文书办理:公文传阅工作程序应该怎样设计?

文书办理：公文传阅工作程序设计方式如下。

1、根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。

2、办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。

除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。

传阅表式样：

文件名称 空格

时间 空格 送阅对象 空格

送阅对象

签名

备注

做好传阅工作，秘书人员应切实注意以下几点：

*合理调度，分清主次。组织传阅的原则是急用先看，先送给公司的上司、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。

*急件、密件，单独处理。尤其是对特急件和件，要减少中间环节，以免误时误事或发生失密。

*严格范围，认真管理。无论是采取逐人送阅还是阅文室阅读都必须严格执行关于文件阅读范围的规定，既不能随意扩大也不能缩小，发至谁的文件，阅读到谁。

文件传阅管理办法

一、需要签批的公文：

1、收到的要求签批的公文，先由办公室按规定程序登记，提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，局领导批示过的公文，交办公室统一转办，处理。

2、办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导于收到文件后，一个工作日内对相关科室提出办理意见。若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。

3、办公室为每个科室建立文件传阅夹，各科室接办文件后，在文件处理单中"传阅签字"栏内签字，并注明时间。若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理，但需要科室同志签字。

4、需要科室留存的文件，科室自行复印。所有文件必须放在文件传阅夹内，于1个工作日内交回办公室，若遇特殊情况，最迟于次日下午交回办公室，由办公室统一归档，

5、急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可先予办理后补签。

6、办公室负责公文传阅的同志，及时在文件收发传阅登记表上对传阅过程进行相应登记。

二、需要传阅的文件：

对需要班子成员或各科室传阅的文件，传阅签字后放入文件传阅夹中，于1个工作日内交回办公室，不允许积压文件。

三、管理与考核：

1、对需要办理的重要文件，填写文件督办单。由办公室予以督办。

2、办公室负责公文传阅的同志，每周对公文处理、传阅进行检查统计，每月通报一次。

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