物业客服接电话基本礼仪和注意事项

说到电话服务，人们很自然地会想到电话总机的服务，其实，总机服务只是电话接听服务的一小部分，大量的电话接听是靠各岗位员工去完成的。那么作为物业客服你们知道接电话的时候要注意什么礼仪吗?下面是我为大家整理的物业客服接 电话礼仪 ，希望能够帮到大家哦!

物业客服接电话礼仪

※电话接听服务的基本原则：既要使打电话者得到最大程度的满足，又不对公司造成损失和危害。

※电话接听的规范语言：

1、 问候语 句：如“您好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”、“节日快乐”、“新年快乐”、“圣诞快乐”等。

2、询问语句：询问打电话者时，口气一定要保持谦虚、客气、友好，语气要和蔼。要尽量使用标准规范的语言。

如：“请问先生您贵姓?”

“我可以知道您的姓名和公司名称吗?”

“请问，您需要我为您做点什么吗?”

“请您稍等片刻，我通知经理来接听您的电话好吗?”

“您的吩咐我已经记录下来了，现在复述一遍给您听行吗?”

“很抱歉，经理暂时不在，需要给他留言吗?”

“请问，您可以留下您的电话号码和住址吗?”

3、应答语句：回答问题时，在语句和口气上要带有谢意，因为别人能打来电话是对您公司的信任。还要让人感觉到您在回答问题时的微笑和诚意。在任何时候都不要断然拒绝别人，即使是对难以满足的要求，也只能婉言谢绝。常用的应答语有以下几种：

如：“很高兴能为您服务。”

“谢谢，请多提宝贵意见。”

“请放心，我一定将您的意见转达给我的上司。”

“好的，我们一定遵照您的吩咐去做。”

“请不要客气，这是我应该做的。”

4、道歉语句：

5、当工作中出现差错或失误时，一定要诚心诚意表示歉意，并尽力挽回公司的形象。

如：“实在对不起，是我们不小心碰撞了您的物品，请您多原谅。

“对不起，让您久等了。”

“很对不起，是我们没有给您解释清楚，产生误会，还请您多原谅。”

A、当不能满足对方的要求或对方还不能完全理解公司的规定时，应先道歉再解释缘由，请对方予以理解及合作。

如：“对不起，我们暂时还没有开展此项服务，如果您有此项要求，可向值班经理提出，我们尽力为您解决。”

“对不起，总经理暂时不在，您是否需要给他留言呢?”

“不好意思，打搅您了。”

“对不起，我没听清楚，请您再重复一遍好吗?”

5、感谢语句：

如：“谢谢您打电话来。”

“感谢您的宝贵意见，我们一定会认真研究并改进工作的。”

“多谢您的提醒。”

“谢谢您的关心。”

※电话接听服务的基本程序

1、接听电话程序

1. 打出电话的程序

※电话接听服务中的注意事项

1. 正确使用称呼

2. 正确使用敬语

3. 对容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字(词)清楚

4. 不要讲俗语和不易理解的专业语言

5. 语言要简练、清楚、明了，不要拖泥带水

6. 无论对方是陌生人还是熟人，尽量少使用幽默语言以免造成误会

7. 要尽量不失礼节地辨明对方的身份、姓名、工作单位和电话号码

8. 如对方实在不愿透露身份等，也不要失礼或怪罪对方

9. 避免以下各种不礼貌现象：

A. 无礼。如：“你不报姓名，我是不会给你接转的。”，“你有什么事就说嘛”等。

B. 傲慢。如：“他正忙着呢，现在没空”，“不知道”，“不在”，“我已经说过了，明天再打来”。

C. 有气无力，不负责任。如：“我也不知道他在不在”，问：“到哪儿去了?”答：“不知道”，问：“我等一会儿再打来吧?”答：“随便”。

D. 急躁。即不等对方说完，自己抢话说且一口气说得太多太快。

E. 独断专横。即不断地随意打断别人的叙述或位未等对方说完就挂线。

F. 优柔寡断、拖泥带水。即回答问题不清楚，犹犹豫豫，毫无把握。

G. 不耐烦或出口伤人，态度粗鲁，语言生硬。如：“声音大点，你说什么?我听不见”，“下班了，明天再打”

转接客人或上司的电话

1. 转接电话时，一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容。

2. 在为客人或上司转接电话时，一定要等到双方通了话，再轻轻放下自己的听筒。

3. 接转了几次都无人接听，则每一次都要跟对方说：“对不起，请稍等。”

4. 不清楚对方来历和用意时，先不要挂线，经请示后再处理。

客人或上司在开会时的电话接听

1. 首先向对方解释客人或上司正在开会，礼貌询问问对方是否需要留言。

2. 如有留言，应按电话备忘录的要求做好记录。

3. 如对方执意要通话，应记下其基本资料，请对方稍等，随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。

