如何做好文件分类？

如何做好文件分类？

一、文件分类

通常来说，我们的电脑都有四个盘，分别是CDEF四个盘，其中C盘作为系统盘，其他三个盘作为文件盘，当然也有的小伙伴知识分为了两个盘，只有CD两个盘，也就是系统盘和文件盘，这个和每个人的习惯是不一样的，今天分享一下个人对于文件夹分类的总结，希望能对有需要的小伙伴有点帮助。

我平时需要用到的资料还是比较多的，因此我选择电脑的盘都是500多G的，128和256的不推荐，因为可以存放的资料太少。

一般来说，一个好的整理方法就是在长时间的整理下，琢磨出一套自己的整理规则。在某种程度上，它取决于这台电脑是以工作为主还是娱乐为主。所以，别人的方法并不一定适合你，你最好根据自己的需要，定制出一套适合你的整理方法。如果看到一套不错的文件分类方法，先不要着急试着去做，先要思考是否符合你的习惯，因为只有适合你的，才是最好的。

这样做文件分类，想不效率高都不太可能

一切分类方法的目的和原则永远只有一个，那就是更方便更快的找到文件，如果没有满足这个条件，那就都是耍流氓。

在此推荐一个神器，everything---用过的人都说好。

一般来说，D盘都是用来安装软件的，E盘主要是用来存放与工作有关的资料，F盘主要是用来与私人有关的东西。然后每个盘下面资料最多文件夹不超过三层，超过三层无论是打开还是搜索的时候，看起来都非常的费劲，因此不建议文件夹的层数超过三层。

二、整理原则

这里介绍几个原则，供参考：

1、有关的文件最好都放在一起，不论格式如何，这样在用到的第一时间就可以找到，如果根据格式分类的话，如果你需要多个文件，并且是不同格式的话，需要打开多个文件夹，这样难免就会显得很混乱，因为很多时候，我们需要的信息不是来自于一处，对于一张表格，就需要很多数据在里面，这样会大大降低工作效率。

这样做文件分类，想不效率高都不太可能

2、对于正在编辑的文件，将待做的和已做的用标记区别开来，可以是版本号，可以是日期，或者是日期+版本号，如果因为吃饭或者临时出差等因素要暂时关闭电脑，建议放在桌面上单独的一个文件夹，这样可以用来提醒自己尽快处理。对于当前做的项目，其实可以放在桌面上，但是不宜放在桌面上过多，以免客户或者领导看到后，会产生不好的印象，因为你如果文件夹都管理不好的话，会觉得你做其他事情也是做不好的。

3、越常用的级别就应该越高，因为要快速访问，或者直接干脆就放在桌面，如果这个项目或某件事情暂时告一段落或结束的话，要及时把文件给归类到文件盘里面去。对于常用的文件，比如微信、百度网盘、钉钉、浏览器、阅读器等常用软件，最好在任务栏上面锁定，这样需要的时候只需要轻轻一点，就可以打开，不需要在打开快捷方式---软件快捷方式这种打开。

4、如果暂时不知道如何处理，就在某个地方建一个待分类文件夹，这样把这些任务尽快给处理掉，特别是刚下载、保存的文件，我会直接扔里面，当文件累积到一定数量时，再进行分类整理（容忍底线有两条：1）文件太多影响了浏览体验；2）文件总量太大占用了C盘空间）。

这样做文件分类，想不效率高都不太可能

三、文件定期清理

最后，对于资料的整理也是非常必要的，比如每星期都对所有盘进行一次扫描，在固定周末的某个时间，花个半小时一小时，对资料的时效性进行整理，对于用不到的资料，建议暂时可以删除了，只保留那些关键的、最近要用到的资料，因为资料如果不能转化为知识和能力，再多也是没有价值的，而且资料多也不是一件好事，反而不如把手里拥有的资料挖掘到极致，可能进步会更大一些，因此定期清理文件就显得非常重要。

性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。\x0d\x0a\x0d\x0a再按内外两部分区分：如，行政类，分为上级或外单位来件，及本单位形成件。\x0d\x0a\x0d\x0a注意：某些文件，如有支付内容的合同，财务因结算需要须保存，应明确保管界限划分，必要时可复印同时存档。\x0d\x0a\x0d\x0a一定规模单位，此项工作为档案员承担。

通常情况下，ISO质量管理体系下，公司文件分为4大类。

1、质量手册，里面包含公司组织机构、部门职责等内容，这些可根据公司实际编写。

2、程序文件汇编，这个里面需要详细分为几小类，如文件控制程序、记录控制程序、人力资源管理程序、设施和工作环境管理程序、产品实现管理控制程序、内部审核程序等，这些都是有模版的，按照实际情况就可以编写。

3、三级文件汇编，这个里面同样是详细分为几个小类，如文件编号规定、档案管理办法、外来文件管理办法、各部门职责、质量目标分解指标、岗位任职要求、设施管理办法、工作环境管理办法、售后服务手册、仓库管理制度等都可以放进里面，同样，也有模板，按照实际情况编写就可以。

4、一些指导书或者是 *** 作手册汇编，这部分根据企业自己的实际情况，如果有就写，没有就不写！

---