公文流转工作是我们项目办公室人员最基础的一项业务,也是占用我们时间和精力较多的一项工作。
1.公文流转是指项目部外部收文处理和内部发文拟稿、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
2.综合办公室为公文流转的主管部门,负责建立网上公文流转系统。
3.项目部网上公文流转系统实现对项目部管理人员和各工区综合办公室的全覆盖,各工区网上公文流转系统实现对本工区管理人员的全覆盖。
4.发文按照拟稿、会签、核稿、签发、登记编号、用印、发送、归档等流程及时办理。办理完成后凡是能通过即时通、电子邮件等方式发送的不再印发纸质文件。
5.收文按照登记、批办、承办、归档等程序办理,确保信息及时传递到位。所有正式文件由综合办公室按程序处理,日常专业类文件由各部门按程序自行处理,并报综合办公室备案,确保文件可追溯。
6.公文流转过程中,每个节点处理时限为4小时,因公耽误暂时不能处理的,最晚当天24点前必须处理完结。坚决做到文件“不过夜”,当天文件当天处理完结。紧急公文要即来即办。文件发起人要对流程的所有节点进行督办、催办,通过电话、短信等方式提醒各节点上的处理人及时处理相关文件;当超过节点时限要求时,发起人要再次提醒处理人,并详细记录处理过程、统计延误情况,由综合办公室备案作为考核依据。
收发文流程是对公文传递、处理的过程规定,解决了文件内容的了解、落实、执行等环节的责任问题。首先是办公室主任的分发处理意见,将文件批转给相应的领导人员;第二相应的领导看到文件后,开始组织实施,她会批转给相关责任人知晓;最后文件流转完后,交回到档案管理人员归档、文件流转规定、一、会签、阅批文件应抓紧时间。当天阅完后应在下班前将文件交
部门资料员。阅批文件一般不得超过2
天、主批人应当明确签署意见、并写
上姓名和审批时间。如有领导“批
示”、“拟办意见”。部门资料员应责
成有关部门和人员按文件所提要求和
领导批示办理有关事宜。
二,对于在审批前沟通不到
位、审批时出现大量关键性问题尚未
解决、未形成明确专业意见的。主管领导特批除外 务经办部门将承
担审批流程效率责任,对部门负责人
予以处罚。
三,进入审批环节的流转文
件,各级审批人员严禁以口头方式进行沟通。必须以工作联系单的方式进
行程序流转。保证管理信息的集中管
理和有效衔接。
。五。资料员如有岗位异动,
第一时间以工作联系单的方式告知相
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