数据库的应用

EXCEL构建财务分析数据库 [2010-05-06 03:01] 关键词 EXCEL; 财务 - 摘 要 EXCEL具备强大的数据分析工具和数据处理功能,基于EXCEL的财务分析数据库具有灵活、简便的特性,可以满足个性化、多层次、多维度的财务分析需求,从而弥补通用财务软件和管理信息系统财务分析功能薄弱的现状,提高财务分析的作用和效率。

关键词 EXCEL; 财务分析; 数据库

用友、金蝶等财务软件以及企事业其他信息系统的应用和普及,大大提高了中小企事业单位会计信息化程度,减轻了会计人员的负担,节约了财务成本。但实务工作者也发现,财务软件更偏重于会计账务的处理及标准财务报表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不够灵活,其他信息系统更偏重于业务处理。这时就需要借助EXCEL等外部工具进行个性化的财务分析。

一、财务分析数据库的构建

用EXCEL建立财务分析数据库时,可以充分发挥其灵活性,从各个维度、各个层次对企事业单位数据进行分析。尽管EXCEL2007已经解除了以前版本只能处理65 536行数据的限制,但是也要考虑到数据库如果过于庞大,运行速度会降低。因此,建立数据库时如果数据库偏大,可以将数据库拆分成几个小的数据库。

明确了数据库的构建目标后,就可以从不同地方收集财务分析数据。这些数据既可以从用友、金蝶等财务软件获取,也可以从企事业单位的其他信息系统导入,如医院的HIS系统、药品管理系统、材料进销存系统等等。导入的数据既可以是用友等财务软件整个科目数据,也可以是固定资产数据等等。

财务软件和其他信息系统一般都有导出成EXCEL电子表格的功能,如果这些信息系统软件可以导出成分隔符区分的文本文件,也可以通过EXCEL中的分栏工具进行拆分。

(一)基础数据字段整理

在进行基础数据整理时,经常会用到这些函数:

1时期处理函数。如根据日期提取年、月、周的数据:YEAR(),MONTH(),WEEK()。

2字符处理函数。如提取字符串中的某一内容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串联结:CONCATENATE()。

3数据格式转换函数。如将数字强制转换成文本:TEXT()。

4逻辑判断函数。如条件判断:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。

(二)数据的归类

财务分析时经常会对数据进行分类,这时可以借助函数VLOOKUP()来实现。如对食品进行分类时,可以首先建立一张字典表,如表1。

然后在数据库里面在目标单元格输入函数vlookup()并设置函数参数,再对整个字段进行填充,就可以根据字段食品名称获取其对应分类了。

(三)数据库的定义

数据收集整理完后,可以在EXCEL里形成一张表单(sheet),可将有数据的区域定义为一张表,并为之命名。本文以医院收入分析数据库为例,基础数据通过医院用友、HIS系统收集整理后,存放在一张名为“医疗收入”的表单内。这时先选择所有数据区域,点击右键,选择“命名单元格区域”,命名为如“数据表”。

定义数据区域可以更方便地对数据库进行维护。建立的数据库如图1。二、财务数据的分析 数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。 (一)对比分析 建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地 -

二、财务数据的分析

数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。

(一)对比分析

建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地实现对比分析。这里面需要用到EXCEL的数据透视表工具,首先将光标定位到“数据表”,单击“插入数据透视表”,并根据需要选择报表筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段。在作对比分析时,应该在列标签选择时间字段,并选择需要进行对比的时间段。

透视表建立后,可以通过报表等字段筛选数据的范围,例如既可以看全院收入,也可关注某一个或几个科室的收入分析。同时,在邻近单元格建立公式对数据进行比较分析。建立的数据对比分析如图2。

(二)趋势分析

趋势分析也是财务分析中的一个常用方法,分析人员可以从数据变化趋势看出数据的长期变化趋势及季节趋势等。

用EXCEL建立趋势分析时,也要建立数据透视表并选择要分析的字段。作趋势分析时,可以辅以更能直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内,单击“插入折线图”或其他图形模板,并调整图形格式就可以制作出专业的图表。如图3。

(三)结构分析

结构分析可以看出数据之间的构成分析。在EXCEL里面作数据的结构分析时也可以通过建立数据透视表,选择要分析的数据字段进行分析。同时,还可以制作数据饼图等进行直观的观察分析。数据的结构分析如图4。

三、财务分析数据库的维护与更新

财务分析数据库建立完成后,可以根据个性需求灵活地对数据进行抽取和分析。同时,这个数据库也是可以动态更新的。更新数据库时,只需在数据表末端追加数据记录,数据库就会智能地将数据加入。当然,这个数据库也支持对以前数据记录进行修改,批量修改数据时可以使用EXCEL的批量替换功能;具备支持增加和删减字段的功能。

修改数据库后,应确保增加的记录在数据表内可以通过扩大数据表区域来实现。同步更新数据透视表和数据图时,只需要在任意表内,单击“更新数据源”,则所有基于数据库的透视表和数据图都可以同步进行更新, *** 作非常方便。

