关于档案归档的类别、要求、范围等

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类：

1、按年度分类

将文件按其形成年度分类。

2、按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3、按机构(问题)分类

将嫌闭文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

归档范围：

凡是反映本笑者吵机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

归档案卷的质量要求：

1）原件归档；

2）应归档的文件材料齐全、完整；

3）文件和电报按其内容的联系，合碰侍并整理、立卷；

4）对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

扩展资料：

根据《中华人民共和国档案法》：

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

参考资料：百度百科——文件归档

百度百科——归档

一 如何将电脑文件归档

不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的老板站在你的面前让你马上提交文件时，你却发现它不见了，坐在那里绝望的寻找或者是为了找到现状报告不得不让客户在电话另一端的客户等上好几分钟。 如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，但就因为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，会浪费含蚂别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻!你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

节约时间 在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间(很多时候也是别人的时间)四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

有效管理信息 当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢?改进一下文件管理方法吧。

高效的文件管理方法 管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

*不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。

*给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

*把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关拿老型的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt，另一个装所有的spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

*把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

*不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。

说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五消猜个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。

*记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。（ps：我备份数据的那个40G硬盘坏了。血泪史——乌龙）

按行动先后次序整理 利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。

*按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。(如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆!)

*很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如："Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。

tips：如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人

把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。

*使用”记事本“文件。记事本文件，也就是所谓的”43文件夹“方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹(每个月一个)另加31个子文件夹(一天一个)。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

要点：

你是否经常因为在成堆的零碎文件里找资料而浪费很多时间?当面对压力时，你能不能很快找到你要的信息?花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。这些简单的关于文件归档整理的技巧可以教会你如何整理信息并保存它们。

把它变成你生活的一部分：

我们知道这个很枯燥，但是你知道你必须这样做!

下周抽出一个小时时间，建立起一套适合你的文件归档系统吧!

原文作者：Mind Tools

原文链接：The Art of Filing

译者：Dean Lee

来源http://blog.gzauto.edu.cn/?p=189

二

参考资料：

备分一是把你需要的东西做成个静相文件。当你的系统或需要的软件损坏时，可以用它还原成跟以前一样的。GHOST的就是一个在这方面非常实用也是最常用的软件。它的后缀名是。GHO

GHOST的用处很多，给你发一个说明，你自己看把。

1、硬盘间的复制：

有些朋友可能遇到这种情况，比如有两个容量一致的硬盘，其中一个有可以正常运行的 *** 作系统，另一个则为空盘，那么你无需在第二块硬盘上安装WIN98，只需要使用GHOST在很短的时间内就可以完成这项工作。

首先将两块硬盘安装在同一个机器上，设好主从状态，在DOS状态下（有些时候，GHOST也可以WIN98下运行，但为了防止意味的情况发生，建议你运行在DOS环境下）运行GHOST，然后选择LOCAL、DISK、TO

DISK，此时GHOST就会显示有两个磁盘的情况，然后点击第一个磁盘（原盘），按GHOST提示进行确认，然后再点击第二个磁盘（目标盘），再进行确认之后GHOST就开始复制的工作。屏幕上方将有蓝色进度条显示其进行的状态，一般<?xml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />1G左右的数据在10分钟左右就可以完成。

*** 作此功能，注意的是选择原盘和目标盘时千万不要搞错，如果你选择反了，等到复制完之后你就只能得到两个空盘了。

对于不同容量的两个硬盘，这个方法只能使用在从小硬盘复制到大硬盘之上，反之则不行。进行复制后的大硬盘，你还可以通过分区软件来将剩余的空间找出来（因为GHOST为将剩余的空间做为空闲处理）。

对于其中有坏道的硬盘来说，这种复制 *** 作后，系统运行会变得不稳定，所以要注意。

2、从硬盘到镜像：

有的朋友手中可能有闲置的硬盘，这样就可以使用他来备份你使用中的硬盘的数据。这样，你就可以使用到这个功能。

安装两个硬盘在一台机器上，运行GHOST，选择LOCAL、DISK、TO

IMAGE。此时GHOST就会显示两个磁盘的情况，然后选定要备份的硬盘，再选定镜像文件放置在什么位置（往往是第二块硬盘的某一个目录中，目录要事先建立好的！）然后在屏幕下端的提示栏中输入一个名字，比如DISKIMG，再按回车，就可以进行备份的工作了，同样有一个进度条演示进度过程。

