从与客户的第一次沟通开始，到最后成交以及售后服务过程中，会产生很多相关的文档，比如需求说明文档、报价、合同、发票、付款凭证等电子文件。这些文件对于后续业务的开展和参考有着重要的作用。随着客户量的增加，我们就有必要在Rushcrm系统中将这些文档集中存储和管理起来。那要如果来管理呢？接下来小编就给大家讲一下。
文件夹管理
既然要集中管理文档，自然是要分文别类，这里我们可以事先在“文档管理”中创建好不同分类的文件夹，用于专项存储文档
文档上传
Rushcrm为了使文件与业务之间有更好的关联性，每个模块下都关联了文档区块，用户只需要在相应的业务环节中在模块表单内直接上传文件，Rushcrm就能自动将文件归集到文档管理中，并在模块表单中直接展现文档列表，可以清楚的看到文件的类型、上传时间、归档的文件夹。
总结
文档管理不单单可以存储文件，还可以设置文档的下载权限。另外，还支持编写在线文档。
一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一)归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料制定的内部法规性、政策性文件组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料发展规划、工作总结汇报政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷没有复文，放在请示年立卷跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷跨年度的'总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
(三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。
企业的文档管理主要推荐钉钉的知识库，可用于搭建企业知识管理库和企业内部的文档协同。 *** 作简单便捷，管理员添加成员后即可多人共享，实时同步，知识库成员可以在其中记录内部协作产出的所有内容。团队组织内部文档做到安全管理，是企业客户的核心诉求。知识库可对权限管理做了三大功能：权限默认继承、私密文档、安全水印。
文档权限支持独立设置，单个文档可以任意修改成员权限范围（管理员除外），即使对后续知识库/上级文档的权限进行修改，也不会改变该文档的权限设置，成为团队的「私密文档」，提升团队信息安全管理。
知识库「公开发布+审批」功能，可以帮助钉钉用户将文档对外分享给组织以外的好友、客户，同时也可以将文档生成链接对外发布，无需登陆也可以查看文档内容，大大提升了企业信息的流转效率。
同时上线的创新功能「主管审批」，是国内领先开发并上线该功能的文档产品。不仅保证内容安全管控力，同时也提升内容发布审核效率。帮助用户对外分享发布钉钉文档时，实现了里程碑的创新体验，真正做到「高效」与「安全」兼得。
欢迎分享，转载请注明来源：内存溢出
微信扫一扫
支付宝扫一扫
评论列表（0条）