从上述研究可以看出,EXCEL具备灵活、简便而功能强大的数据分析和挖掘功能,而基于EXCEL数据库的维护和更新也非常简单,财务人员通过简单的 *** 作,就可以从各个维度、范围对财务数据进行深入的分析。当然,EXCEL还具备更多的数据分析潜能,需要财务人员在工作中发挥主动性和创造力,从而提高财务分析的效率和作用。

参考文献

[1] 陈伟 自动化财务信息处理系统的构建[J] 财会月刊:理论版,2006(10)

[2] 张瑞君,译EXCEL在财务管理中的应用[M] 中国人民大学出版社,2007

蒋洪明 李雪洁 肖 茜

（江苏省地质资料馆）

摘 要 利用馆藏地质资料信息对全省矿产资源储量空间数据库进行实时更新维护，是馆藏地质资料服务经济社会的有效途径之一。为了提高建库与维护工作的质量、效率以及加强技术交流，作者对江苏矿产资源储量空间数据库建设应用过程中，地质资料发挥的重要作用，以及利用 MAPGIS 技术采集矿体资源储量估算范围、水平投影图形拐点坐标的方法和步骤进行了总结阐述。

关键词 地质资料 MAPGIS 矿产资源 空间数据库

随着地质资料信息化的发展，对地质资料信息需求也在不断地提高。储量空间数据库建设与数据维护工作，是我省地质资料信息资源管理的一项重要内容。在促进地质资料深化利用过程中，地质资料为矿产资源储量空间数据库建设与维护，提供了重要的基础信息资源。通过地质资料提供的可靠数据信息来源，我馆以 MAPGIS 技术为基础，采用创新方法以及现代化信息系统技术，使矿产资源储量空间数据库数据得到了不断补充、更新与完善，实现了矿产资源储量空间数据库的动态管理，同时，也进一步加强了地质资料信息集群化产业化的发展。

1 储量空间数据库的建设与维护

随着信息技术在国土资源领域的应用发展，2003 年 10 月 14 日，国土资源部办公厅下发了《关于建立矿产资源储量空间数据库的通知》（国土资厅发 [2003]324 号），要求各省国土资源行政主管部门开展矿产资源储量空间数据库建设与日常维护工作，带动矿产资源储量科学化、规范化、标准化、图形化管理发展，促进矿产资源储量管理由传统的“以数管矿”向“以图管矿”新模式的转变，增加矿产资源储量信息对探矿权、采矿权和矿产资源规划等矿政管理工作的支撑力，进一步提高矿政管理现代化水平。此项工作的开展，拓展了馆藏地质资料服务经济社会的新途径。

11 矿产资源储量空间数据库建设

根据国土资源部下发的矿产资源储量空间数据库建设工作技术要求，矿产资源储量空间数据库建设，是通过提取地质资料信息，进行矿区矿产特征以及资源储量估算范围水平投影图形拐点坐标数据等相关信息的采集。

储量空间数据库建库的流程为：确定入库矿产地；收集矿区资料；矿区资料预处理分析，确定作为矿产资源储量估算水平投影的图件；圈定矿体资源储量估算范围水平投影图形，量算拐点坐标；采集矿区地质特征等相关信息；坐标数据与信息采集质量检查与订正；数据录入；数据录入质量检查与订正；提供利用。

12 矿产资源储量空间数据库维护

矿产资源储量空间数据库维护工作就是对新发现的矿产地，按建库工作流程，采集坐标数据与信息，填加入库；同时对已提供利用的矿产资源储量空间数据库在应用过程中发现的问题，进行检查、核实与更正，从而增强矿产资源储量空间数据库的现势性、准确性。

2 矿产资源储量空间数据库维护现状

矿产资源储量空间数据库建设与维护是一项长期、持续的工作。在工作应用过程中，发现存在着以下两个方面的问题。

一是矿产资源储量数据库中的矿产基本特征信息的数据采集，来源于汇交至我馆的地质资料报告中的数据，但在实际的工作过程中，仍然有大量的成果地质资料报告并未汇交至我馆。

二是在初期建库阶段，矿体资源储量范围水平投影图形拐点坐标，采用了人工直接在纸质矿区图件上丈量、读取数据、填写数据采集表；这一方法的弊端为采集的数据精度比较低，而且差错率也较高，大大增加了数据录入及校对工作的工作量，从而降低了工作效率。

3 MAPGIS 技术在矿产资源储量空间数据库建设中的辅助作用

针对储量空间数据库应用中存在的问题，我馆总结经验，研究方法，从而采取了相应的解决措施。矿产资源储量空间数据库建设是“以图管矿”思想的体现，其技术关键点是矿体资源储量估算范围水平投影图形科学、合理、准确地圈定，拐点坐标精准地量算。从建库工作流程和此项工作的技术关键点可以看出，矿体资源储量估算范围水平投影图形的拐点坐标精准量算工作环节，存在探索研究的空间与必要性。

