力资源与薪酬委员会拟订人力资源管理、员工考核晋升、合伙人业绩考核与收益分配方面的制度和规定，承办人力资源与薪酬委员会相关工作；

2、负责合伙人的考核；

3、负责拟订人力资源规划、员工职业发展规划、人才培养规划并组织实施；

4、负责员工招聘、试用、转正定级、续聘、解聘、退休、内部调动、劳动合同等劳动关系管理；

5、负责员工薪酬管理，建立员工薪酬福利体系，办理员工各项社会统筹及商业保险；

6、负责员工绩效考核和晋升管理，组织岗位测评，建立岗位价值评估体系和员工胜任能力测评体系；

7、负责员工个人资格管理、人事档案管理；

8、处理劳动纠纷，协助处理因劳动人事纠纷产生的法律事务；

9、负责瑞华品牌的校园推广与建设，组织实施各类校园活动；

10、负责办理与人事相关的各类员工证件、证明；

11、负责收集、整理相关管理信息，建立人力资源管理信息数据库，积极推进人力资源信息化管理；

12、负责维护相关的公共关系；

13、交办的其他工作。

十、财务部

财务部是瑞华会计师事务所主管财务预算、会计核算、收支管理、内部审计工作的综合职能部门。主要职责是：

1、协助财务与预算委员会拟订财务、会计、审计方面的制度和规定，承办财务与预算委员会相关工作；

2、拟订年度财务预算及分配方案，执行财务收支及预算，编制年度财务决算，组织外聘审计机构出具审计报告，定期向合伙人提供财务报表和审计报告；

3、组织会计核算，包括会计记帐、资金解缴、纳税筹划、资产管理、会计档案管理等；开展理财服务，提高资金使用效益；

4、建立财务信息数据库；

5、负责统计报表的编制和申报；

6、负责督导分所财务、税务、统计等工作，组织财务预算、会计核算、资金调配、数据统计相关的内、外部交流；

7、负责按照合伙人考核结果进行收益分配；

8、维护相关公共关系，接受行业及主管部门组织的财务、税务、统计外部检查；

9、交办的其他工作。

十一、专业服务集团办

专业服务集团办的具体职责是：

1、研究拟订专业公司发展相关的管理制度和规定；

2、组织专业服务集团及专业公司会议，并形成记录或纪要；

3、协调专业公司之间、专业公司与事务所之间的关系；

4、负责专业服务集团、相关专业公司的文秘和行政事务管理工作；

5、负责维护相关的公共关系；

6、交办的其他工作。

十二、党办

党委办公室是负责处理党委会日常事务，协调群团组织和统一战线建设，统一管理对外宣传的综合职能部门。主要职责如下：

1、拟订事务所党的思想、组织、作风和制度建设等相关制度和考核评价办法；

2、协助党委负责人处理党委会日常管理事务；

3、负责党组织建设日常管理，包括做好党组织设置、党员发展、党费收缴、三会一课、评优表彰等，党委会议组织与记录，党支部负责人考察与党员合伙人任职推荐等；

4、负责对外宣传统一管理，做好网站更新、所志编纂等工作；

5、负责党的纪律检查日常管理，包括做好党员干部、党员合伙人遵章守纪、廉洁自律检查，定期向合伙人管理委员会通报党员合伙人遵章守纪、廉洁自律情况等；

6、负责群团组织和统一战线建设日常联系与协调，包括做好共青团、工会、妇女等群众组织，民主党派和无党派知名人士等日常联系与协调；

7、建立党建、群建、统战工作数据库；

8、密切党组织上下之间、党组织之间、党组织与党员之间、党委会与合伙人管理委员会之间的沟通与协调关系，做好党组织建设、对外宣传、群团建设、统战工作等相关公共关系建设；

9、交办的其他工作。

分支机构是瑞华会计师事务所设在各地的执业机构，由天津分所、河北分所、秦皇岛分所、山西分所、内蒙古分所、辽宁分所、大连分所、吉林分所、长春分所、黑龙江分所、上海分所、江苏分所、苏州分所、南通分所、浙江分所、宁波分所、安徽分所、福建分所、厦门分所、江西分所、山东分所、青岛分所、潍坊分所、河南分所、湖北分所、宜昌分所、湖南分所、广东分所、佛山分所、珠海分所、深圳分所、广西分所、重庆分所、四川分所、云南分所、贵州分所、陕西分所、甘肃分所、青海分所、新疆分所等40家分所，以及北京执业中心、金融业务部、国际业务部和中瑞岳华（香港）、中瑞岳华（新加坡）、国富浩华（香港）组成。

