通知是使用频率最高的一种公文。通知的结构由标题、吵派主送机关、正文、落款等亩渗部分构成。
(一)标题。主要有三种形式:(1)发文机关名称+事由+文种,如《日照大学科技园工委关于召开总结表彰大会的通知》。(2)事由+文种,如,《关于放暑假的通知》。(3)特殊情况下形成的通知,标题要注明性质,在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。如《关于加强园区安全稳定工作的紧急通升耐贺知》。
(二)主送机关。定格写。
(三)正文。由开头、主体和结尾三部分构成:开头,用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据;主体,简要叙述通知的事项;结尾,另起段写明通知执行要求,常用“特此通知”、“以上通知,望认真执行”、“本通知自发布之日起实行”等习惯用语。
(四)落款。写出发文机关和发文时间。如果标题中已注明发文机关,则只写发文时间即可。
放在书名号之内。对于红头文件中,印发的试行文件,试行应该用括号括住,放在书名号之内。紧跟文件名称之后,如《XXXXX制度(试行)》。
发文字号一般编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份应标全称。
文件名称依次命名步骤如下:
第一步:祥丛岩谨御找到需要编号的郑或文件,并全选中。
第二步:选中一张作为序列一,右击选择“重命名”。
第三步:输入想要编辑的名字,然后按一下键盘上的“ENTER”键。
第四步:这时候电脑会自动以编号的形式命名其他选中文件。
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