大型word文档处理技巧详解(2)

大型word文档处理技巧详解

3、Word文档超级链接知多少

许多人可能发现，在使用Word编辑文档的时候，有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的"超级链接"，或称作"超链接"，这是一种带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向Internet中的文件、文件的位置或HTML网页，或是Intranet上的HTML网页。超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet和FTP站点。由此看来，在一般情况下，Word的这种自动功能无疑给我们编辑文档带来了不少便利。但是有时候，我们可能并不需要Word的这些"热心"举动，该怎样灵活处理这些不同的情况呢?本文将与大家探讨一下使用Word时有关超级链接的技巧。本文所依据的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用户也可以参考本文讨论的方法，只是个别菜单和对话框的设置可能有少许不同。

一、关闭和开启自动超级链接

有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择"工具"*"自动更正选项"，在"键入时自动套用格式"选项卡中取消"Internet及网络路径替换为超级链接"复选框，单击"确定"按钮。

二、取消超级链接

当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在d出的快捷菜单中选择"取消超级链接"选项即可。

如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择"编辑"*"全选"(也可以使用组合键Ctrl+A)，选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的"域"，其中包括超级链接，转换为普通文本。所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本，就无法物颤自动被更新，并会因此产生错误。有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。

三、避免不完整的超级链接

有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢?

遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。

四、编辑、跟踪超级链接

如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择"编辑超链接"选项，打开"编辑超级链接"对话框。在"要显示的文字"选项的文本框中输入新的文字，单击"确定"按钮即可。

在"编辑超级链接"对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。

五、创建文档内部的超级链接

当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的森搏跳转时，可以选择以下3种方法:

(1). 拖放式编辑法

首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择"在此创建超级链接"选项即可。

(2). 拷贝、粘贴法

有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择"编辑"*"粘贴为超链接"即可。

(3). 书签法

首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择"插罩春败入"*"书签"，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击"添加"按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择"插入"*"超级链接"，在"编辑超链接"对话框中单击"书签"按钮，并在"在文档中选择位置"对话框中选择特定的书签，单击"确定"按钮即可。

4、处理大型Word文档的命令和技巧一

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序......天!想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。

本文介绍Word 2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word 97，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。

页眉和页脚

页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)，把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单"视图/页面"，此时文档就显示为打印输出的分页效果。

选择菜单"视图/页眉和页脚"，屏幕上就出现"页眉和页脚"工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击"页眉和页脚"工具条上的"在页眉和页脚之间切换"按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击"页眉和页脚"工具条上的"插入页码"按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下"Alt+F9"可以关闭域代码。

高级页号设置

在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成"--第2页--"这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。

在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为"第X页共Y页"这种形式。要实现这一点，请选择菜单"视图/页眉和页脚"，然后切换到页脚区域。接下来不要点击"插入页码"，而是选择"插入自动图文集/第X页共Y页"，"第X页共Y页"的域代码就会出现在页脚之中。

对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单"视图/页眉和页脚"，切换到页脚，选择"插入自动图文集"，然后从菜单选择"文件名"。如果你希望文件路径也一同出现，请用"文件名字和路径"代替"文件"。

如果你觉得频繁地选择"视图/页眉和页脚"菜单太麻烦，可以从Word的"页面"视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。

页眉和页脚的显示分别由"页眉"、"页脚"这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单"格式/样式"，选择你想要修改的样式，然后依次选择"更改/格式/字体"。修改字体样式，完成后点击"确定"。

对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在"页眉和页脚"工具条上点击"页面设置"按钮，选择"版式"选项卡，启用"首页不同"选项，然后点击"确定"。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击"设置页码格式"按钮。把起始页号设置成0，然后点击"确定"。这样，文档第二页的页号就变成了1。

有的CAD文件打开后，在使用、清理（PURGE命令）、核查文件以及保存文件时，程序会提示该文件包含“多重句柄”。

CAD文拍陪冲件包含多重句柄，原因是该文件通常是基于CAD平台开发的软件在编辑文件时留下的命令脚本，这些多重句柄脚本会增大文件的容量（但一般编辑者对这些隐藏的句柄又不是特别需要，这时对文件容量的清理和缩小成为编辑者最关心的事情）。这种情况下，使用常规的“PURGE”清理命令和“文件核查”命令清理后的文件，在最后袭歼保存阶段会使得CAD软件报错，造成程序死机、文件无法得到有效清理后的保存。

对于这种情况的处理方法是：

（1）在CAD命令行输入：(dictremove (namedobjdict) "ACAD_DGNLINESTYLECOMP")

        注：上述输入包含最外面的括号

（2）回车

（3）在CAD命令行输入：PURGE，执行“清理”命令，按常规的清理所有不需要且可清理的多余图元。

（4）在CAD命令行输入：AUDIT，执行“核查：命令，核查并更正检查出的错误。

（5）保存文件，此时即可有效保存文件，且文件容量会得到较大程度的清理乱拆和缩小。

当我们试图将一迹配些无用的文件删除时，却常常并不如愿所偿。无法删除的文件的原因有很多，下面我们就向大家介绍常见的解决方法。

一、文件调用

被删除的文件正在被调用，这是无法删除中碰到最多的。如果是该文件正在打开或运行，那么直接将其关闭即可。除此之外，该文件并没有在前台运行，而是被其它一些程序在后台调用，这个时候我们就可以借助Who Lock Me。安装该软件后右击该要删除的文件，选择“Who Lock Me”即可查看调用的主文件，将主文件关闭后再进行删除即可。

二、媒体文件无法删除

　轿弊　在Windows XP中，我们在删除一些AVI文件时也经常会提示无法删除，这是因为系统有一个预读缓存机制功能所产生的。对此我们可以直接将该功能取消，只要在运行中输入“Regsvr32 /U Shmedia .dll”即可。或者运行“Regedit”打开注册表，将“HKEY_LOCAL_MacHINE/SOFTWARE/Classes/CLSID/{87D62D94-71B3-4b9a- 9489-5FE6850DC73E}/InProcServer32”键值删除即可。

三、借助WinRAR

当文件无法删除时我们不防借助WinRAR来解决。选中该文件并右击，选择“添加到压缩文件”，然后在d出的压缩参数设置窗口中选中“压缩后删除源文件”姿帆指，最后再将生成的压缩包删除即可。

四、通用办法

上面介绍的只是一些具体的办法。考试大提示其实碰到文件无法删除时我们还可以试试下面的一些通用方法：

（1）注销或重启计算机，然后不进行任何 *** 作就进行文件删除；

（2）启动时选择F8进入安全模式删除；

（3）在Dos模式下使用Del命令删除；

（4）在任务管理器中结束Explorer.exe进程，再运行“cmd”在命令提示符中用del命令删除；

（5）系统文件可以采用多系统或将硬盘作为从盘接到其它电脑上删除。

当你再碰到文件无法删除时，不防试试上面的方法，一定可以让你轻松的删除。

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