工具/材料:WPS 2019、DWJ格式文件。
1、首先在桌面上,打开“WPS 2019”快捷方式。
2、继续在“WPS 2019”窗口中,点击左侧工具栏里“打开”按钮。
3、再者在“WPS 2019”窗口中,选择“DWJ格式文件”。
4、然后在“WPS 2019”窗口中,点击右下角“打开”按钮。
5、最后在“WPS 2019”窗口中,显示DWJ格式文件里内容。
1.第一个编码可以取自公司logo代码,比如百度,编码的第一位可以用"B"或“D”,本次采用“D”作为文件编码的第一个编码。
2.第二个编码,可以用代表公司文件的编码,根据想代表的意义不同,根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准,也可以用“WJ”表达公司文件的意思,本次采用"WJ",至此文件编码已经编至:DWJ。
3.第三个编码,可以代表文件发放部门,比如办公司发放的文件可以用“O”,销售部门发放的文件可以用"S"等,第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开,表示编码的不同,本次采用“/”,假定为销售部门文件,至此文件编码已经编至:DWJ/S。
4.第四个编码,可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A,程序文件等二级文件用B, *** 作、标准类等三级文件用C等,第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开,表示编码的不同,本次采用“-”,本次以三级文件举例,采用编号C,至此文件编码已经编至:DWJ/S-C。
2.第五个编码,可以细分文件种类,如安全类文件用A,标准类文件用B,公共制度文件用C等,本次以完全类文件举例,至此文件编码已经编至:DWJ/S-CA。
6.第六个文件可以作为文件发放的流水号,流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定,建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件,编制的第一份文件为例,则其流水号为“001”,至此文件编码已经编制完成,这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。
特别说明,文件编码编制前,请先对公司文件进行分类规划,根据分类规划情况,进行分级,及选择有代表意义的编码。选择编码时,可以用分类名称的拼音字母首位表达,可以用其英文单词首位编码表达等。
扩展资料:
归档文件编号,是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识,并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。
编号的作用是:通过编号,使归档文件在全宗中的位置固定下来,为后续的编目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。
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