ISO文件管理

ISO"文件管理系统"功能简介:

·文件安全控制功能强大: 文件的阅览,新增,打印,修改,作废等等一切 *** 作都可以在权限中设定,.管理员可以灵活根据文件状态 授权用户权限,无权限者难以将受控文件外泄.

·编码规则任意:

支持任意的ISO文件编号和版号编码规则,只需设定一个起始号码,系统即可自动为文件和版本编号.

·低成本

文件无纸化,可节省大量的发行成本,ISO文件管理系统使企业推动ISO文件管理,通过认证收到事半功倍之效.

·适应性强:

可自行定义和维护分类结构体系,可以自行新增或移动文件夹,同时适用於ISO9000和ISO14000,能应于各种企业类型.

·流程的自定义功能:

文件发行流程 调阅流程 控制流程都可以引用系统定义好的流程严格按定义的流程自动化运行.

·档案管理:

对归档的文件可以进行查询授权后调阅.高级查询后文件的统计,报表功能

百思特微"ISO文件管理系统"能解决什么样的问题:

1.协助企业通过ISO认证.

2.简化文件管理,无论是最新版本和作废后的旧版文件都容易管控.

3.提高文件管控安全密级,有效控制文件打印和外泄.

4.提升企业的反应能力,具备电子签核等快速发行功能.

5.整合企业其它文件,还可管控ISO受控以外的文件.

6.文件编号和版本编号的自动编号,而且支持任何编码规则.

7.文件无纸化,可以节省大量的发行成本.

8.自动发出或手动发出的消息功能,使得各类发行或变更通知更为简单有效

9.协助企业推动ISO文件管理作业,使通过ISO认证收到事半功倍之效.

百思特微"ISO文件管理系统"的功能特色:

1.具备完整的ISO文件管理功能.

2.标准Windows图形使用接口,易学易用.

3.专门针对ISO文控管理而开发设计,ISO文件的建立,生效,发行,阅览,变更,作废全程运用电子流程管理

4.可单个或批量汇入企业现有文件, ,以利快速建立企业ISO文件体系,导入本系统省时省力

5.随时了解ISO文件变更状态,新版文件的发行以及旧版的作废,系统都会自动发出通知.

6.如果有文件需要签核,亦可以通过短信功能通知审核者,审核者桌面会即刻d出通知菜单.

7.可以任意地为不同的文件类型制订不同的ISO文件编号和版号编码规则,只需设定一个起始号码,系统即可自动为文件和版本编号.

8.针对每一个文件夹,都可自定义审批流程, 而且审批流程都是可逆的.文件的生效发行,作废,销毁都在管控之中.

9.可依标准模板建立文件,使易于建立新文件并保持文件格式一致

10.可自行定义和维护文件目录结构体系,适用於各种ISO认证机构及各种企业组织.

11.文件新增及变更后,可自动d出变更通知单,立即查阅览该文件的最新版本.

14.提供多种用户访问控制权限,可以据用户来设定阅览权,打印权,审核/反审核权等十多种权 限,权限管制十分细致.

百思特微"ISO文件管理系统"的系统收益:

以往,多数企业都是利用纸张的作业方式来存储,管理,审核,发行公司重要的品质程序及说明文件等,这样会有很多的缺点,例如:

1. 难以管控ISO文件的外泄,例如泄密人员可以影印文件后带出企业.

2. 很难进行版本控制.新版发行和旧版回收繁琐复杂,工作量大,容易出错.

3. 旧版本回收后难以保留,查阅旧版文件也很困难

4.审核流程混乱无序

5.唯有以人工管理来管理

企业利用ISO文件管理系统,将大幅提升ISO文件的管理效益及降低后续维护成本.

1. 文件的版本控制能力

2. 文件的权限控制能力

有效控管打印和复制文件,防止机密文件外泄

3. 文件的检索和查阅能力

旧版文件都在文件资讯之中,文件的变迁历程一目了然

4. 文件的快速建立能力

不但可批量汇入外部文件,还可依模板建立标准格式文件,而且旧版文件也可回收,经过编辑,审核,批准之后还可成为新版文件

5. 高效力发行和回收能力

只需轻松地在计算机上签核和批准即马上发行了最新文件,回收了旧版文件

6. 低成本发行和回收能力

既减少了纸张之浪费,符合环保精神,又免除了人力之劳顿,降低了管理成本.

