1、按类别。对于不同模块的资料，建立不同的文件夹，存放相应的资料。散做这个是最为普遍的做法，我想说的在命名上的小技巧：【加序号】！根据重要程度、使用频率等情况，将常用的文件夹靠前一些，，加上序号的看起来会很有条理性。
2、按时拆闹间。比如年份、月度、周次等，适用于一些常规、按固定时间发生的工作资料整理，如考勤、周报等等。
3、按名称+时间。加上时间的好处是便于区分，另外以后找资料看起来一目了然，如果我命名为“新员工培训1、新员工培训2……”，日后需要找5月18日的资料，想想就知道多不方便了。
4、按发展逻辑顺序，举办一次培训活动，总体而言有3个阶段：培训前、中、后三个阶段的准备工作，我们以此逻辑顺序为根据整理资料也是很清楚的。
5、按姓名+文件名称（+时间）。有的资料是按个人来区分的，这里我的建议是将人名提前！！有的人习惯是“文件名称+姓名”，这样做是不提倡的。因为我们肯定是将一个类型的文件放在一起，区别仅仅在于人，将人名放前面更方便区分，另外，如果文件名称过长呢，不能完全显示，人名在后区分就更加不便。根据需要，还可以加上时间。
6、按文件名称+编号。有些文档存在多次修改校对的情况，在后面加上编号以示区分
1. 关于公文写作：编号规则公文写作在正文中数字序号使用的级别顺序为：“一”“二”“三”——“ 一”“二”“三”——“1” “2”“ 3”——“ ⑴”“⑵”“⑶”——“①”“②”“③”。
带括号的序号和带圆圈的数字序号，后面不再加顿号、逗号之类； 如：⑴ 而不是 ⑴、特别要注意的是：“ 一 ⑴ ”输入的正确方法是“插入”—“特殊符号”—“数字符号”，而不能用键盘输入括号然后加汉字或数字。
一般的标点符号要在中文输入法下输入。只有平时注意数字序号的使用规范，才能使文章层次清楚有理。
扩展资料
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。
发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印，发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。
公文编号一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“握贺困〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5号”是发文顺序号。
几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
2. 正式书面排版的分级目录序号排列,Y:0,K:100
1） 排版用字的基本原则
出版物的基本用字根据以下3方面因素选择。
●开本幅面大小——用字大小与出版物幅面成正比。
●排版内容——重要的内容用字大一些。
●篇幅长短——用字大小与篇幅长短成反比。
2） 正文的字体与字号
我国目前印刷出版业中正文字体字号的常见用法，如表4.1.4所示。
表4.1.4 正文字体字号的常见用法
名称 正文字体 正文字号拍拦
图书 书宋（宋体） 五号（10.5p）、小五号（9p）
工具书 书宋（宋体） 小五号（9p）、六号（7.87p）
报纸 报宋 小五号（9p）、六号（7.87p）
公文 仿宋 三号（15.75p）、四号（13.75p）
期刊杂志 书宋、细等体 五号（10.5p）、小五号（9p）、六号（7.87p）
3） 标题排版中常用的字号与字体
版面标题字大小选择的主要依据是标题的级别层次、版面开本的大小、文章篇幅长短和出版物的类型及风格四个方面。
⑴图书标题的字体与字号
图书标题字大小主要根据标题级别来选择，常见的大字标题选择范围有
16开版面的大字标题可选用小初号（36p）、一号（27.5p）和二号字（211p）
32开版面的大字标题可选用二号字（段念21p）和三号字（15.8p）
64开版面的大字标题可选用三号字（15.8p）和四号字（14p）。
图书排版中，标题往往要分级处理，因此标题字一般要根据级别的划分来选择字号大小和字体变化。一级标题选用字号最大，而后依次递减排列，由大到小。
图书标题的字体一般不追求太多变化，多是采用黑体、标题宋体、仿宋体和楷体等基本字体，不同级数用不同字体。
⑵期刊杂志标题的字体与字号
期刊杂志非常重视标题的处理，把标题排版作为版面修饰的主要手段。标题的字体变化更为讲究，用于期刊杂志排版系统一般要配十几到几十种字体，才能满足标题用字的需要。
期刊杂志的标题无分级要求，字形普遍要比图书标题大，字体的选择多样，字形的变化修饰更为丰富。期刊杂志标题的排法要能够体现出版物特色，与文章内容栏目等内容风格相符。