受话人正在会客时的电话接听

1. 首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来。

2. 如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系客人或上司以听其吩咐。

3. 若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿打来。

上司或同事外出后的电话接听

1. 说明上司或同事的大致去向，

2. 说明大致的返回时间。

3. 询问对方是否需要其他人代听电话或留言。

4. 如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在，应避免回答“没有来”或“一直未见到”，“还未来上班”等，而应答复“他/她 暂时不在办公室，有什么事可以代劳呢?”等等。

受话人正在出席宴会时的电话接听

1. 首先将电话内容摘录。

2. 打电话与宴会服务员联系。

3. 宴会服务员应做如下处理：

A. 婉劝对方过会儿再打来。

B. 请对方稍候，然后到受话人身边悄声转告有电话并示意电话方向。

C. 如不便转告，则应将对方姓名、单位写在一张小便条上，在适当情况下递交受话人。

接待业主(或客人)来访规范

①业主(或客人)上门：

a.业主(或客人)进门时应主动向其打招呼，开门时先问候说：“您好/早上好/新年好。”

b.不得毫无反应或语气冷淡。

②起身让坐：

a.应热情招呼业主坐下。

b.不得自己坐着而让业主(客人)站着与其交谈。

③业主(或客人)说明来意：

a.如业主没有先开口说话，应主动问：“请问有什么可以帮你的吗?/请问您有什么事?/请问您找哪位?”

b.如手头有重要工作一时无法完成，应说：“对不起，请稍等。”然后迅速处理手头上事务后接待业主(或客人)。

⑤送客：业主告辞时，应主动起身送至门口，并说：“再见/您慢走/欢迎再来。”

(5)上门服务规范

①上门准备：

a.上业主家里 拜访 或维修时，应穿统一制服，佩戴工作z，保持良好形象。

b.上门维修时，应带齐所需工具、材料。

②敲门：

a.按门铃一下或轻敲门两下，如无反应，等待5s再次敲门。

b.除特殊情况外，严禁大力敲打或撞击业主门窗。

③业主开门后先说问候语：“您好!/早上好!”

④说明身份及来访目的。

⑤进门：

a.得到业主同意后，方可进入。

b.业主说“请进”时，应回答“谢谢”或点头微笑表示感激。

c.尊重业主生活习惯，视情况是否脱鞋。

d.未经业主许可不许在沙发上就座，谢绝业主敬烟。

e.严禁收取小费、礼物等或上门服务后在住户家中用餐。

⑦告辞：

a.向业主说“再见”或表示谢意。

b.主动为业主带门。

物业客服基本礼仪

服装:工作时间应着公司统一制作的工作服，服装应干净、平整，无明显污迹、破损，且袖扣，外衣口袋内不装物品。不准穿背心、牛仔裤、短裤、短裙、无领T恤、拖鞋等及 其它 不适合在办公场所穿着的服饰。

工牌：上班时必须佩戴工作牌。不得翻戴、遮挡。要爱护工作牌，保持牌面清洁。

面容：男士员工不留胡须，不得残留眼垢、鼻垢、耳垢，鼻毛不外露，不得蓄须牙齿白净，上班前不吃有异味的食物。女士员工须化淡妆，不得浓妆艳抹，避免使用浓味化妆品。不得佩戴款式夸张的首饰。不在公共场所整理妆容。

鞋袜：保持光亮无浮灰，不准钉响底，着肉色无花纹袜子，袜口不外露。鞋面应保持干净光亮，不准钉金属掌，男士员工须穿黑色皮鞋。

手部：应保持干爽清洁，不得留长指甲，不涂有色指甲油。

头发：男士员工不得蓄长发，不得剃光头，做到发不盖耳遮领。女士员工头发应梳理整齐，不做怪异发型，做到庄重文雅。 *** 作层人员佩戴统一头花。

表情规范：真诚的微笑，做到笑口常开，面对客户、同事应表现出热情、亲切、友好，必要时还要有同情的表情。做到精神振奋、情绪饱满、不卑不亢。

物业客服礼貌用语

称呼语：小姐、夫人、太太、先生、同志、大姐、阿姨、老师等。

问候语：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上辛苦了、您回来了。

欢迎语：欢迎您来我们小区，欢迎您入住本楼、欢迎光临。

祝贺语：恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚愉快、祝您新春快乐、恭喜发财。

告别语：再见、晚安、明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来。

道歉语：对不起、请原谅、打扰您了、失礼了。

道谢语：谢谢、非常感谢。

应答语：是的、好的、我明白了、谢谢您的好意、不要客气、没关系、这是我应该做的。

征询语：请问您有什么事?我能为您做什么吗?需要我帮您做什么吗?您还有别的事吗?

