归档文件整理规则

归档文件整理规则如下：

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党清野唤政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。

这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归脊指档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的答凯自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。

《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。

便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。

因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。

文书工作的基本原则

文书工作的基本原则是指贯穿于文件工作各个具体环节之中，用于指导文件工作顺利开展的基本原则。它是文件工作实践的科学总结，反映了文件工作的活动规律，是文件工作各项活动的准绳和依据。包括以下基本原则：

（1）准确原则

文件工作是一项严肃认真的工作，准确无误是对文件工作的质量要求，是文件工作的生命线和基础。准确既包括文件本身质量，也包括文件处理程序各环节的质量。

（2）及时原则

及时是对文件工作效率的要求，也是文件工作特性的具体体现。

及时原则要求视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误时误事。

（3）安全原则

安全是对文件工作的管理要求，是文件工作政治性的集中体现。特别是一些涉及国家机密的文件，应严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素。首先要保证文件内容的安全；其次是保证文件实体的安全。

（4）精简原则

所谓精简就是便捷、高效。文件工作要追求简便、讲求实效。精简原则体现三个方面：首先是发文少而精；其次是处理文件要方便读者，如直接传阅、会议传达、直接送阅。最后是文件管理要便于利用，陆嫌管理文件的目的是方便使用，应当制定文件管理办法，使其符合精简的原则。

行文关系及行文方式

（1）行文关系

行文关系是根据组织系统、文件法定作者的职权范围与行文单位的隶属关系确定的发文单位与收文单位之间的关系。

行文关系类型主要有以下四种：

一是隶属关系，同一组织系统中的上下级机关之间属于领导与被领导的隶属关系。如：国务院和各省政府。

二是业务指导关系，同一专业系统中的上下级主管业务部门之间属于业务指导与被指导关系。如：公安部和省公安厅、国家档案局和省档案局等。

三是平行关系，同一组织系统中的同级机关之间属于平行关系。

四是不相隶属关系，非同一系统中的任何机关均属于不相隶属关系。如：国务院和军委办公厅。

（2）行文方向

行文方向是指文件传递、发送的去向。

行文关系决定了行文方向，行文方向包括下行文、上行文和平行文。

下行文：处于领导、指导地位的上级机关向被领导、被指导的下级机关的行文属于下行文。

上行文：处于被领导、被指导地位的下级机关向上级领导、指导机关的行文属于上行文。

平行文：具有平行关系或者不相隶属关系的机关之间相互行文属于平行文。

（3）行文方式

行文方式是指文件传递运行的方式。不同的行文方向具有不同的行文方式，应选择适宜的行文方式。

主要包括以下三种：

下行文的行文方式：

下行文的行文方式主要有三种，分别是：

逐级行文----文件逐级下达或直向所属的下一级机关行文；

多级行文----同时将文件下发给若干级下级机关；

直达基层----直接将文件下达至基层组织和人民群众。

上行文的行文方式：

上行文的行文方式主要有三种，分别是：

逐级行文----文件逐级上报或直报送上级机关；

多级行文----向直属的上级机关行文同时报送到更高一级的上级机关；

越级行文----在特殊或者必要情况下，越过直属上级机关而向更高级的机关行文。

平行文的行文方式：

平行文不涉及隶属关系，不受级别限制，故采用直接向对方机关行文的直接行文方式。

行文规则

行文规则即社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则，它是国家有关部门专门制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高行文效率的有关规定。

行启察文规则主要内容概括为以下六条：

一是按照行文关系确定行文方向： 机关之间的工作关系（行文关系）是决定行文方向的基本要素，它取决于机关各自的组织系统归属和职权范围。

二是根据行文方向确定行文方式： 按照行悄悉茄文关系确定了文件的基本传递方向（行文方向）之后，还要进一步根据组织系统的结构层次划分，结合文件的具体内容、秘密等级、紧急程度和发文目的等因素，区分不同情况来选择适宜的行文方式。一般不得越级行文，如果越级行文，一般应抄送被越级的机关。

三是正确选择主送与抄送机关： 正确选择主送机关直接关系到文件能否得到及时处理。除普发文件外，一份文件只能选择一个主送机关，不得将文件直接送领导者个人。

选择抄送机关时，应选择确需了解相关情况或需要其予以协作的有关机关作为抄送对象，不得任意扩大抄送范围。

抄送情况：

（1）向下级机关的重要发文应抄送直接上级机关；

（2）双重领导机关，其中一个主送时，抄送另一上级机关；

（3）公文内容涉及有关机关职权范围、予以配合时，应该抄送。

不得抄送情况：

（1）请示不得在上报的同时抄送下一机关；

（2）接收抄送的机关不得再向其他机关转抄转送；

（3）凡与文件办理无关的机关一律不得抄送。

四是坚持党政分开的原则

党政机关应在各自系统内制发文件，尽量减少联合行文。

行政机关不得向党的组织制发领导性、指导性文件，一般也不制发报请类文件；

党的组织也不应向行政机关请示、报告工作或直接下达命令、指示。

五是联合行文应是同级机关，并在行文前协商一致

如果工作需要以两个或两个以上机关的名义联合行文时，这些机关必须级别相同（或相近）。

如：同级政府之间；政府各部门之间；上级政府部门与下一级政府之间。

政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门之间；

政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司之间；

注意：联合行文各机关的职权范围必须协调统一；有关问题在行文前必须协商一致；明确主办机关；主办机排列在前；联署单位不宜过多；

六是严格控制文件数量，简化行文手续

行文应该注重实效，坚持少而精的原则；

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

一方面对于可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的文件严格控制发文数量与范围。

另一方面简化行文手续，减少行文的中间环节，上、下级业务主管部门之间直接对口行文。

文件传阅管理办法

一、需要签批的公文：

1、收到的要求签批的公文，先由办公室按规定程序登记，提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，局领导批示过的公文，交办公室统一转办，处理。

2、办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导于收到慎帆亮文件后，一个工作日内对相关科室提出办理意见。若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。

3、办公室为每个科室建立文件传阅夹，各科室接办文件后，在文件处理单中"传阅签字"栏内签字，并注明时间。若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理，但需要科室同志签字。

4、需要科室留存的文件，科室自行复印。所有文件必须放在文件传阅夹内，于1个工作日内交回办公室，若遇特殊情况，最迟于次日下午交回办公室，由办公室统一归档，

5、急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可先予办理后补签。

6、办公室负责公文传阅的同志，及时在文件收发传阅登记表上对传阅过程进行相应登记。

二、需要传阅的文件：

对需要班子成员或各科室传阅轿返的文件，传阅签字后放入文件传阅夹中，于1个工作日内交回办公宽宽室，不允许积压文件。

三、管理与考核：

1、对需要办理的重要文件，填写文件督办单。由办公室予以督办。

2、办公室负责公文传阅的同志，每周对公文处理、传阅进行检查统计，每月通报一次。

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