发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校队、用印、登记、分发、归档等环节。
1、拟稿。
拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范,要按公文的内容、性质,恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼,切忌大话、空话、套话。
2、核稿。
公文的核稿,作为公文制作中的重要环节,要求公文核稿人员以高度负责的态度,对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量,逐字逐句审核,严格把关,杜绝不准确、不规范的文件印发。
3、签发。
文稿送批前,涉及其它部门或地区的问题,应严格执行会签制度。会签的文稿,必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。
凡需会签的文稿,一般应由主办部门与有关单位联系,送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由具体承办处(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请上级部门领导同志审定。
4、校对。
文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经过三人共同校稿,通过看稿、读稿、核稿三道程序,每个程序都应签字,落实责任,保证校对质量。经校对后的清样,交核稿人核对后,在终稿清样上签字后付樱校对符号严格按国家标准标注。
5、印刷。
一般文件,应按规定时间及时印出;急件应在要求的时间内印出,不得延误。
6、文件的分发。
正式文件应由专门的发文科(室)统一发送。
7、立卷、归档。
公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其它单位保存复制件。
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