文件管理方法

文件管理方法,第1张

导语:文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环,存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理,那么它也就不是一个规范、标准的项目。

文件管理方法一:

1、简单易懂——命名需要通俗易懂,尽量避免使用生僻字词。

2、避免重复——尽量避免与其他上级文件夹完全重名或部分名称重叠。

3、符号规范化——尽量不使用特殊符号。对于特殊符号,需要统一含义用途,例如‘&’表示连接符,‘@’表示正在处理的目录。

4、数字排序——对于需要按指定顺序排列的目录结构,可在文件名称前附加数字/时间/编号等序号。

对于临时文件,最好在适当位置建立临时文件夹,方便存放各种临时文件。临时文件夹中的文件需要定期进行清理。需要保留的及时移至各类固定文件夹,不需留存的.则及时删除。

文件管理方法二:

1、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作。

2、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

3、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

4、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

5、文件登记表与所发文件一并存档。

6、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

7、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

9、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

10、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

11、借阅文件要按时归还,撤消借条。

12、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。

纸质文件的整理方法:

装订是纸质文件整理的基础环节,通过装订,从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来,为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

常见的装订方式有:

01

线装法

线装法是以棉线作为装订材料,对文件进行固定的方式。线装法主要有“三孔一线”装订和直角装订。“三孔一线”装订是一种传统的装订方法,是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订,一般在文件左侧装订。直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状,以此固定文件,一般用于较薄文件的装订。

02

变形材料装订法

变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料,通过装订材料变形对文件进行加固的方法。常见的变形材料装订法是不锈钢订书钉装订。不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料,可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉,一般厚度的文件均可用此法在文件左上角进行装订。

在进行装订方式选择时,要考虑归档文件的保管期限和是否进馆等因素,永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。因线装法使用的棉线与纸质档案在材料上类似,从档案保护的角度看,线装是最利于档案长期保存的一种装订方式。

页数较少的归档文件,可以使用直角装订,文件较厚的,则要使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照永久保管的归档文件装订要求执行。其他定期保管的归档文件,装订方式可参照永久保管的执行,也可以使用不锈钢订书钉等装订,但应保证装订材料符合保管期限内的耐久性需求。


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