文件编码怎么编

1、企业文件编号，第一个编码可以取自公司logo代码，比如百度，编码的第一位可以用"B"或“D”，本次采用“D”作为文件编码的第一个编码。

2、第二个编码，可以用代表公司文件的编码，根据想代表的意义不同，根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准，也可以用“WJ”表达公司文件的意思，本次采用"WJ"，至此文件编码已经编至：DWJ。

3、第三个编码，可以代表文件发放部门，比如办公司发放的文件可以用“O”，销售部门发放的文件可以毕粗用"S"等，第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“/”，假定为销售部门文件，至此文件编码已经编至：DWJ/S。

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4、第四个编码，可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A，程序文件等二级文件用B， *** 作、标准类等三级文件用C等，第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“-”，本次以三级文件举例，采用编号C，至此文件编码已经编至：DWJ/S-C。

5、第五个编码，可以细分文件种类，如安全类文件用A，标准类文件用B，公共制度文件用C等，本次以完全类文件举例，至此文件编码已经编至：DWJ/S-CA。

6、第六个文件可以作为文件发放的流水号，流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定，建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件，编制的第一份文件为例，则其流水号为“001”，至此文件编码已经编制完成，这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。

7、特别说明，文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。

拓展资料：

公司文件管理制度标准版（一）

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的

实际状况，特制订本制度。

第二条

文件管理资料主要包括∶上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

企业程序文件

企业程序文件和企业质量标准，共同构成企业质量手册的支持文件。企业程序文件，规定一项活动的目的和范围，应该做什么事，谁来做，如何做，如何控制和记录，在什么时间、地点，以及采用什么材料、设备和文件等。

说明一点，企业有很多“程序”，但是不一定都是“程序文件”来体现。有些程序包含在企业的管理标准或规章制度里边。如果针对企业某项活动所规定的方法制订成文件，就叫“程序文件”。

程序文件通常包括管理性程序文件和技术性程序文件。管理性程序文件包括有关管理制度、管理标准和工作标准；技术性程序文件包括工艺规程、检验规程、作业指雀御导书等。

企业程序文件编写的基本要求：准确、完整、简明、统一、协调、先进、可行。

程序文件的内容及项目格式大致如下：

标题

1 目的

2 范围

3 职责

4 定义

5 程序（内容）

5.1...

5.2...

6 相关文件

7 表单

8 附件（流程图等）

审批

例（管理性质的程序文件）：

XX公司离职结算 *** 作程序

目的:

1、简化离职 *** 作，减少无效劳动；

2、适应管理流程化原则。

范围：本公司员工。

责任：

离职人员：本人去行政部、财务部按本程序办理离职结算，不应提出超出程序范围的要求；

行政部：顷数岩办理各项离职手续，提供离职人员薪酬、各项费用及其他必需信息；

副总经理：批准离职文件；

财务部：审核相关数据，办理结算手续。

为了固定技术文件材料的整理顺序。根据查询技术文件编号岩模差相关资料得知，技术文件编号的必要性码缓和重要意义是为了固定技术文件材料的整理顺序。编号的目的是为了固定技术文件材料(或技术档案)的整理顺序，以便组卷粗皮装订(或装袋)、上架排列、查找借阅、统计保管等。

在工作中，总会遇到各种各样的图样和文件编号问题，设计定型阶段产生的文件怎么编号？生产阶段产生的文件阶段号是多少……？每次都焦头烂额，这周抽出时间，梳理一下关于船舶产品图样和技术文件编号事宜。

目前，船舶行业产品图样和技术文件编号的主要标准有两项，CB/T13-2007《船舶产品通用图样和技术文件编号》和CB/T14-2011是《船舶产品专用图样和技术文件编号》，两份标准分别规定了“通用”和“专用”图样和技术文件编号的要求。① 当产品无明确装备对象，且技术状态完全一致时，采用通用图样和文件编号格式，② 当产品有明确装备对象，且装备对象技术状态一致时，采用专用图样和文件编号格式。

一、通用图样和文件编号

1）图样编号

分类号：CB/T13标准表4中有明确规定，从第7页到第30页，规定了各类通用产品的分类号，可能是三位数（如：213表示舵装置）或四位数（如：9464表示浮阀），因为是通用产品，所以分类号都指代具体产品，而与舰船型号没有关系。

