企业文件档案如何管理

一、档案保管的内容和要求

（一）档案保管的内容

档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：

1.档案库房管理

2.档案流动过程中的保护

3.保护档案的专门措施

（二）档案保管的基本要求

1.以防为主，防治结合

2.加强重点，照顾一般

二、档案保管的基本条件

档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。

（一）档案馆（室）建筑

1.档案馆建设规模和构成

档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。

2. 档案馆的选址

档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。

3.档案馆的建筑设计

4.档案室用房

档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。

（二）其他保管条件

1.档案装具

我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。

2.档案保管设备。

3.档案包装材料。

我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。

三、档案库房管理

（一）档案装具的排列编号

1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。

（二）档案存放

1.档案的排列存放

档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。

档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。

2.档案存放位置索引

档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。

（三）档案管理的应急处置

档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。

1. 档案管理的应急处置预案

2. 档案管理的应急处置措施

四、档案保护

（一）库房温湿度的控制

《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。

1.密闭

密闭是库房温湿度的控制的基础。。

2.通风

（二）库房的“八防”措施

库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。

1.防火

档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范 *** 作，保证线路的安全。

2.防光

档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。

3.防霉

灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。

4.防虫

杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。

（三）档案修复

档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。

公司的文档管理方式如下：

1.文件的跟踪管理法

公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。

“日记实”，是对办公室文件在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查找、调阅文件时的得力工具。一般用文件跟踪单记录。

文件跟踪单呈卡片形式，每一类型的文件跟踪单放在一起。以县委办公室为例，中央文件、内刊，省委文件、内刊，省政府文件、内刊，市委文件、内刊，市政府文件、内刊分别放在各自的盒子里。文件收回后，跟踪单自行作废。

2.文件的定位管理法

把送阅、送办的文件取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来，即所谓定位管理。具体办法是：

按文件长、宽制作适当厚度的文件盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可)，并将本机关所有文件名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上，把文件橱分上半年与下半年两个或几个使用期，橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依文件盒标清的名称，本着由上到下的等级次序，将盒放在橱内相应的层次．运转回来的文件，分层次按序人位。

3.文件的卡片管理法

在文件管理工作中，为了便于查找，文件可采取编制“文件卡片”形式管理。“文件卡片”是以卡片形式揭示本单位文件内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的文件信息贮存起来，加以科学的分类，使同一问题和专题性的内容信息汇集在一起，排列在一起，组成一个有机的整体，便于主动为领导提供和利用信息。“文件卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。

【文档管理】文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期、修改日期和使用的应用程序类型之类的信息。

【管理特点】权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。

【市场现状】对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力，这也是信息时代的显着特征之一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体，特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取和利用，已经成为21世纪信息化革命的主要特点和标志。

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