ISO文控管理，就是一个以经通过ISO质量认证的公司专门设立一个对公司所有重要文件(ISO)程序文件等管理工作的部门。实现合同评审、设计控制、不合格品控制、纠正预防措施等业务流程自动化，自动生成、保存质量记录、过程记录；实现合同管理、采购管理、员工培训、检验测量设备等松散过程管理，自动生成相关质量记录；依据管理者权限的不同，分别对执行者、执行组别、整个企业的工作流程进行管理；对所有在办或结案工作流程进行管理；流程管理包括流程跟踪、监控、归档、统计、催办；通过流程统计分析，管理者可执行科学、客观的决策，实现业务流程重组（BPR）、完善质量体系。

目前大型的重视质量管理的企业都上线了ISO文控管理平台，蓝凌ISO文控管理平台可实现ISO文件创建→审批→发布→更新→调阅→回收→废止→培训的全过程管理，实现ISO体系文件的信息化、流程化、安全管控，提升ISO质量体系管理工作效率及合规性，双q、博力威用的都是他们家的系统，可以去他们官网了解一下。

1、编写的人要受过相关培训；

2、参照其他公司质量体系，知道要写哪些内容；

3、把体系分类、分配相关人员编写对应的文件；

4、评审、修改；

5、发布。

虽然企业通过ISO9000认证，但运行不够好，各部门找理由不执行文件的要求，以及当采取行动改善流程困难重重。这些情况在推动企业ISO体系建立中是经常遇到的问题，其实，归根结底是一个如何有效推动ISO9000质量体系建立的问题，就我的观点来说，有以下几方面值得注意：

推动ISO9000在企业的建立，获得最高管理层的支持是最重要的先决要素。

ISO9000要求贯穿于与产品质量相关的任何过程，企业大多数的部门、活动层面都会涉及到，要建立系统、协调的质量体系文件，这是一项庞大的系统工程，推动过程与各部门的日常业务有暂时的冲突，引起各部门的抵触，这是经常发生的现象，这时，最高管理层的表态就非常重要，最高管理层倾向与你的意愿使各部门必须配合ISO9000的工作，这样一来，工作的顺利程度会大大提高。

因此，在ISO9000推动过程中，首先要善于与最高管理层的沟通，这些沟通包括使其彻底了解ISO9000，而不仅仅是一个概念。也使其了解建立ISO9000体系的工作内容、要求、工作量以及可能碰到的困难等。最高管理层如果决意要推行ISO9000，在了解这些情况后，会根据经营发展的策略及目前企业的境况，提出一些有利于ISO9000推动的决议并督促各部门配合，有时还可能给你一些授权。对你来说，好比有了尚方宝剑，事实上，在ISO9000标准中，已体现了最高管理层承诺及推动质量体系的思想，而且有更广泛的要求，如确定质量方针、组织、及确定资源等，这些都是建立和推动ISO质量体系建立的重要基础。

推动ISO9000在企业的建立，还有重要的一点是发动各部门参与，通常都说ISO9000是一项团队活动，即是这个意思，只有企业各部门参与，由过程的拥有者自己来制定控制程序、控制点、和控制参数，在这样基础上建立的体系才有可能是顺畅的、可 *** 作的，才可以避免"不按流程，参数不适应"等的情况。经常的情况是：负责ISO9000的各部门或人员把ISO9000建立工作当作是本部门的工作，他们没有与各部门或过程进行良好的沟通，甚至不沟通，更谈不上大量细致的协调工作来确定部门之间的接触等，只是根据一些所谓的"范本"或咨询公司提供的一些条条框框，炮制出一套质量体系文件，便匆匆在企业里推行，这样的文件执行起来理所当然地会遭到冷遇。

因此，对于专职负责体系建立的人员要端正这样一个观点：你的重要工作不是如何写出实用的质量体系文件，而是积极的宣传和组织协调工作，宣传是让企业各级人员真正了解ISO9000，它不是一僵化和固定的模式来限制和阻碍工作流程的进行，而是一个系统的灵活的结合企业特点的机制来保证质量要求和规范的履行，而这些要求和规范都是过程拥有者根据企业的特性决定的可实现的和可改进的要求和规范，更有助于工作流程顺畅进行，协调是组织各部门的人员来清晰界定部门、过程的接口，确定质量控制的接收准则，使各部门达成共识，确保流程的运转，也包括一些改善措施的实施，其各部门应履行的职责。

最后一点：推动ISO9000在企业的建立，要有强有力的措施，包括一些奖惩措施的采用，建立ISO9000体系必然会触及一些陈规陋习，如果不坚持改进的要求，建立的体系必然逐渐变成空架子，要努力使部门员工的行为逐渐适应和习惯体系的运行，并非一躇而就，更不可半途而废，坚持一段时间就会产生效果，这是实践中的经验。

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