3、从镜像恢复到硬盘：

经过了上一步骤的备份之后，也许你有一天硬盘就坏掉了，不要紧，咋不是有GHOST吗！赶快拿出来备份的硬盘，安装在同一机器上，使用系统盘启动（软盘也可），运行GHOST，然后选择LOCAL、DISK、FROM

IMAGE，再选择你所备份的镜像文件存放在位置，上例中是DISKIMG，然后指定要向哪一块硬盘恢复。确认之后，恢复工具就开始了。庞大的系统将会在十几分钟内就搞定了。是不是很方便！

4、从分区到分区：

你可能有这种要求，两个不同的硬盘，只想有相同的系统和工具软件，但其它的分区不同。这样的工作也可以通过GHOST来完成。

首先将两块硬盘安装在同一机器上（同一硬盘复制分区的意义好像不大吧！），运行GHOST。选择LOCAL，PARTITION，TO

PARTITION。然后选择原分区（因为是安装了两个硬盘，所以分区可能会非常多，所以在此处一定要弄清你两块硬盘的分区排列顺序，是交错的还是顺序的，不可搞混），确认后再选择目标分区（第二块硬盘的第一个分区）。确认之后，GHOST就开始工作了，进度条可以展示进度的进程。待完毕之后，你就有两块都可以启动的硬盘了。

因为是分区的复制，所以此处要求两个硬盘进行复制的分区必须大小一致，如果不一致，目标盘其它分区将被删除！请注意。

5、从分区到镜像：

这个功能可以说是我们最可能用到的功能了。也就是备份 *** 作系统WIN98的 *** 作。如今的朋友硬盘都比较大的吧！这样就会有多个分区，又因为习惯上的原因，C盘往往都安装着WIN98系统和一些常用的工具！对于天生脆弱的WIN98来说，备份整个系统的意义是非常重要的。所以这个功能无需第二块硬盘，只要将镜像放在其它分区中就可以了。

执行GHOST．EXE，屏幕上就可以出现GHOST的主界面。选择LOCAL、PARTIION、TO

IMAGE，然后选定硬盘、分区，确认之后，输入一个备份的名字，例如WIN98BAK，然后按回车。这时屏幕会提示三个选择项，分别是NO，FAST和HIGH。这三种的意思是：NO：备份时不进行压缩处理，所以速度最快，FAST：备份中进行一定的压缩处理，速度比较快。HIGH：备份时压缩，压缩后体积小，但进行速度较慢。这三个选择项可以根据你的爱好来选择。最后确认即可，GHOST就开始了备份的工作。

6、从镜像恢复分区：

如果你的WIN98坏掉了，乱了，文件错误了，则再也不用费劲的重新安装WIN98了，只要有GHOST一切好办了。

运行GHOST，选择LOCAL、PARTITION、FROM

IMAGE，选定你备份文件的存放位置（GHOST的扩展名为GHO）。然后选定你要恢复的分区（这往往是你硬盘的第一个分区！）确定后，GHOST就开始恢复工作了，就是这么简单。只需几分钟，你的系统就恢复了。

因为GHOST备份时使用的是原有系统，所以建议你备份之前一定要保证系统的完整性、所使用的软件全都完整，清理好回收站，安装好各个设备的驱动程序，再进行备份。另外在恢复备份之前也别忘了备份你近一段时间的重要数据，因为GHOST的镜像中可不包括这些。

6、检查功能：

GHOST还具有检查功能，以检查你的镜像文件及磁盘的工作状态是否良好，这些功能应用的场合不太多，所以老安也就不多介绍了。

7、LPT传输功能：

GHOST还可以支持LPT并口的数据传输功能，可以通过并口线方便的连接笔记本电脑和台式机，进行数据的交换！因为条件所限，老安没有使用此功能方面的经验，其中的奥秘还是等你自己去探索吧！

GHOST的确够COOL的，用他来复制及备份你的数据，我想一定会得心应手的！什么？你没有这个软件，那就到我的秘密基地主页去下载吧

文章出处 http://hi.baidu.com/minlzhao/blog/item/f1cffc36f334bde91b4cff53.html

看你自己公粗行司的质量手册，把手册里的各种文件名字，生产中的指导文件，设备的 *** 作规范等等文件做成一个记录表格就是文件清单了。文件清单分哗凳拦外来文件清单和本企业文件清单。

表格内容有序号，乱胡文件编号，文件名称，受控状态，有效日期，版本号，归档部门，文件数量，批准，备注即可。

---