办公自动化管理系统

办公自动化管理系统

1、目的

为加强公司办公自动化(OA)系统管理，保障系统能够得以有效应用及安全、可靠地运行，特制定本管理规定。

2、职责

2.1信息技术部

2.1.1是办公自动化(OA)系统的管理部门，负责检查、指导、考核OA系统的使用、运行、保密情况。

2.1.2负责对流程技术方案的确定，确定需设置的流程在OA系统固化根据人员、机构、审批权限、职责变化，进行OA流程完善和调整。

2.1.3负责OA系统的运行维护和信息的备份工作。

2.2人力资源中心负责用户信息的及时提供。

2.3管理中心负责对OA新设和调整流程(表单)的审核，经审核的表单流程由信息技术部负责在系统上设置和发布。

3、表单流程管理

3.1流程设置(调整)申请部门对所提出的新设(调整)流程(表单)组织涉及部门讨论确认后，发起《OA流程表单新增/修改申请单》，重要流程需报公司领导审定。

3.2信息技术部根据《OA流程表单新增/修改申请单》审核意见，或公司领导指示意见，进行流程(表单)在OA系统设置或调整，并发布。

3.3OA固定流程发起后，如表单流程中没有特殊的规定，下一节点处理人自收到待办事项起，24小时内必须作出处理。如流程中各节点提出疑义，发起人也须在24小时内作出回复。

3.4如遇处理人出差、请假或其他特殊情况，不能按时上协同处理的，可以预先通过协同设置代理人等方式处理。

3.5节点权限为“审批”和“表单审核”的人员在处理流程时，除“同意”外的所有 *** 作(已阅、不同意、回退、终止、减签、修改正文、撤销、审核不通过、暂存待办、存为草稿)都

必须有明确的意见，如简单的“已阅”处理视为“同意”，由此引起的后果由该节点处理人承担节点权限为协同及其他权限的，处理流程时，意见为“不同意、回退、终止、减签、暂存待办”的，也必须注明原因。

3.6在表单里面提出的疑问，相关节点的人员必须有明确的回复意见，同时视实际情况决定是否要撤销重新发起。

4、用户管理

4.1凡是公司已分配办公自动化(OA)系统账号的合法用户，都拥有唯一的用户名与口令。因初设口令相同，用户登录后必须尽快修改,不允许使用连续的阿拉伯数字例如“123456”

等简单的组合作为密码。因遗忘密码需要重置的用户，必须由本部门负责人或负责人指定的管理员提出申请，并由申请人接收重置后的密码。

4.2若员工离职，人力资源中心须第一时间通知信息技术部，即时关闭该员工用户帐号。

5、信息管理

5.1办公自动化(OA)系统上所涉及的各种公文处理应严格执行国家和公司的各项公文制度。各单位主要负责人必须对在办公自动化(OA)系统上流转、发布的文件、通知、简报等内容严格把关，重大原则问题应向公司领导汇报各单位领导对本单位在系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

5.2已在办公自动化(OA)系统中流转、发布的电子形式的各类公文，公司电子公文的效力等同于原有纸质公司文件和其他公文的效力。

6、系统安全与保密

6.1公司对系统的安全实行单位领导责任制，各部门负责人对本单位办公系统的保密、安全等负领导责任。办公系统对办文流程进行全程跟踪并有记录在案，每个用户各负其责。

6.2办公自动化(OA)系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，不允许请他人代为使用或输入口令等，因口令丢失或被盗用而引起后果的，将追究其本人责任。

6.3所有可以登陆系统的人员，对系统内文件、资料及其它所有信息，必须遵守《公司保密制度》的相关规定。

7、系统维护与备份

7.1为了保证系统稳定性及安全，各部门对员工日常电脑办公管理要更加严格要求，凡违反公司《计算机管理制度》规定的人员，将予以处罚。

7.2公司OA管理员应定期管理OA系统服务器，对服务器上的硬盘、数据库、文件等进行安全管理，同时定期备份系统数据。应定期进行异地转储，以防造成数据遗失。

7.3备份数据库资料保管地点具备防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗等设施。

8、责任与考核

8.1为了保障办公自动化(OA)系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，所有用户要遵守本管理办法，违反者视情节承担相应责任。

