办公室文秘写作格式

文秘最常接触的就是文书写作，我整理了多中文书的写作格式，希望能对你的工作有所帮助。下面是由出国留学整理的升学宴答谢词400字，欢迎阅读。更多相关文秘写作文章，请关注本栏目。

【办公室文秘写作格式(一)】

公文格式

一、公文用纸统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。

二、行文格式主要要求

(一)发文机关标示：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。 (二)发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布年份、序号用阿拉伯数码标识年份应标全称，用六角括号“„‟”括入序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

(三)文件标题：红色反线下空2行，用2号宋体字(加粗)，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

(四)正文(含主送机关名称和落款)：用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字(加粗)或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(五)附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

(六)成文时间及印章：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印公文写作格式章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心最后一排如余一个或两个印章，均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(七)主题词：“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。

(八)抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下l行左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

(九)页码：用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

【办公室文秘写作格式(二)】

公务交际文书

复信

来信收阅。十分欣慰。承你厚爱，不嫌我能力浅薄，向贵校推荐，我深以为谢。你我同窗挚友，如能在一校任教，当然求之不得，但我已接受本校下学期的续聘，故而难以如愿。这是不能由己的事情，还请你多多原谅。特此敬复。并祝双安!

弟XX上 X月X日

聘有人任秘书 文峰先生：

前月返归故里，见兄满面红光，神采奕奕，身体非常康健，甚觉安慰。弟就任此间新职以来，不觉一月，一切事物，略经整顿，稍有头绪，但是秘书一职，介绍的人虽然很多，而合意者似乎没有。同时，这个职务很重要，不能随意派人，不相识的我也不愿用，想来想去只有你老兄，精于此道，各科通达，文学根基深，做事有条理，而知弟也最深。如能前来屈就，同甘共苦，是所至盼。情长纸短，欲言不尽，专此奉邀。敬请 大安

弟 大江上

推荐信

XX航空公司航务部XX先生：

近闻贵公司拟在中国招聘一批属员驻北京办事处，现推荐王明远先生赴你处待聘，望予采纳任用为幸。办公室文秘工作职责推荐人，李海书，男，现任中国XX航空公司XX部副部长。 XX年毕业于 XX航空学院，最后学历硕士。发表专著四种、论文数十篇，计80余万字。通信地址：XXXX，邮政编码：XXXX

被举荐人，王明远，男，现年29岁。王明远先生生于XX年毕业于XX学院XX专业，获学士学位。王先生毕业后分配到我售票处工作，对航务知识较为熟悉，有一定的工作经验，有较高的英语水平，我相信他是可以胜任贵公司工作的。

切盼尽快以答复 祝

一切顺利

XXX

Xx年XX月XX日

介绍信

XX公司负责同志：

今介绍我所副研究员、高级工程师XX、XX二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼!

Xx技术研究所

(公章)

二零一四年四月二十四日

开业请柬 请柬

XX同志：

兹定于X月X日上午X时，在XX公司小礼堂前广场举行公司开业剪彩仪式。 敬请 光临

XX公司(章)

X月X日

出生请柬

喜得一男谨于X月X日红烧鹅 敬请

XXX舅父大人 玉赐

外侄XX鞠躬

X月X日

证明信

XX大学党支部：

XX年X月X日来信收到。根据信中要求，现将你校XX同志的爱人，XX同志的情况介绍如下：

X同志，现年XX岁，中共党员，是我校中文系教师。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。

特此证明。

XX省XX市XX大学党支部(公章)

二零一四年四月二十四日

XXX先生讣告

中国作协XX省分会理事、XX市文联主席XX先生因病医治无效，于XX年XX月XX日上午十一时在XX医院逝世，享年XX岁。

XX先生生前曾任XXXX等职务。出版XX小说，为党为人民做出了许多有益的工作。XX通知的逝世，是我党的一个损失。

为了表达对XX同志的哀悼，特定于X月X日上午八时XX公墓礼堂举行追悼会，有赠送花圈、挽联和吊唁者，请按时前往。

XXXX治丧委员会

XXX年XX月XX日

个人给死者单位的吊唁新

XX大学：

惊悉师长杨老逝世，无线悲痛。他的逝世是我国教育界、理论界的重大损失。杨老师的学问、道德和功绩将永垂青史，是后人学习的榜样。

XXX

XX年X月X日

【办公室文秘写作格式(三)】

标题

各级标题均单独占行。

章标题：居中，黑体小2号段前、段后距为1行行距：固定值36磅。 一级节标题：顶格，黑体3号段前、段后距为1行行距：固定值24磅。 二级节标题：缩进2格，黑体小3号段前、段后距为1行行距：固定值20磅。

