word快速编辑长篇文档的方法

word快速编辑长篇文档的方法

现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑长篇文档(不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技长篇文档的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。下面是我帮大家整理的word快速编辑长篇文档的方法，欢迎阅读与收藏。

一篇长篇文档应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指长篇文档页面大小、边距、各种字升庆腊体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。

笔者认为，长篇文档“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写长篇文档之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士长篇文档的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。

1. 用好样式

编写长篇文档，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。

如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。

一般情况下，不论撰写学术长篇文档或者学位长篇文档，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给长篇文档撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，长篇文档的撰写者就可以在撰写长篇文档前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写长篇文档了。

2. 使用交叉引用设置编号

一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

3. 对齐

一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。

4. 绘图技巧

长篇文档中会用到很多图表，笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长篇文档中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这差哗里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。

5. 编辑数学公式

在长篇文档中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，吵滑很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒长篇文档撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印长篇文档的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。

6. 使用分节符

如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。

上述六点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的.排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。

7. 使用子文档

学位长篇文档至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。

建议长篇文档的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

8. 及时保存、多做备份

设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。

不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。

另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。

9. 大纲视图与文档结构图

使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。

使用文档结构图让你方便地定位章节。

上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位长篇文档撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。

拓展相关： Word文档无法编辑和复制的解决办法

有时候从网上下载的word文档，只能看，不能编辑也不能复制，看起来很不爽，那是因为文档的作者进行了加密限制对文档的任何编辑，需要输入密码解除保护，那么在不知道密码的情况下怎么解决这个问题呢?

打开一个word文档，发现很多命令都是灰的，意味着无法进行任何 *** 作，只能看。

第一种办法，点击文件，另存为，d出对话框，在保存类型中选择文本文档，点击确定，d出两个设置窗口都确定，然后桌面就会生成一个同名的txt文档。

打开txt文档，对比看看，内容都是一样，只是没有格式，没有图片，没有表格，但至少东西可以随意编辑了，如果需要保留图片格式等，那就要用到下面的绝招了。

同样另存为，d出窗口中选择网页文件，点击确定，之后也是几个设置窗口，都点确定，然后就会在桌面生成一个同名的htm文件，这时候再打开这个文件，记住不能直接双击打开，还是用word打开的话仍然不能编辑，这时候邮件打开方式里面选择浏览器

在浏览器中打开后，发现文档原汁原味的出来了，可以复制，打开一个新word文档复制粘贴到里头就可以编辑和复制了。

        办公软件的使用能力几乎在所有招聘岗位要求中作为一个不值得再提起的一项技能，但并不是所有人都能够熟练掌握这种基本技能，对于这种很容易上手的软件通常都是不愿意花费大量时间去重新系统性学习。本文就以简短的文字配图按照功能以一篇相对干净舒适的文档编写流程出发来做一次总结，足以应对日常工作的一般性文档写作工作了，而且是真的可以提高一定程度的效率。

        一份文档的制作流程：

        一般情况下文档需要至少包含有以下几个基本要素：封面（标题、撰稿人、日期）、文档声明页（有编写记录、声明、前言等）、目录页、内容页（标题、正文、图片、表格、页眉页脚）。总结了几个常见的问题如下：

1. 目录完全靠手工一条条打上去，不仅效率低而且不能做到及时更新；

2. 页码调整不合理，对于不该出现页码的封面有了页码，内容页从第二页开始；

3. 标题要么没编号，要么编号靠手敲（很常见）；

4. 正文格式不统一，时常遇见字体、大小、颜色不一致情况；

5. 图片、表格不带标题，或者标题没有对应编号；

6. 双面打印时目录打印到偶数页上。

本文将以 Microsoft Office Word 软件来对我们编写电子文档过程中的一些方法和功能进行介绍：

系统版本：Mac OS High Sierra 10.13.4

Word版本：Microsoft Word For Mac 16.13.1（180523）——版本较新，其实Office 2016版基本相同

        样式可以理解为是一种针对文档内容的模板，目的是为了使我们编写文档时可以快速让内容格式保持一致性。在Word中对文本样式的修改可以从样式栏中点击样式进行修改，也可以使用格式刷工具进行样式的变更。

        Word默认会自带一部分样式，一般情况下我们用到的基本只有正文和标题，可以看到默认有“标题1”、“标题2”和“标题”、“副标题”，在2016版本中如果文档已经有了包含“标题2”的内容时会自动出现“标题3”并且会依次自动展开“标题4”、“标题5”，所以，不用考虑默认只有两级标题不够用的情况。