⑶报纸标题的字体与字号
报纸标题的用字非常讲究，标题字大小要根据文章内容、版面位置、篇幅长短进行安排，字体上尽量追求多样化。编排报纸在考察选购字处理系统时，非常注重字体的品种数量，字体要配齐全，否则不能满足编排报纸的需要。
公文的标题用字主要有两部分，一是文头字，二是正文标题字。文头就是文件的名称，多用较大的标题字，如标宋体、大黑体、隶书、美黑体或者专门的手写体字；正文大标题多采用二号标题宋体或黑体，小标题采用三号黑体或标题宋体。公文用字比较严谨，字体变化不多，但需要注意的是，公文中的标题字不要用一般宋体，而应当使用标题宋体，如小标宋体，否则排出的版面不美观，标题不突出，显得“题压不住文”。
4） 正文排版中的行距
文字的行与行之间必须留出一定的间隔才方便阅读，这种行与行之间的空白间隔就叫“行距”。版面正文之间的行距应当选择适当。行距过大显得版面稀疏，行距过小则阅读困难。行距一般是根据正文字号来选定，可以得出如下的经验数据。
公文行距--正文字的23—1
图书行距--正文字的12—23
工具书、辞书行距--正文字的14—12
报纸行距--正文字的14—13
一般排版的行距参数都在此范围之内选择。
3. 正式书面排版的分级目录序号排列,Y:0,K:100
1） 排版用字的基本原则
出版物的基本用字根据以下3方面因素选择。
●开本幅面大小——用字大小与出版物幅面成正比。
●排版内容——重要的内容用字大一些。
●篇幅长短——用字大小与篇幅长短成反比。
2） 正文的字体与字号
我国目前印刷出版业中正文字体字号的常见用法，如表4.1.4所示。
表4.1.4 正文字体字号的常见用法
名称 正文字体 正文字号
图书 书宋（宋体） 五号（10.5p）、小五号（9p）
工具书 书宋（宋体） 小五号（9p）、六号（7.87p）
报纸 报宋 小五号（9p）、六号（7.87p）
公文 仿宋 三号（15.75p）、四号（13.75p）
期刊杂志 书宋、细等体 五号（10.5p）、小五号（9p）、六号（7.87p）
3） 标题排版中常用的字号与字体
版面标题字大小选择的主要依据是标题的级别层次、版面开本的大小、文章篇幅长短和出版物的类型及风格四个方面。
⑴图书标题的字体与字号
图书标题字大小主要根据标题级别来选择，常见的大字标题选择范围有
16开版面的大字标题可选用小初号（36p）、一号（27.5p）和二号字（211p）
32开版面的大字标题可选用二号字（21p）和三号字（15.8p）
64开版面的大字标题可选用三号字（15.8p）和四号字（14p）。
图书排版中，标题往往要分级处理，因此标题字一般要根据级别的划分来选择字号大小和字体变化。一级标题选用字号最大，而后依次递减排列，由大到小。
图书标题的字体一般不追求太多变化，多是采用黑体、标题宋体、仿宋体和楷体等基本字体，不同级数用不同字体。
⑵期刊杂志标题的字体与字号
期刊杂志非常重视标题的处理，把标题排版作为版面修饰的主要手段。标题的字体变化更为讲究，用于期刊杂志排版系统一般要配十几到几十种字体，才能满足标题用字的需要。
期刊杂志的标题无分级要求，字形普遍要比图书标题大，字体的选择多样，字形的变化修饰更为丰富。期刊杂志标题的排法要能够体现出版物特色，与文章内容栏目等内容风格相符。
⑶报纸标题的字体与字号
报纸标题的用字非常讲究，标题字大小要根据文章内容、版面位置、篇幅长短进行安排，字体上尽量追求多样化。编排报纸在考察选购字处理系统时，非常注重字体的品种数量，字体要配齐全，否则不能满足编排报纸的需要。
公文的标题用字主要有两部分，一是文头字，二是正文标题字。文头就是文件的名称，多用较大的标题字，如标宋体、大黑体、隶书、美黑体或者专门的手写体字；正文大标题多采用二号标题宋体或黑体，小标题采用三号黑体或标题宋体。公文用字比较严谨，字体变化不多，但需要注意的是，公文中的标题字不要用一般宋体，而应当使用标题宋体，如小标宋体，否则排出的版面不美观，标题不突出，显得“题压不住文”。
4） 正文排版中的行距
文字的行与行之间必须留出一定的间隔才方便阅读，这种行与行之间的空白间隔就叫“行距”。版面正文之间的行距应当选择适当。行距过大显得版面稀疏，行距过小则阅读困难。行距一般是根据正文字号来选定，可以得出如下的经验数据。
公文行距--正文字的23—1
图书行距--正文字的12—23
工具书、辞书行距--正文字的14—12
报纸行距--正文字的14—13
一般排版的行距参数都在此范围之内选择。
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