电脑文件多了，如何管理？

经常用电脑办公的小伙伴们常常遇到文件堆积过多，桌面杂乱，影响查找文件速度和办公心情。因此掌握电脑桌面整理和文件分类管理是很有必要的；为了自己使用电脑的方便，下面以 Windows *** 作系统的电脑桌面整理给大家介绍几种整理方法，挑选几种用起来吧，希望可以帮助大家提升拆源工作效率。

在 Windows 系统中，我们经常堆积文件比较混乱的区域分别有以下位置：桌面区域（Desktop）、我的文档（My Documents）、系统的用户相关文件夹（X:Documents and SettingsXXX）、个人的下载目录(X:Downloads)。先从桌面开始整理会比较方便，不要把所有文件堆积在桌面，久而久之虽然是一目了然，但是寻找起来也很浪费时间。学会把这些区域使用的文件化繁为简，做使用功能和时间段的分类，比如在我的文档里把时间段分年、分月、分项目；把个人下载目录定时清理，转移大的文件到D盘和E盘，不占据C盘的储存空间。利用软件桌面管理助手对桌面进行排版分布管理，让桌面布局清晰起来。

如果你的电脑使用很久，下载的文件和软件很多缓存，影响电脑使用速度也占用了新文件的空间；这个时候可以选择清理一些老旧不需要的文件库，给电脑减负。浏览所有的文件夹，把对自己的没用的资料移除或者永久删掉，卸载长期不使用的软件。

为了方便自己给重要文件备份和做信息查找。建议把常用文件整合到一个大的文件夹类，分好目录，做相同资源归类到子目录类，最后汇总在一起避免遗失，也方便后期核对查找。

针对文件类型和项目分类做一些自己能看懂的大文件夹命名，这样可以把相同项目或者类别的资料放进去，方便自己的查阅。比如在磁盘里创建自己的个人爱好、工作相关、学习成长等文件夹，分别放相关的信息文件，或者是根据时间、地点、活动项目等做文件分类。所有分类目的猛消是为了让自己使用和查找得更方便。

如果大文件分类后，同一属性下还是存在小文件数量过多，这个时候建一些子目录可以帮助做第二层次的管理，对下一级别进行细分，但是不需要特别复杂命名或者做归类，避免自己遗忘类目含义导致查找更困难。

如果可以把文件用有序的数字或者有规律的文字来命名可以让分类工作更简单；比如属于同一天拍摄的图片，按照图1、图2、图3来命名，或者根据拍摄对像来归类，让自己的时间高效利用。

为了让电脑桌面和开始菜单看起来整洁清爽，有必要通过删减不常用软件快捷方式和隐藏快捷方式来做桌面整理；并且使用“快速启动”功能会影响打开文件的效率，这边只需要保留最常用的几个，把多余的快捷方式隐藏在桌面的某个专门放快捷方式的文件夹内，这样既美观又省事请。

在桌面上不需要陈列所有的文件或者图片，只需要把信息存储在它们对应的。文件夹类，确保你可以准确找到它们，用电子文件的分类可以实现这一点。

和纸质文件一样，电子文件是保存有价值的文件，利用计算机输出界面的逻辑排列上讲文件有规律组合排列，比传统的文件排列方式更加便捷。

Windows XP的文件管理功能是可以通过分层次地设置文件夹，科学分类电子文件排列到电脑存储器内。

该工具使用方式如下：

1、双击桌面上【我的电脑】或鼠标右击【开始】按钮选择【资源管理器】，便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器，如：“H盘”。在选择存储器时，要预先估计本单位电子文件的递增速度，让该存储器的容量能够满足电子文件递增的需要。同时，存储电子文件的文件夹不能选“C盘”，因为“C盘”容易受到病毒的攻击。

2、单击左上角【文件】按钮，再将鼠标移至【新建】 【文件夹】后单击。然后输入文件夹名，如【文书档案库】。这样建立的【文书档案库】文件夹就专门用于存放文书类电子文件。

3、根据本单位档案分类体系，反复采用上述第2种方法，就能按电子文件的分类层次设置文件夹。

4、类别设置好后，把电子文件按类别存放入它们对应的文件夹中。

5、一般文件夹或文件中的文件是按照名称[N]、类型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式进行排列的。枝御知另外也可以按照名称排列，通过初始汉字的汉语拼音字母顺序排列。

6、一般通过调整文件夹而调整分类。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

这里给大家推荐一个整理软件神器： SpaceSniffer。 它的使用方法比较简单，功能直击分类软件的痛点，但是它本身大小不足1M，十分小巧。

作为一款用来“解决空间”的绿色软件，它可以直接下载点击运行。在运行后的窗口中选择自己需要进行分析的盘符，这个时候选择点击某个盘符，或按住「ctrl」同时点选多个盘符，也可以点击「Path：」选择指定文件夹。