接下来将通过修改系统内置样式的方式创建一套属于自己的样式集，完成后的样式集主要是不同级别的标题和正文，在所有的标题样式中将会增加分级编号，这样我们在后面文档写作过程中直接套用标题样式就可以实现自动编号从而达到标题的规范性。正文样式可以根据实际情况修改即可。

首先，让标题能够自动编号；在“标题1”（或者标题2、3、4等）上右键选择“修改（M）”

        d出的页面左下角选择编号

        选择“多级编号”，并点击选中第三项（选其他项也可以，个人习惯选第三项）

        点击右下角的自定义按钮，d出“自定义多级符号列表“页，点开后点击左下角的展开箭头“⬇️”

        选中级别为1，并选择“将级别链接到样式”设置为“标题1”；再选择级别2，设置“将级别链接到样式”设置为“标题2”，依次选择并设置其他级别，根据需要设置几个满足需要的标题即可，一般设置到5级标题就够用，不嫌麻烦的可以继续设置到9。

        设置完编号基本就可以使用样式快速设置各级标题且自动生成编号。我个人比较习惯于给每级标题设置快捷键（用Ctrl + 数字 对应每级标题）以快速在文档中修改标题。同时，还会选中添加到模板和自动更新选项，这样后续创建的Word则自动应用已经建好的样式，不需要重复 *** 作。（如果发现下次创建新的文档时所有之前的配置被清除了或者需要恢复到Word最初的样式配置可以去百度找一下介绍如何修改Word默认模板的文章，一般是替换Normal.dot文件。）完成以上动作就能看到内置样式变成下图所示的样子：

        对于正文的样式可以看情况配置，具体 *** 作也就可以根据情况来自行设定了，例如基于现有正文创建一个自带缩进的段落样式。

        任何一本书或者内容超过一定页数的文档都应该要有目录，以便读者能够了解文档的整体大纲。目录是与标题进行对应的，正常的文档编写时不可能都是一蹴而就，都会经过不断的修订从而达到最终的交稿状态。在编辑文档的过程中任何一次对标题对变更和页面数量的增加都可能需要对目录进行再次的更新，如果手动敲出来的目录这么来回改会使人崩溃。接下来的内容是帮助实现文档目录一键更新的目标。

        在插入目录之前，需要在封面页面后面增加一个空白页面（这样做会对页面进行分节），不建议手动回车敲出空白页，采用插入空白页的方式可以保证目录永远在一个新页面的最顶端（后面提到的一级目录也可以如此）。

        将光标移动到空白页的最上方，在Word 菜单栏“引用”菜单下选择“目录”，选择一个喜欢的目录即可。

        设置完目录页之后，建议在目录最后插入一个新的空白页用于编写正文内容。

        在正文编写过程中，时常避免不了插入图片和表格，为了规范起见，分别对图片和表格配置带自动编号的标题，一般图片标题在图片下方设置居中，表格标题在表格上方靠左。例如，给当前三级标题下的图片增加题注，在图片中右键选择“插入题注”选项。

系统默认的题注标签有“Equation”、“Figure”、“Table”，可以新建“图”、“表”两个中文标签。选择“格式”后在d出的题注编号窗口中勾选“包含章节号”，并将“章节起始样式”设置为“标题3”后在题注中输入图片对应题注文本确认后即可完成设置。

最终将题注和图片设置为居中对齐即可。

当目录编号发生变化时，需要执行“更新域” *** 作。如果整篇文档结构都发生变化，可以先全选整篇文档，在任意图片编号上右键“更新域”即可完成整篇文档图片编号更新。

表格的题注插入方式同图片相同，此处不做赘述。

注意：在给图片和表格插入编号时，注意所选的标题级别是离当前图片/表格最近的级别，否则编号可能会自动匹配前面的标题号，如果在图片/表格最近的标题中增加或减少了一级标题，一定要对应修改每个图片/表格对应的题注级别后全选文档执行“更新域” *** 作。

通过以上三个部分的功能说明已经基本能够应对大部分场景下的应用，可以再增加页码（注意勾选首页不同，如果有分节的化要保证每个分节的编码统一使用一套，页码起始数字如果不对的化可以修改起始值）。

打印装订不是所有文档有这个需求，打印时一般需要注意以下几项：

1. 封面进行单独打印成封皮；

2. 双面打印时，目录、扉页、内容部分这些建议分开打印，因为有些时候可能会把目录开始页打印到了背面；

3. 如果不需要打印店帮忙调整格式，建议先自行打印为PDF格式再送打印店，如果文档有一定的涉密性可以先使用 Acrobat 软件加密后再送打印店。

---