公司文件比较多，如何有效管理？

会博通档案管理系统

会博通企业档案智能管理系统，助力企业机构打造出专业知识生态圈，实现文件管理、档案保管、证件管理、办公系统、个人档案管理，合同管理功能。

会博通综合档案管理系统具备如下功能与特点：

1.自定建立档案保管归类构架：

档案管理的统一平台，支持档案资料管理架构的自定义，为政务机构，企业组织内档案管理，可以依据实际管理需求，实现档案分类管理。

2.档案资料取卷管理方法：

档案资料管理软件，可以从库房取出需要的数字化纸质实体档案，取卷时注意，可以精准记录所取案卷的存放位置。一定要按照顺序拿取，要做到不丢卷，确保案卷资料的完整。

3.建立档案自定义：

档案自定义是文件的相关属性，或者说文件资料的相关属性。。创立档案自定义就是在系统中进行立卷分类。

4.档案拆卷管理：

档案管理系统拆卷的含义是手工制作拆卸案件材料订装，假如纸版纸质材料信息内容已储存在我们的系统软件中，需确保案件材料的详细，查验是不是有缺页、漏页以及它不正确，正、副卷标明是不是恰当。维持案件材料的清洁，拿掉档案材料中的金属物，标明每卷（包含正、副卷）的页码以及他的特殊情况。

一、按照部门名称分类

按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。

二、按照文件类别分类

文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、 *** 作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。

三、按照业务、产品或服务分类

燕麦云的用户来自于各行各业，不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子，A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构，旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导，其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类，如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录：小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。

四、综合型分类

孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

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