文件收发管理规定

为加强对文件公文收发和内部拟文的管理，贵司制定了相关收发管理规定，下面我给大家介绍关于文件收发管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

文件收发管理规定

1、目的

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体 *** 作根据《档案管理规定》标准执行

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发

4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐

4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单由总经理签字后，财务部执行盖章

4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数)

　 公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工传达重要精神或情况

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准

4.3.8批复：答复相关部门(单位)的请示

B/S和C/S混合架构的文件管理系统设计

文件管理系统能够大大降低文件管理工作人员的负担，在实现无纸化文件传输流转的同时，也提高了办公效率。下面对分布式文件管理系统进行了设计与应用，提出了基于B/S模式和C/S模式相混合的应用架构，这对于分布式文件管理设计是一次有益的尝试，同时对其它分布式管理系统设计与应用也具有较好的指导和借鉴意义。

鉴于自动化控制系统在处理多任务信息开发和管理中所表露出来的优越性，本文件管理系统的开发设计也借鉴和应用了分布式管理系统的开发模式。目前，分布式管理系统的主流开发应用模式主要有两种：B/S模式和C/S模式。

1.1 B/S模式

B/S模式，即浏览器服务器模式，其主要应用模式是将多任务所涉及到的数据信息，统一交由数据库服务器进行管理和发布，而用户只需借助浏览器就能实现对多任务信息的统一访问及数据信息管理。如果文件管理系统采用B/S模式，则无需开发专门的文件管理信息系统，就能够轻松实现对文件信息的管理，而且只要有能够联网的电脑终端，且电脑终端配备了浏览器，就能够实现对文件信息的访问和管理。这种模式极大地减轻了开发人员的设计工作量，但同时也增加了数据库服务器的'负载压力，容易导致整个信息管理系统宕机，一旦数据库服务器宕机，则有可能导致整个文件管理系统失效。

1.2 C/S模式

C/S模式也称客户端/服务器模式，这种应用模式需要为用户配置专门开发的客户端，只有电脑终端安装了这种专门开发的客户端，才能够实现对系统内数据信息的访问、配置和管理。因此，该模式的最大弊端就是开发设计的工作量大，需要专门技术人员才能够实现对系统内文件信息的有效管理。同时，这种C/S模式将数据库服务器的负载压力平均分摊到了每一个客户终端，因此服务器的压力较小，提高了整个文件管理系统的稳定性和健壮性。

分析发现，B/S模式和C/S模式都有各自的优缺点，因此，考虑将B/S模式和C/S模式这两种分布式系统模式的优势相结合，设计基于B/S和C/S混合模式的文件管理系统。这种基于混合架构的文件管理系统具有如下特征：①文件管理系统的数据结构采用B/S模式，这样每一个客户端只需要借助于浏览器就能够实现对文件管理信息的访问和统一管理，而无需为每一个客户端配置专用的客户端程序，降低了开发设计人员的工作量②文件管理系统的分布式结构采用C/S模式，将数据库服务器统一管理模式交由若干个应用终端分担，能够极大地减轻数据库服务器的负荷压力，有利于提高整个文件管理系统的稳定性和健壮性③应用C/S模式可以有效实现在局域网内的联网通信管理能力，同时C/S模式所采用的异步确认机制也能够从根本上提高文件收发管理的实时性和准确性，有助于提高文件管理办公效率。

2.1 文件管理系统功能

基于B/S模式和C/S模式混合架构的文件管理系统，其管理功能主要包括以下几个方面：

(1)文件管理功能。文件管理主要是对文件收发进行相关信息记录，包括收发责任人、文件大小、传输信道、文件格式、时间戳等，所有数据信息统一在数据库服务器备份，以实现统一管理。

(2)文件收发功能。利用局域网通信组件能够实现自上而下及自下而上的文件收发、转发管理。同时，对文件信息内容进行按需过滤，建立文件检索关键词，以提高文件管理效率，并实现自动化、无纸化办公的目的。

(3)用户管理功能。对使用该文件管理系统的用户进行注册管理，分配统一的登陆账号和密码，确保文件信息的安全性另一方面，针对不同级别的用户，分别设置不同级别的权限，以实现对文件信息的分类管理和权限制访问管理，提高文件管理效率。

(4)联网安全管理功能。由于文件管理系统不可避免地会涉及到网络文件的收发，因此需要加强对系统的联网安全管理能力。可以通过采用用户账号登录、数据库矩阵机制、文件信息内容加密等措施，提高文件管理系统的安全性。在系统硬件架构上，可采取物理隔离、硬件防火墙等措施为文件管理系统的安全性提供保障。

2.2 系统架构与实现

基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统，从硬件架构上来说，既要凸显C/S模式的优势，同时也要在数据库访问机制上保留B/S模式的优点，图1为基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统架构原理图。整个文件管理系统，其硬件上主要从以下几个方面加以实现：

(1)文件服务器采用磁盘阵列。主要存放tiff格式的遥感影像文件及其影像产品的描述文件等，数据库服务器存放遥感印象产品的编目信息，FTP服务和IIS服务部署在同一台服务器上。并且，采取通关防火墙等安全隔离措施，以方便外网多用户通信。

(2)Web程序采用VS2010 C#语言，基于ASP.NET 开发。主要实现遥感影像产品编目信息查询、遥感印象产品管理、用户管理、文件分发计划制定、公告发布等功能。 (3)FTP服务提供文件下载服务。采用Windows自带的FTP服务，采用虚拟目录的形式将FTP的文件目录指向文件服务器。

(4)文件分发管理服务软件安装在中心的FTP和IIS服务器上，与IIS服务和FTP服务共用一台服务器。主要定时查询数据库中管理员制定的文件分发计划，解析文件分发计划内容，根据分发计划中的用户名将分发计划中的文件名和编目信息，以及访问FTP的用户名和密码发送到指定用户的文件下载客户端，文件下载客户端收到文件推送信息后根据信息的文件名和路径，以及访问FTP的用户名和密码自动下载文件。

(5)文件下载客户端软件，安装在用户终端上。用以实时接收文件分发管理服务软件推送的文件下载信息，并根据下载信息自动下载文件。

2.3 系统软件设计

基于B/S和C/S混合架构的文件管理系统，其主要功能是实现文件的收发传输，因此在软件设计上，需主要完成文件收发传输的工作流程设计。

(1)文件传输管理。由文件发送方选择文件类型、文件数量及文件内容，经过系统内部封装，打包发往指定的部门或者客户群，同时出于对文件安全性的考虑，支持增添密码访问功能。当指定用户打开由上游转发而来的文件时，在验证了用户身份和文件访问密码后，可进行文件打包下载，将相关下载信息反馈给文件发送方，并对整个文件传输信息进行记录备案。

(2)用户权限管理。用户必须完成注册，获取系统统一分配的用户名和密码，才能够登陆系统进行使用并且，针对用户注册时所选择用户类型的不同，分别赋予不同等级的权限，对文件管理系统内的所有文件信息标记不同权限等级访问标签，从而实现对用户和文件的双重分类管理，提高系统的安全性。

---