点击「Start」后 SpaceSniffer 会以极快的速度检索磁盘，可以进行检索扫描，扫描完毕后会展现出电脑里各个文件夹的空间占用情况；此时可能d出日志报告窗口，原因在于某些文件夹无访问权限。更方便得看到是哪些文件夹占用了过大的磁盘空间，可以查看是什么文件里的大文件占据了过大的内存。当然你也可以利用强大便捷的「Filter」过滤器设定筛选条件，比如设定「>50mb」SpaceSniffer 会过滤掉<=50 MB 的文件夹；设定「<3months」可以找出 3 个月内的文件夹等；更多筛选规则可通过「help」 「filtering help」查看。最后利用SpaceSniffer 便捷的右键菜单，右击某个文件夹进行包括直接删除在内的常用 *** 作。直接把不需要的文件删除掉，而且不经过回收站了。需要注意的是SpaceSniffer兼容 Windows 2000 以上平台（包括 XP）的免费空间，所以不要删除特别重要的视频了。

或者你也可以穿着另一款免费开源只有 5M 的工具 DropIt 来处理自己的文件整理。很多杂乱到头大的文件、文件夹全部选中并拖拽到安装这个工具后出现的浮窗上——它们都会自动变得井井有条。所有 Word 文档归类到了【文档】文件夹，并且脚本、方案、文章会按照文件名再自动分类；所有的视频会被归类到【视频】文件夹，其中带唱词字幕的和不带唱词字幕的将会自动进入不同的子文件夹；这是刚才的所有 PDF，这是所有的音乐。

包括你想播放这个文件夹的所有音乐，滑动鼠标滑轮切换到音乐图标，把音乐拖拽过去即可。切换到清单图标，把 Topbook 做过的所有视频全部拖拽进去，一秒生成清单，不用一个个复制、也不用批处理命令，而且，还能在清单中更好地回看、查阅。

这就是 神器DropIt，一款小巧便捷提供办公幸福感的整理工具。

信息化时代，企业在每一天的高速运转中产生出大量文件，这是企业的信息化资产。但随着这些资产数量的增加，处于一个分散的状态而难于系统的管理运用起来，这样长期运转下来就会造成企业信息资产的丢失，数据信息的泄露，这给企业带来的损失是难以估量的。企业要避免这些潜藏的信息安全隐患可以借助市面上风头正盛的文档管理系统来解决这一难题。

文档管理系统是信息化 社会 衍生出来的产物，它应运而生，专门就为了帮助企业对于信息化资产的管理，为企业内部搭建一个知识体系平台，管理企业内部各类型的文件。

下面就给大家简单介绍一下市面上较为普遍易度文档管理系统对于企业文档管理是如何进行的。

我现在任职的岗位涉及技术类型和销售类型的工作，虽然你我公司性质和业务范围可能不一样，但是面临的问题都一样，每天不同项目或不同客户产生文件众多，如何进行区分，如何有效管理是一个比较棘手的问题，必须引起足够的重视，有条件的公司会购买使用专业的管理软件，但是对于多数中小型的企业来说都是人工自行管理，简单经济。下面就说一说我的一些具体做法。

一、分类制度

建立完善的分类制度。文件虽然众多，但是文件的性质却是有限的，根据性质进行分类。分类具有层级关系，先进行大方向的分类，再向下逐步的细分。

1、大方向分类

这个很容易理解，是销售文件、技术文件还是合同文件等，文件夹命名具有统一的格式。

2、细节分类

例如技术文件，我们一般都是按项目进行分类，每个项目命名一个文件夹，所有文件夹都是以日期开头，在电脑上按名称排列，以详细信息进行查看，这样就比较符合我们日常以时间节点去查看项目的习惯。文件更需要以时间开头命名，正式版本或外发版本在名称后面加括号备注。

二、规范备案

无论每天产生多少文件都按要求做好记录备案，有时候往往会因为备案不及时，搞不清文件的先后顺序或者是不知道某一文件的应用项目或者客户，所以要避免这种情况的发生。

三、汇总建表

单单靠上述做法是不够的，有时需要进行建表汇总分析，尤其是涉及的一些外发文件，备案是一方面，还需要登记记录，记录内容包括:收件人信息如姓名邮箱电话等、发件日期、发件内容等，通过表格统一记录筛选，方便查询。为项目建立各种档案，了解项目在进行过程中各个重要细节，这样无论事情过了多久，你都会通过电脑记录的内容知道中间过程的具体情况，更知道某个文件的用途、版本以及日期等。

文件管理是一个比较复杂的工程，不同公司不同岗位不同人员适合的文件管理的方式方法也不尽相同，关键在于找到适合自己的管理方式。我是星球CEO，希望对你有所帮助，同时也希望有不同见解的网友评论指教。再次感谢！

广告公司确实文件比较多，单是修改过的图片海报就数不胜数，占着硬盘的空间还不能删除，关键就是想找的图找不到，不想再看到的天天出现在你的面前，让人头疼。

我总结了以下几点，希望你从里面能得到一点帮助

1，在硬盘里完美分区

图片，文案，ppt等都汇总以下，或者一个公司一个文件夹的放置，每一个公司里面再细分几个文件夹，分别放图片，文案等等，我觉得这样是比较直观的，比较容易找到。

2，设置好图片或文案的名称

很多时候我们设计出来的图片海报都会修改，还有些时候改来改去客户又会说还是原来的好。所以我们要给每一个文件起一个好记又容易找到的名称。这里我举一个小例子：某某公司让我做了一个海报设计，设计完成后我给图片命名为 某某公司海报原稿 ，交给客户看后不满意，改这里，改这里，改这里，听完客户意见后继续修改，第一次修改后命名为 某某公司海报001 第二次是 某某公司海报002 等客户满意后命名为 某某公司海报定稿 。就这样，分层次的命名文件，当客户再不满意的时候会容易找到点。

