档案管理的注意事项包括那些？

档案管理注意事项

导语：档案管理工作是十分重要的环节。随着社会的发展进步，档案的数量逐渐增加，档案的内容也日益丰富，档案的管理与利用之间的矛盾也日渐突出出来。因此，要进一步规范对于档案的管理工作，加强对于档案管理人员的业务培养，不断提高他们的综合素质，并在档案管理的过程中融入现代化的管理技术，使档案工作得以更好的进行。

文件分类

公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是进行文件分类。

分类装好

分好类别的文件，不要就那么一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

标签表明

把文件逐一装好之后，记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

特殊文件

每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

做好收放记录

公司用档案的，一般就是大小领导们，只是不要太信任那些领导，他们都记性有时候也是非常差的，当他们拿走了文件并不知放在哪儿的时候，他们最大的可能就是埋怨你的保管不力，那么你一定要做一个收放记录登记本，谁拿走谁签名，领导绝对不会因为你的认真而责备你的。

钥匙的保管

一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在你身上，而随身佩戴就表明你一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎，不要随意交给他人。

纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等。但在信息化的当代，机要文件更多的是以电子媒介方式存储的。因此保管人员必须具备优秀的信息素质，有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵。做好保密工作。由于机要文件都有一定的保密年限（特殊情况下除外） 或者遇到战.乱、迁移、国.家.安全需要等。就不得不考虑文件的处理问题：纸质文件是在监管人员的监视下 由内部人员 用碎纸、焚烧或化学腐蚀方法销毁。电子化文件则由专业的粉碎软件粉碎（国际一般通用美.国CIA执行标准）。使用的是完全不可逆的粉碎算法。或者在强磁强电压下使存储介质完全被格式化，达到销毁效果。

机要文件是指标有“机密”密级的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式含有国.家重要秘.密、泄.露会使国.家的安全和利益遭受严重的损害的载体。

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