按你的说明，应该是事业拨款单位和非盈利团体的财务系统，没有借贷关系，完全用收支反映财务状况。财务系统比较复杂，估计你弄不出来，给你简单提示几句

1是数据库建立，需要凭证库和账簿库

凭证就是每一张收支单据，要有年度、月度、日期、部门、人员（这两个字段是事业单位专用的，主要处理报销和员工借款之类的）、金额（两个字段，分别是收入和支出）、收支项目

账簿库就是每月的帐，主要是年度、月度、收支项目、发生额和余额

2是工资部分。工资是很复杂的，涉及到部门人员机构的建立、工资体系建立和工资发放、调整，不是一两句话能说明白的

3是报销，报销可以单独弄个系统，也可以建立收支项目，用凭证进行处理，都可以

4是预警，这个其实是和现金流量相关的，进行帐簿余额检查，账上没有余额，凭证不允许保存，这个功能很简单。

5最后是逻辑关系，凭证录入后，允许修改和删除，但是需要有个记账的步骤。记账后不允许修改和删除，不然系统就乱套了。

最后，希望你能有一定了解

1．准备工作——确定数据库需要的表和字段

由于我们要创建的MIS系统是一个小管理系统，因此，不必要建立几个表，只需一个表就行了。该表的字段有：编号、影片名称、领衔主演、导演、发行公司、影片类型、是否获奖。其中“编号”为主关键字，该关键字唯一确定每个记录的字段或字段集。

2．创建数据库

（1）使用“数据库向导”创建数据库 :

在启动 Microsoft Access

时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。单击“数据库向导”，然后单击“确定”按钮。在新建空数据库对话框中单击“确定”，然后指定数据库的名称和位置，单击“创建”按钮启动新建的数据库。接着新建表，然后填入相应的字段名称和数据类型，并设置字段大小、索引等项目，其它不填或取默认值。其中字段的最大设置值是255字节，数据类型有文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、

OLE对象等，你可以根据不同的要求选择。

（2）不使用向导创建数据库

在启动 Microsoft Access

时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项，请单击“空数据库”，然后单击“确定”。如果已经打开了数据库或当Access

打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建数据库”按钮，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。

3．数据库基本 *** 作

数据库的结构创建好了，接下来我们需要做的就是对数据库进行一系列的基本 *** 作。增加记录：在“数据表”视图或“窗体”视图中打开相应的窗体，单击工具栏上的“新记录“按钮

，键入所需数据，然后按 TAB 键转至下一个字段，在记录末尾，按 TAB

键转至下一个记录。

编辑记录：如果要编辑字段中的数据，单击要编辑的字段，如果要替换整个字段的值，指向字段的最左边，在鼠标变为加号时，单击该字段，键入要插入的文本。

注意：如果键入有错，可按

BACKSPACE 键；如果要取消对当前字段的更改，按ESC 键；如果要取消对整个记录的更改，在移出该字段之前再次按 ESC 键，当从一个记录移动到其它记录时，

Access

将保存对该记录的修改。

复制或移动数据：在其它应用程序，如Excel、Word中，选择要复制或移动的一至多行。如果是从Word中复制数据，应确保记录在选择之前已经在表中排列好或已经使用制表符分隔开，如果粘贴数据到数据表中，应确保数据表中的列与要复制或移动的数据的顺序一致，如果粘贴数据到窗体上，而窗体上相应的控件名称与复制数据的列名相同，Access

将粘贴数据到名称相同的控件上。在Access

中，打开要向其中粘贴记录的数据表或窗体，如果要替换现有记录，选择要替换的记录，然后单击工具栏上的“粘贴追加”或“粘贴”按钮 ；如果窗体中的记录选定器不可用，要选择当前记录，可单击“编辑”菜单中的“选择记录”命令。

删除记录：单击要删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮 。

4．资料的排序、筛选与查询

如果你想使你的VCD资料库中的影片摆放整齐、并且查询方便，因此掌握资料库的排序、查询与筛选是非常重要的。

排序记录：

在“窗体”视图或“数据表”视图中，单击要用于排序记录的字段。单击鼠标右键，你就可以选择该字段的升序排序或降序排序。在数据表中，可以同时选择两个或更多相邻近字段进行分别排序。Microsoft