三级节标题：缩进2格，黑体小4号段前、段后距为1行行距：固定值20磅。

2、正文

宋体小4号，首行缩进2格，段前、段后距为0行行距：固定值20磅。

3、图

图与前后文均间隔1行图序与图名置于图的下方，居中，宋体5号图内文字宋体5号。

4、表办公室文件格式表格无左右边框与前后文均间隔1行表序与表名置于表的上方，居中，宋体5号表中文字宋体5号，居中。

5、目录

目录：居中，小2号黑体，两字之间空4格段前、段后距为1行行距：固定值36磅。

目录内容：小4号宋体行距：固定值20磅。

6、页眉

从第1章开始设置页眉，宋体5号、居中。

奇数页的页眉书写文件辩题题目 如：中国-东盟海产品交易所人事制度 偶数页的页眉书写内容为：中国-东盟海产品交易所

7、 页码

位于页面底端，居中书写。

目录的页码单独编排，页码号用大写罗马数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、„„正文第1章起至全文结束的页码则按阿拉伯数字连续编排。

8、页面格式

页边距：左、右均为3.18cm，上、下均为2.54cm(即为Word中页边距选项中“普通”格式)

【办公室文秘写作格式(四)】

工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。总结的写作过程，既是对自身社会实践活动的回顾过程，又是人们思想认识提高的过程。　通过总结，人们可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。它还可以作为先进经验被上级推广开来，为其他单位所汲取、借鉴，推动实际工作的顺利开展。工作总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议说。

总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。

在我国，一般来说公文指的就是公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。一般公文共分为：1、命令 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、纪要 14、决议 15、公报。公文写作，一般字体格式为仿宋体，字体大小3号，特定情况可以作适当调整；一般每面排22行，每行排28个字。

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公文写作无非就是领导讲话、经验交流、汇报、总结等，特别是领导讲话，要想写了之后让领导放光，要注意以下几点：

第一，自己上手写，写的过程是搜集材料、熟悉背景、谋篇布局、细化内容、润色加工，交给高手修改完善。

第二，注重积累。看到好的材料、素材和框架要注意积累，电子学习资料，纸质学习资料。

第三，学习政策理论，把指导思想融汇贯通，才能写出有高度的好材料。

第四，和材料大拿一起“磨”材料，体会什么是“拈断数茎须”。

正式公文格式【一】:正式公文格式规范

正式文件格式规范

发 文 字 号: 三号仿宋居中，用方括号括入“[ ]”，发文机关标识下空2行。 签 发 人：签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。加签发人时，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

标 题：小标宋体（小2号），红线下空两行，如有小标题用三号小标宋体或黑体，标题中一般不用标点符号。

主送机关：标题下空一行，左顶格（如回行仍顶格），三号仿宋体，冒号为全角。 正 文: 主送机关下一行3号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行，数字用西文Times New Roman字体；一级标题用3号黑体， 二级标题用3号楷体，不加粗；首页正文文字不得少于2行。

附 件: 正文下空一行,左空两字,三号仿宋,如有序号,后加阿拉伯数字，附件名称后不加标点。如：附件：1.××××

成文时间：用大写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，居右空1格。 发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章。

主题词: 三号黑体，顶格，后标全角冒号；词目用三号宋体，词目之间空一字。 抄 送：公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，机关之间用顿号，最后一个机关后用句号。

印发机关: 三号仿宋体，左空一字。

印发日期: 阿拉伯数码，右空一字。

附 件: 附件左上角第一行顶格用3号黑体标注“附件”及序号。

排版规格：每页22行,28字/行,三号仿宋体.

上：3.7 下：3.5

左：2.7 右：2.7

文档网格：指定行 行22行，字28字，段落：单位行距

正式公文格式【二】:正式文件的格式要求

正式文件的格式要求

【1】 排版规格：

（1）题目要求二号宋体字

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体字，小标题则用3号楷体

（3）一般每页排22行，每行排28个字。（页面设置：上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

【2】 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。

【3】 成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

【4】 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，数码左右各主一条线， 如―1―；空白页和空白页以后的页不标识页码。

【5】 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等

宽的红色或黑色反线。

【6】 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

【7】 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

【8】 主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。

【9】 抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

正式公文格式【三】:正式公文格式

（页面设置 上3.7CM 下3.5CM 左2.8CM右2.6CM）

X文件

潍X [200X]XX号 （字号）

题目为华文中宋二号字体，间距为38

XXXXXXXXXXXXXXX

各县市区教育局，市属各开发区文教局，各直属单位、学校：

抬头不空格（如上），末尾加冒号（：）。

正文为仿宋_gb2312字体，其中一级标题为黑体三号，二级标题为楷体三号，三级标题为仿宋三号。

段落设置为首行缩进2字符，左右缩进为0字符，段前段后间距各为0，行间距为单倍行距（或固定值28磅）。

附件：空一行，如只有一个附件则紧跟附件标题。（例1）

— 1 —www.shanpow.com_正式公文格式。

附件：1．如多附件则加序号和点号，再跟附件标题。

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2．有多个附件,按此格式。（例2）

XX（落款）

二〇〇六年十月八日

落款一般空两行，日期后空四格，落款居日期上中。www.shanpow.com_正式公文格式。

（主题词三字和冒号为黑体三号，主题词为华文中宋三号，正式文件中需编写主题词，非正式文件或通知中，不需要以下内容）

主题词（黑体3号）：XX XX XX（华文中宋3号）

XXX办公室 2006年X月XX日印发

校对：XXX

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