为了提高矿体资源储量估算范围水平投影图形拐点坐标数据采集的精度与工作效率，江苏在矿产资源储量空间数据库建设过程中进行了探索研究，引入 GIS 技术，实现计算机自动、精准采集坐标数据，很大程度上提高了拐点坐标数据采集精度与工作效率，创建了矿体资源储量范围水平投影图形拐点数据采集新方法。

由于矿体是成矿地质作用形成的可开发利用的自然地质体，且形态多样，千差万别，其水平投影范围的平面形状亦是多样、各异。因此，人工量算其坐标点数据，费时、费力，且精度与效率都低。应用MAPGIS 软件的强大功能，可精确、快捷地采集拐点数据，并能自动生成坐标点数据。具体工作步骤如下。

31 MAPGIS 生成标准图框

打开 MAPGIS 投影变换模块，利用键盘生成矩形图框，根据需要填写上相应的参数。坐标系通常填写“国家坐标系”，它的起始代号根据原地质图相应的带号填写；标注选择为“公里值”；网起始值是公里网从哪点开始，以光栅图内图廓左下角 X 及 Y 值作为起始公里值，以内图廓右上角 X 及 Y 坐标作为终止公里值，单位选择“公里”。根据原图比例尺，填写网格间距，例如，原图比例尺为 1∶2000，则网格间距为 02，网格线类型选择“绘制实线坐标线”，通过以上设置，将生成所需要的标准图框。

32 生成 MSI 影像文件

在 MAPGIS 主界面上，通过图像处理模块，打开图像分析，在转换数据类型中选择要转换的光栅文件的类型（如JPG、TIF、BMP等），选择需要转换的光栅文件，然后指定转换后的MSI影像文件存放目录。在影像文件中，选定生成的 MSI 影像文件，打开“镶嵌融合”功能，选择“参照点 / 线 / 区文件”。为保证配准的精度，选取多个控制点，进行配准，每确定一个控制点后，影像图下方控制点 ID 就会依次出现控制点的 X、Y 坐标，然后通过校正预览，查看校正后的影像是否准确，影像完成校正后，对形成的校正影像文件进行保存。

33 拐点投影及坐标转换

在 MAPGIS 中，进入实用服务模块，选择投影变换下级目录用户数据点文件投影转换，将已知的坐标点文件（TXT 文本文件）导入进来。通过“用户投影参数”设置，输入投影相应的参数，根据要求，设置相应的文件类型。按要求完成“结果投影参数”的设置。其中，注意比例尺按需要投影的比例尺确定，投影带类型及序号应根据坐标确定，对“点图元参数”进行“子图号”的设定。设置完成后，将点保存，即形成了矿体资源储量估算范围水平投影图形拐点（含标志点）坐标表，见表 1。

新建一个MAPGIS项目工程，新建一个点文件，打开点编辑，根据属性标注释。然后再新建一个线文件，将点文件按属性标上的序号顺序，进行连接，按住 Ctr 键，点鼠标右键，线将自动闭合。通过其他文字及图的编辑功能，形成矿体资源储量估算范围水平投影图形，见图 1。至此，矿体资源储量估算范围水平投影图形拐点坐标计算机软件化采集工作完毕。

表 1 矿体资源储量估算范围水平投影图形拐点坐标表

图 1 矿体资源储量估算范围水平投影图

4 地质资料在矿产资源储量空间库中的作用

从矿产资源储量空间库建设与维护过程可以看出，矿产资源储量空间数据库建设核心任务是采集矿体资源储量估算范围水平投影范围的拐点坐标和矿区地质特征等相关信息进行入库。这两方面的重点信息均蕴藏在矿区地质勘查报告中。因此，收集到合格的矿区地质勘查报告是矿产资源储量空间数据库建设的前提条件。馆藏的矿区地质勘查报告均为通过评审、正式印刷汇交的地质报告；且通过了汇交验收，报告质量与权威性毋庸置疑，其文字内容的齐全性、数据的准确性、图件的精确性，为矿产资源储量空间库的建设提供了数据与信息来源与质量保障。

5 结语

利用馆藏地质资料，通过 GIS 技术在矿产资源储量空间数据库建设中的创新应用，江苏于 2004 年率先建设了全省矿产资源储量数据库，并提供全省矿政管理和基本建设等领域利用。同时根据有关要求，在已建数据库的基础上，不断补充、维护、完善，实现对空间数据库的动态管理。江苏地质资料馆持续应用在实践中自己创建的矿体资源储量范围水平投影图形拐点坐标采集方法，按年度维护与实时维护相结合的方式，开展全省矿产资源储量空间数据库维护工作。截至 2011 年底，全省矿产资源储量空间数据库中入库的矿区达 499 个，涉及 616 个矿产地，较好地维护了江苏矿产地信息的现势性与准确性，为全省矿业权设置、矿产资源规划、建设项目压矿审批等矿政管理工作提供了有力的支撑服务。

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