Access 从选择的最左边的列开始排序记录。在保存窗体或数据表时， Microsoft Access

将保存该排序次序。

创建筛选：

如果可以容易地在窗体、子窗体或数据表中找到并选择想要筛选记录包含的值的实例，可使用“按选定内容筛选”。 *** 作方法是：单击“记录”子菜单“筛选”中“按选定内容筛选”，即可。

如果要从列表中选择所需的值，而不想浏览数据表或窗体中的所有记录，或者要一次指定多个准则，可使用“按窗体筛选”。

如果焦点正位于窗体或数据表的字段中，而恰好需要在其中输入所搜索的值或要将其结果作为准则的表达式，可使用“输入筛选目标”。而如果是更复杂的筛选，则可使用“高级筛选/排序”。

创建查询：

利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源，最常见的查询类型是选择查询。选择查询将安装指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。

具体 *** 作：单击数据库视图的“查询”，按“新建”，选择设计视图，“确定”，选择表和查询，添加表，然后按“添加”，在“选择查询”表中选择“字段”，并确定排序要求，最后保存查询，这样，一个选择查询就完成了。

你也可以在“新建”中选择简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查询不匹配查询向导来建立查询。

5．报表制作

也许，你想把你的VCD资料库打印出来，随时查看。如果你是VCD店的老板，那么这也将是最好的宣传。Microsoft

Access中的报表功能，就能办到，它可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。

具体 *** 作：单击“报表向导”，在“报表向导”对话框中选择可用字段，按“下一步”，然后选择字段排序，最多可用四个字段排序，

“下一步”选择报表的布局，最后按“完成”。

还有其它报表的设计方法，如自动报表（纵栏表）、自动报表（表格）、图标向导、标签向导，我就不一一讲了，大家可以自己尝试尝试。

6

与其它软件共享数据库

（1）数据库类型转换

以往，不同数据库往往无法分享彼此建立的资料。如果你以前习惯使用dBase建立数据库，却因Windows世界的到来，老板为了赶时髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase建立数据库，还要你将所有在dBase上所建立的数据库，全部重新输入至Access

97的数据库中，听到这个消息后，想必你一定是哭天怨地、手足无措。就算有一千个使用Access 97的理由，你还是不情愿更换数据库。其实，对于这一点Access

97早就想好了对策，Access

97提供了调用、导出等多种方法来让你做数据库的转换。你只要点击“工具”菜单数据库实用工具”子菜单中的“转换数据库”，然后选择要转换的其它类型数据库，如dBase，数据库就会成功地从dBase转换到Access

97中，非常地简单。

（2）在Word 中调用Access 数据

可以以 RTF 格式 (rtf)

文件保存数据表、窗体或报表的输出。RTF 格式文件可保留字体和样式等带格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他 Windows

字处理程序或桌面出版程序打开。 如前例，在Microsoft Access中，打开CD、 VCD管理系统数据库的表1，点击“保存为/导出”，把表1以 RTF

格式保存，然后在Microsoft Word文件指定位置打开表1rtf就行了。

（3）将Access 数据导出到Excel：

如前例所示，在数据库窗口中单击要导出的表或查询的名称，表1，然后在“文件”菜单上，单击“另存为/导出”命令，在“另存为”对话框，单击“另存为一个外部文件或数据库”，然后单击“确定”按钮。在“保存类型”框中单击所需的电子数据表格式。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定导出的目标驱动器和文件夹。在已有的电子数据表，或者在“文件名”框内输入新文件名。此时注意在保存到已有电子表时Access

将删除并替代其中的数据，因此要特别小心。f单击“导出”按钮，Access

将会创建包含表或查询数据的电子数据表文件。表或查询中的字段名被放置在电子数据表的第一行。

7

保护数据库

（1）加密或解密数据库

对数据库进行加密将压缩数据库文件，并使其无法通过工具程序或字处理程序解密。数据库解密则为加密的反过程。

方法：启动Microsoft

Access，但不打开数据库。单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库，然后单击“确定”按钮。指定加密或解密之后的数据库名称、驱动器及文件夹，然后单击“确定”按钮。如果使用原有的数据库名称、驱动器和文件夹，在加密或解密成功后，Microsoft

Access 会自动将原有的数据库替换为加密或解密后的版本。但如果出现错误，Microsoft Access将保留原有的数据库文件。

（2）给数据库设置密码

方法：打开数据库，并选择“独占”复选框，单击“打开”，然后单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“设置数据库密码”，输入密码，验证，最后单击“确认”就完成了数据库设置的密码，当打开VCD资料库的时候，要提示输入密码。

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