企业邮箱怎么使用？工作中发邮件应注意哪些问题？

随着企业信息化的不断发展，企业发展越来越需要企业邮箱，企业邮箱的存在不只是为了方便员工之间的交流，对外也是维护企业形象的一种方式，还可以保留一切工作沟通的重要信息，避免了因员工离职就无法知道原来的工作记录。
工作中，邮件是员工之间的正式沟通工具，非正式场合一般都会使用微信，相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好，如何正确使用邮件，避免因邮件沟通造成的一些问题，提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用：
一、收件人、抄送人：
1、收件人，是必须要看和处理的人，并给予发件人反馈；
2、抄送人，是知晓者，不需要对这封邮件进行回复。
二、邮件格式：
1、称呼，对待不同的人要有不同的称呼，要做到尊敬、礼貌，工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词，要正式规范；
2、落款，一般工作邮件中都会设置好自己的签名，包含自己的姓名、部门、，都会显示在邮件最下方，以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。
三、邮件名称：
1、邮件名称要简明扼要，让收件人一目了然，知晓事情原委；
2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号，这样收到的人就会优先处理。
四、邮件正文：
1、正文主要是描述事件始末，用词要正式，不要使用口头用语，尽量条理清晰，简明扼要，核心意思明确；
2、标点符号的使用上，少用感叹号，尤其是连用几个感叹号，会给人压迫感，感叹号是加重语气的，加强事件紧急性的，一般情况下慎用。
五、发送邮件的目的：
1、向上级汇报工作进度的，需要有几个信息：事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度，最后这件事情达到什么样的效果，或者是造成什么样的影响；
2、向上级询问某件工作的解决办法，除了描述清楚事情原委外，对于问题，需要自己先想好多个解决办法，再寻求领导的意见，而不是把问题直接抛给领导来做决定；
3、需要其他同事协助并给予反馈的，需更加谨慎，言语中尽量避免指责对方，或者推脱责任，要用中立的态度描述始末，不能给对方留下把柄。需要得到反馈的，在邮件中要表明应反馈的时间节点，这样收件人也可以根据时间来给你反馈，避免了无限期的等下去；
4、对于非总结性邮件，都需要后续追踪事件发展的进度，及时的在每个节点，或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明，这样做事才是有始有终。
六、邮件归档：
1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除，释放邮件内存，方便查找；
2、工作时间越久，会累计很多邮件，可以在收件箱里按照不同的工作性质，将邮件进行分类整理，使用不同的文件夹进行归纳，有利于事后查找。
掌握了使用工作邮件的技巧，我们就可以在工作中减少很多无效沟通，更好地做到权责分明，也避免了同事之间的个别纠缠，事半功倍。

*** 作方法如下（QQ邮箱为例）：

1登录qq，点击qq界面如图所圈图标进入qq邮箱；

2进入qq邮箱后，点击界面左侧的“写信”功能;

3可以看到在写信界面有四种邮件类型，分别是普通邮件，群邮件，贺卡及明信片四种类型，选择自己要写的邮件类型，根据想写的内容自拟主题，在正文框里写下邮件内容，还可以根据自身需要添加附件，在线文档等;

4将所有内容都完善后，点击左下角的“发送”，也可根据自身需要点击“定时发送”，定时发送的邮件将会在你所刻意要求的时间发送到对方的邮箱中;

5发送成功的邮件会保存到“已发送”的文件夹内方便查看。

扩展资料：

QQ邮箱是腾讯公司2002年推出，向用户提供安全、稳定、快速、便捷电子邮件服务的邮箱产品，已为超过1亿的邮箱用户提供免费和增值邮箱服务。

1、打开outlook，点开最上方菜单栏中的“工具”，点击“电子邮件帐户”。
2、点此选择“添加新电子邮件帐户”。
3、点此选择“pop3（p）”。
4点击“下一步”，为这个邮箱起的名字；在电子邮件地址处填写您的企业邮箱：ID@XXXcom。
5、在“用户名”处填写企业邮箱：ID@XXXcom，密码处填写企业邮箱密码。
6在“接收邮箱服务器pop3”处填写：popXXXcom；“发送邮箱服务器smtp”处填写：smtpXXXcom。
7、单击“其他设置”，再单击选择“发送服务器”，在“我的发送服务器SMTP要求验证”前打钩。
8、点击下一步，完成即可。

给任何邮箱（企业还是个人）发邮件，方法都是一样的，没有太大差别。

发送邮件的方法（以QQ邮箱为例）：

1，打开自己的电子邮箱（如果没有电子邮箱，先注册，比如腾讯的QQ邮箱、网易的163邮箱或者126邮箱均可，注册方式不赘述）；

2，点击QQ面板的信封图标，进入邮箱；

3，点击“写信”，输入对方的邮箱账号，填写好标题和正文后，发送即可；

1、首先点击outlook邮箱界面左上角的文件，点击其中的“添加账户”。

2、然后在打开的窗口中选择“电子邮件账户”并勾选“手动配置服务器”。

3、进入服务选择窗口中点击勾选pop或IMAP选项。

4、然后打开个人的企业邮箱设置界面，勾选开启pop3和imap服务。

5、再返回outlook邮箱的账户添加界面，输入对应的企业邮箱的信息。

6、选择“发送服务器”栏目勾选“要求验证”。

7、就可以完成个人的企业邮箱添加到outlook账户中了。

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