设计单位代号：主管部门授予（如：JN表示江南厂），仅用于设计单位内部的图样和技术文件，可改为内部“设计部门代号”（如：Q48表瞎锋示704所8室），由设计单位自定。

设计代号包括设计顺序号和设计阶段号，设计顺序号为各单位设计该产品的顺序号，以自然顺序表示（如：45表示单位设计的第45件该产品）；设计阶段号表示设计阶段（如：F表示方案设计，J表示技术设计，施工设计阶段不加注代号）。 

图样代号按隶属编号，也可采用按顺序编号（如00表示总图）；因零、部件图样按隶属编号方法编制，总图或总装配图为第一代，其零、部件的图样编号不宜超过五代。

种类代号以图样种类名称的汉语拼音缩写字母表示（如：AZ表示安装图、BZ表示布置图），在CB/T13标准的表2中有明确规定。

示例：425 Q48 -12F – 2-0JX编号的内涵是：、704所8室在方案阶段编制的第12件海水淡化装置的第二号部件接线图。

这里把总体思路梳理清楚，其中CB/T13标准中还规定了一页图样的产品、多方案设计的图样、再版图样等等规定，说的都比较清楚，不再赘述。

2）文件编号

技术文件的编号原则与图样一致，只是把图样编号中的“种类代号”改为“技术文件尾注代号”（如JG表示技术规格书、WM表示文件目录）；CB/T13也规定了同一图号有几项同名技术文件、修改再版技术文件的说明，请参照标准，不再赘述。

二、专用图样和文件编号

1）图样编号

设计单位代号：和通用产品涵义相同，不再赘述；

船舶分类号：CB/T14标准表1中有明确规定，其中：1为战斗舰艇，2为辅助舰船，3为海洋开发用船，4为客船/客货船/货船/游艇，5为油船/液货船/化学品船，6为拖船/港作船/渡船/推船，7为驳船/舟桥，8为渔类船/农用船、9为特种船舶，0为其他船舶。

船舶序号：该类船舶的设计顺序号，由设计单位自行编写（如：08可表示设计的第8条该型船）。

图样及技术文件分类号：CB/T14标准表3中有明确规定，从第4页到第31页，规定了船舶各组成部分在各个磨纯晌阶段的分类号，因为此处比较复杂，做一个列表进行简单说明。需要说明的是，040为建造综合性工艺文件，个人理解属于施工设计阶段，而100-800的详细设计既包括技术指标方面的详细设计，也包括工艺方面的详细设计，应属于详细（工艺）设裤隐计阶段（我们常说的生产阶段产生的文件，都属于这个阶段的内容）。

图样序号：与通用产品的“图样代号”相同，不再赘述。

2）文件编号

技术文件的编号原则与图样一致，只是把图样编号的最后加上“尾注代号”（如JG表示技术规格书、ZJ表示总结），CB/T14标准还规定了部分编号的加注方法和规则，具体包括：① 多方案涉及的产品，可在船舶序号后加注F1、F2、F3…….以表示方案顺序，如：SC406F3-000-001表示第三设计方案。② 对已有产品改型设计或后续船有较大更改时的图样和技术文件的编号，仍使用原始代号，但在船舶序号后加注I、II、III、……以示区别，如：SC406II-521-001表示SC406产品II型图样。③ 产品改装设计的图样和技术文件的编号，仍使用原代号，但在船舶序号后加注G1、G2、G3、……以示区别，如SC406G2-521-001表示SC406产品第二次改装设计。④ 产品定型图样和技术文件的编号，除按规定外，可在船舶序号后加注字母【D】表示，如SC406【D】-521-001表示SC406产品定型图样。⑤ 图样有较大修改，再版时，可新编图号或在原图号的图样序号后面加注A、B、C、……以示区别，如SC406-521-001A表示SC406产品第1次修改的图样。

以上内容是根据CB/T13和CB/T14标准进行的初步梳理，各单位可依据自己的实际情况制定专属的文件编号要求，以上内容纯属个人理解，不对之处敬请批评指正。

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