8.2讨论区内发布的与相关部门工作有关的信息，由相应部门负责人回复，与集团或各分子公司工作有关的由集团办公室或各分子公司办公室负责收集、整理，经领导研究后给相关人员回复或公告。

8.3任何人不得在办公自动化(OA)系统任何区域发布扰乱公共秩序、破坏公司形象的言论、图片等信息，违反者将视情节给予相应的处罚。

8.4信息技术部是办公自动化(OA)系统的管理部门，对系统信息发布、流程处理规范性具有监督权。正常情况下的人员、机构变更与调整的，接到确认信息后，1个工作日内完成信息和相关流程调整涉及权限、职责变更与调整的，于2个工作日内全面完成流程调整和完善。

8.5信息技术部负责对OA办公系统的运行情况和节点处理情况进行抽查，每季度至少一次，对检查中发现的违规和超时行为，将视情节给予相应的处罚。

8.6流程内容审核与处理实行逐级把关负责制，发起者部门负责人对流程内容负直接把关责任，分管领导负领导责任。对发起的流程内容如出现错误或被领导否决，将视情节给予相应责任追究。具体发起者业务 *** 作错误，由部门根据情节自行追责。

8.7对上述责任，视情节按照《流程管理红白票制度》对责任人进行处罚。对因违反规定给公司造成损失的，将视损失的轻重参照《员工奖惩制度》处罚。

办公自动化系统OA运行管理规定

1.目的

为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。

2.适用范围

2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。

2.2oA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。

3.相关部门职责

3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的`存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oA用户的注册和注销。

3.3集团办公室信息技术处负责oA系统 *** 作技术的培训，oA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

4.文件发送与接收

4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（oA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。

4.3电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。

4.4所有oA用户每天上、下午上班后都必须及时登录oA系统查看文件，并始终使oA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

4.5电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oA系统管理体制，指定专人负责oA系统文件的管理。

5.用户注册和注销

5.1总部新进符合使用oA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oA用户注册。总部oA用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oA注销手续后，方可办理离职手续。

5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oA注销手续后，方可办理离职手续。

5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oA用户，要合理安排电脑共用。

6.系统安全与维护

6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，oA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。,,

6.2集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

6.3密级的文件不入oA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。

6.4所有oA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。

7.文件共享与归档

7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在oA系统上发布，供用户学习、使用。

7.2集团办公室对oA系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

8.附则

8.1本规定自20xx年1月1日起试行，原有关规定同时废止。

8.2在试运行期间，公司除利用oA系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。

8.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。

企业在制定OA办公系统的管理制度时可参考以下七个方面：

1、组织职责。

包括OA办公系统维护部门的职责明细，这部分需要详细说明维护部门在OA办公系统设置、培训、维护、数据管理、需求管理、账号管理等方面的工作内容和权限还包括其他部门/子公司的职责明细，主要指对本部门工作内容的管理规定。

2、文件管理。

文件管理是OA办公系统应用的重点，所以需要严格规范公司收文、发文、通知、公告、审批文件的管理方式，包括文档格式的规范，以及文档传输、审批、存档的规范。

3、系统模块。

规范OA办公系统各功能模块的使用对象、使用权限、使用方式、使用流程等内容。尤其是对于工作流这样的核心应用，更需要做出明确的规范，包括表单、流程、审批方式、审批时限、数据查看等方面。

4、用户权限。

包括普通员工、部门主管、职能人员、主管领导、公司领导、OA管理员等各类办公角色的权限划分，每个角色在OA办公系统中的权限是什么要有清晰的规范，包括每个角色能做什么，不能做什么，以及怎么做都要明确。

5、登陆规范。

包括OA办公系统的上下班登陆时间、考勤时间、账号管理、密码设置、登陆方式等问题做出规范。

6、安全保密。

安全保密是OA系统使用过程中的重要内容，所以必须对员工访问OA办公系统的电脑、网络和方式做出严格要求，对访问OA系统中的各项信息、数据进行保密约束。

7、其他方面。

介绍OA办公系统管理制度和企业其他相关制度的关系，以及在使用OA办公系统的过程中可能产生的奖励或处罚办法。

OA办公系统的良好使用，一方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范，另一方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范，这二者缺一不可。随着中国企业对OA办公系统应用的不断普及和加深，OA办公管理软件的应用体系也日渐成熟起来。

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