公司文档管理流程

在公司的管理中，档案管理也是一项非常重要的一部分，那么公司文档管理流程是怎么样的呢？那就继续往下看看吧。

公司文档管理流程

第一条 管理部门

1.公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

2.文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收:

1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

2.文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的'签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

第三条 文件整理

点收文件后，应依下列方式整理:

1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第四条 档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5.档号之表示方式如下 A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2

为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

第五条 档案名称及编号

1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条 档号编定

1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。

4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角左方装订

者则填写于右上角。

第七条 归档与档案清理

1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理:

1.永久保存:(1)公司章程(2)股东名簿(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会纪录(5)财务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权状及其他债权凭证(8)工程设计图(9)其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存:(1)预算、决算书类(2)会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存:(1)期满或解除之合约(2)其他经核定保存5年的文书。

4.1年保存:结案后无长期保存必要者。

5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条 档卷清理

1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联

上注明部分销毁之日期。

第十条 调卷程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。

2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

第十一条 调卷管理

1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。

3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。

4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

OpenGoo PHP开源文档管理系统

OpenGoo是一套基于ExtJs+XAMP（Apache、PHP、MySQL）开发的开源web office。适用于任何单位或个人创建，共享，协作维护和发布它们所有内部与外部文档。

relayb

relayb是一个Ajax目录管理器。支持拖放 *** 作文件和文件夹。动态加载文件结构。文件上传提示进度条。缩略图查看包括PDF格式，支持多用户和多账号。

Simple Directory Listing

Simple Directory Listing提供一个类似于apache http服务器目录列表的文档管理界面。拥有复制，移动，删除，重命名，创建文件夹/文件。上传/下载文件，Unicode支持，缩略图查看，RSS发布等。

CKFinder

CKFinder是一个易于使用的Ajax文件管理器。提供文件夹树形结构（Folders tree）导航菜单，多语言支持（自动探测用），支持创建/重命名/删除文件和文件夹，集成FCKeditor在线编辑器。

phpWebFtp

phpWebFtp是一个基于Web的Ftp客户端，可以连接至任意Ftp服务器。内置22种语言包。易于在Binary/ASCII两种模式下切换。提供WYSIWYG文件编辑器用于编辑.htm文件。内置文件与目录下载模式。支持解压zip文件等。

CuteFlow

CuteFlow是一个基于Web的文档流转/工作流工具。用户定义好一个文档之后就会按指定的流程一步一步地转发给列表中的每一个用户。

Epiware

Epiware是一个AJAX支持的项目与文档管理Web应用系统。它提供了一套完整的文件管理功能包括文档上传，下载，版本控制，审核，变化通知和访问历史列表等。Epiware还为开发团队创建一个安全的信息交流与相互协作平台。

PHP Navigator

基于Web运用PHP+Ajax技术开发的PHP开源文档管理系统。它具有WindowsXP风格的 *** 作界面。使你感觉像在Windows中。

DocMgr

DocMgr是一个基于PHP+Postgresql构建的Web文档管理系统。支持利用tsearch2对大部分流行的文档格式进行全文索引。它同样包含访问控制列表，用户权限管理和文件多级分组功能。

SimpleDoc

SimpleDoc是一个基于web的PHP开源文档管理系统。它的界面简单而且直观(以树的结构进行管理，运用Ajax技术使得当修改内容时不需要刷新浏览器)。SimpleDoc不需要数据库支持。

DocumentManager

Document Manager是一个包含权限管理与邮件提醒功能基于Web的文档管理器。无需要数据库支持。

KnowledgeTree

KnowledgeTree是一个开源基于Web的文档管理系统。它具有知识管理，文档版本控制，分层文档管理和支持一些流行的文件格式也可以自定文件类型等。

Owl Intranet Engine

Owl是一个多用户的PHP开源文档管理系统。它可对文件夹和文件设置权限，基于角色权限管理，具有易于使用并且简洁的用户 *** 作与管理界面，能够对文件夹和文件 进行监控，支持对文本，MS-Word和PDF文件进行全文搜索，提供下载统计功能，数据库备份工具，新闻系统，版本控制，回收站，自定文档类型等等。

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