大小根据实际情况
XX字【20XX】XX号
题目
标题用二号小标宋字体
XX部门：主送机关三号仿宋顶格 冒号用全角
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋
特此通知
XX公司
20XX.X.X
成文日期三号仿宋 右空四个字的距离
主题词三号黑体 主题词目三号小标宋
主题词：请购 流程 通知
抄 报：X总
抄 送：公司各部门
抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋
眉首：(文头，红色反线以上部分）
印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人
1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）
2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）
秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
3.紧急程度
急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急
（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）
4.发文机关标识（小标宋体字，红色）
《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）
《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。
联合行文（党、政、军、群）
5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号）
发文机关代字（渝府发）——年份〔2005〕——序号
6.签发人
只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。
二、主体（红色反线下方，主题词上方）
标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注
1.标题（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中）
三要素：发文机关——事由（关于?的）——文种
要求：切题、简明、醒目、得体
2.主送机关（左侧顶格用3号仿宋体字标识）
全称或规范化简称、统称
注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。
3.公文正文：首页必须显示正文
4.附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识）
附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
5.成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）
成文日期确定的原则：
（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；
（2）领导签发的，以签发日期为准；
（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；
（4）法规性文件以文件批准日期为准。
6.公文生效标识（右空4字）
公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。
行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。
联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
7.附注（用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行）
“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。
三、版记：
1.主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）
类别词——类属词——文种
例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见
教育 院校 学科建设 意见
除类别词外，最多可选5个
2.抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）
抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
市政府发文的抄送机关的排列次序：
党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。
如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。
3.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
红头文件的标准格式一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设臵
选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：
3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”将“每行”设臵成“28”个字符“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线并将页码字号设臵成“四号”字体任意奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”宽度设臵成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”垂直对齐： “绝对位臵”设臵成“页边距”， “下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155
mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”“虚实”设臵为“实线”“粗线”设臵为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”，垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离签发人——三号仿宋字体签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入 方法 ：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标臵于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设臵为“居中”然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体主题词词目用三号小标宋抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板(*.dot)”“文件名”：给模板命名“保存位臵”：模板所在路径(一般不做，默认即可)。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设臵的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题——二号小标宋字体，居中显示主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式
正文——三号仿宋字体
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位臵调整好。
红头文件的格式范文
建设工程有限公司文件
字【20xx】第014号
关于成立工程合同段
项目部的通知
公司各科室：
经公司办公室会议研究决定，现委任以下人员组建 工程 合同段项目部。
项目经理：
技术负责人：
特此通知
二〇一一年七月十八日
抄送： 县乡公路管理所(业主单位)
有限公司(监理单位)
红头文件的书写格式范本
xx建设有限公司
xx〔20xx〕023号
关于召开xx区域营销工作交流研讨会议的通知
xx区域各分公司、办事处：
为了进一步推进xx区域的营销工作，带动全国市场的发展壮大，确保年度计划的顺利实施，经研究决定召开一次xx区域的营销工作交流研讨会议。现将会议的具体事项通知如下：
一、主办单位：本次会议由xxxx建设有限公司南京分公司邀请和主办。
二、会议时间：20xx年9月24日～25日，共两天。与会人员需在9月23日下午到南京分公司安排的会场报到。
三、会议地点：南京分公司杨总正在落实，届时电话通知。
四、出席对象：xx区域所有分公司、办事处的全体工作人员。请各分公司、办事处务必在9月15日上午之前将出席会议的人数报公司市场部，便于安排会场及食宿。
五、会议主题：业务研讨交流及技能培训提升。
六、会议材料：各分公司、办事处应根据会议的主题，准备一份有质量的文字材料，并打印15份与会交流。
以上通知，希即执行!
xxxx建设有限公司
20xx年9月14日
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红头文件标准格式样板（正规详细版）
一、目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体
紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）
标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体
附件的字体：常用3号或4号仿宋体
作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）
日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）
注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体
主题词的字体：常用3号或4号黑体
抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字
印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字
二、红头文件格式要包含以下因素：
1、企业标识
企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”，
那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样。
2、发文字号
发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等。
年份是4位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数0。
如宏意人2号，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第2。
3、标题
标题并非是制度标题，标题的格式一般为《关于XXXX的通知（请示、指示）》。如薪酬管理制度，标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知”。
4、主送单位
主送单位就是文件发给哪些单位。
5、正文
此正文并不是制度的正文，而是通知的内容，一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的，例如“各部门：《薪酬管理制度》已制订完毕，自2016年11月1日起生效，请遵照执行。”
如果是修订的制度，正文中要说明替换的文件情况，如“各部门：
《薪酬管理制度》已修订完毕，自2016年11月1日起生效，同时宏意人【2015】15号《关于下发＜薪酬管理制度＞的通知》废止，请遵照执行。”
6、落款
一般包括发文单位、日期和印章。
7、附件
附件一般为制度正文内容，制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明。
8、主题词
主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过5个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索。
笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解。
9、抄报
一般用于上级单位中，除了主送上级单位外，其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报。
10、抄送
抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般用于平级和下级单位。
11、印发单位及日期
指公文印发的单位及日期。
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