2，补充一点

很多时候海报设计师每个月或每个季度就会重新设计一番，频繁的也有一周一次，那么，就某某公司的海报设计命名方式还是不能分别出来是什么时候设计的，当然也可以看属性的日期，但是太麻烦了 干脆在命名的时候直接添加好日期吧 某某公司海报180306001 名称的意思是18年3月6日第001号设计。

3，老文件太多，硬盘吃不消了。

做设计的电脑永远是嫌弃硬盘小的，素材，修改稿，图册，海报，等等太多了 又都是高清大文件，很占空间，我们可以把一些老文件或者很久用不到的文件上传到云盘里，公司可以共用账号，也方便同事们下载。

以上内容为个人意见，希望能帮助你，能够得到你的一个赞！？

简单的我说几种办法，

window系统文件的更改，保存，都有时间的提示，可以对比找到你最新的修改文件，

还有个笨办法，在每天办公的文档建立一个日期的文件夹比如说这样的

这样也不怕旧文档的丢失，也可以对比修改，

还有就是介绍个软件可以对比去重 这个软件功能很强大！

文件管理要从档案管理的思维出发，进行分门别类的管理。可以借助企业的互联网办公软件或简单的电子类目录进行索引管理。

如果不清楚的话，可以到所在地图书馆看看，实地考察看看图书馆如果进行图书的归类、分类及查阅。

多思考，多借鉴，按编号，按内容，按部门，按时间，按层级……建立索引并进行管理。

可以搭建云盒子私有云企业网盘，推荐的原因有以下三点：

d性扩容

现代企业的文件数据都是非常庞大的，因此d性的存储空间非常重要。云盒子私有云企业网盘支持d性扩展，硬盘即插即用。

安全存储

云盒子支持定时备份、加密存储、预览水印、外链期限、云链加密、敏感词过滤、我二维码登录、文件权限设置等多达22项安全功能机制。保护企业文件的安全，防止数据丢失。

高效协作

你可以从云盒子随时随地获取文件，跟同事沟通，发起文件流程、提醒同事查看、发邮件……云盒子并非简单的文件管理，而是在文件管理的基础上帮助大家更轻松展开协作，提高工作效率。

现在的企业大多都是无纸化办公，纸质版的文件资料不仅难保存，处理起来也是非常琐碎。企业采用电子版的文件后，不仅能够提高工作效率，还很环保。

当天电子文档积累多了之后也需要一款合适的文件管理文件来打理，实现企业高效办公。

意畅网盘就是一款专业的企业文件办公软件，首先网盘能够大量存储企业文件并自动备份，不用担心存储空间和文件遗失的问题。

其次网盘的高级搜索功能能够在海量文件中快速找到目标文件，分享文件给其他人时只需要发送一条链接即可。

最后意畅网盘系统对外开放标准API接口，企业已有业务系统可进行集成，让企业文件管理和业务往来更加互通。

如今企业在实施文件管理的时候，往往把文件管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文件管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。

文件是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文件资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文件会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

所以，会博通 可以为客户提供将企业的各类型文件（文档、音视频等）均存放到管理平台中实现有序化管理，避免出现管理分散和人员流失导致的文件的流失。同时，我们也为企业提供三大管理体系：流程、权限和借还管理体系，实现企业文件的规范化应用，解决利用不便、去向不明、被恶意扩散等尴尬情况。一般的管理软件主要解决的是过程的管理，而会博通 是对已经转化为成果的文件进行管理，不仅包括形成的过程管理，也包括后续传播、变更、借还等的管理。

文件管理现在越来越受企业的重视，文件管理的本质是为了更妥善的存放文件，帮助节省后续查找的时间。想把文件集中储存管理，那么可以试一下这一款企业协同办公软件-无忧·企业在线文档。

无忧·企业在线文档是一款支持 开源 （提供100%源代码）、私有化 部署 （并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持 二次开发 的企业级在线文档。功能齐全（表格、文档、脑图、流程图等等）， *** 作便捷，简单易上手，无需培训。基本能够满足大家全场景的高效办公使用需求。

产品功能介绍：

开源：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

登录界面，干净利落，没有任何广告（支持多模式用户登录，微信登录、账号密码登录、也可添加其他登录方式）

地址：http://knowledge.bctools.cn/

在线编辑，协同办公 ：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公在相同成本的情况下，大大的提高工作效率

便捷 *** 作：像书架一样的 知识库 的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。

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完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理

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私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。

代码开源，目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，100%源码开放。

扩展性强，底层采用spring cloud 的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。

支持多种模式：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制

无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：

除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源 “项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。

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