基本礼貌用语10字：您好、请、谢谢、对不起、再见。

导语：国内企业的助理和外企助理不一样，外企助理纯粹就是“帮助打理”的意思，国企助理就象上边说的，职位比副职低，在一把手授权的事务上，实权却比副职要高。下面由我为您整理出的物业客服助理要做的工作内容，一起来看看吧。

第一部分 前台 *** 作

熟练地 *** 纵前台的工作是物业助理最基础的工作，前台的工作主要有接待业主（住户）的投诉、整理和管理业主（住户）的资料、接听电话、开放行条、接待来访和工程出单。

一、接待业主（住户）的投诉，投诉分为有效投诉和沟通性投诉（抱怨）。

（1）、有效性投诉的情况有业主（住户）对物业管理公司在管理服务方面（保洁、车辆管理）、乱收费、设备维修保养方面失职、违规等行为的投诉。

（2）、沟通性投诉：

求助型：业主（住户）有困难或问题需给予帮助解决的（保修服务）。

咨询型：业主（住户）有质疑或建议要向管理部门沟通。

发泄型：业主（住户）带有某种不满，受委屈或误会等造成的'内心不满，心理不平衡，要求把问题得到解决的。

沟通性投诉若处理不当，会变成有效投诉，所以必须要认真处理好沟通性投诉，处理各种投诉时注意不能轻易向业主（住户）承诺。

处理投诉的程序：①、做好投诉记录；②、准确判断投诉的性质；③、准确判断投诉事件的负责部门；④、带上负责部门的主管到现场了解情况；⑤、由负责部门主管为主要处理问题的中心人物；⑥、回访。

处理沟通性投诉的程序：①、做好投诉记录；②、确认对方的身份；③、查看投诉者的缴费情况；④、通知相关部门去处理或给予解答；⑤、回访。

二、整理和管理业主（住户）的资料：

（1）、将旧文件归类存档；（2）、更新业主（住户）的资料；（3）、管理各种合同文件；（4）、负责打印和存档。

三、接听电话，接听电话的程序：①、报出己方的地址（ 大厦管理处）；②、问清楚对方的身份；③、听清对方表达的内容；④、做好记录；⑤向对方解答相关的问题，不能当场解答的，留下对方的联系方式；⑥、挂电话后找相关部门解决；⑦、回访。

四、开放行条，开放行条的程序：①、需要对方出示相关证件（身份z）；②、查询对方缴费情况；③、确定对方需要放行的物品；④、确认对方的身份，有必要时打电话让业主确认是否放行。

五、接待来访：①、问明来意；②、确认对方的身份；③、通报相关部门；④、引领来访人员到接待区坐定；⑤、送上茶水。

六、工程出单：①、出单；②、通知工程部；③、签领；④、跟进；⑤、回访。

七、前台工作的注意事项：（1）、注意穿着整洁；（2）、保持前台整齐干净；（3）、熟练 *** 作办公设备；（4）、非工作需要不得使用电脑、电话、打印机和复印机等办公设备；（5）、注意节约用纸和节能；（6）、注意言谈举止。

第二部分 监督和协调部门的工作

一、保安部：（1）、检查保安的穿戴是否规范；（2）、检查各个岗位是否正常；（3）、督促不自觉的员工；（4）、发现不合格，找队长处理或出内部协调单；（5）、跟进检查。

二、工程部：（1）、督促员工及时处理工程维修；（2）、工程跟进；（3）、回访；（4）、发现不合格，找工程部主管处理或者出内部协调单；（5）、跟进。

三、清洁部：（1）、检查楼宇的卫生情况；（2）、监督清洁部的保洁进程；（3）、督促清洁部及时处理卫生事件；（4）、发现不合格，找清洁部主管处理或者出不合格单；（5）、跟进检查。

四、绿化：（1）、跟进绿化的种植进程；（2）、监督绿化的养护情况；（3）、发现不合格，通知绿化公司及时处理；（4）、跟进。

第三部分 日常巡查

楼宇的日常巡查工作：（1）、卫生情况；（2）、检查公共设备设施；（3）检查公告栏；（4）、检查保安部巡逻情况表和记事本（5）、发现不合格即通知相关部门及时处理；（6）、跟进检查。

第四部分 广告位、仓库管理

对外招租，对外招租包括广告招租、仓库招租和场地使用招租。

一、广告招租：（1）、协商；（2）、签约；（3）、广告管理；（4）、催收广告租金。

二、仓库招租：（1）、协商；（2）、签约；（3）、仓库管理；（4）、催收仓库租金。

三、场地使用招租：（1）、协商；（2）、签约（同时缴纳场地管理费）；（3）、监督和管理场地的使用情况。

第五部分 管理费管理

催收管理费，提意见是业主（住户）的权利，缴纳管理费是业主（住户）的义务；业主（住户）可以放弃权利，却不得不履行缴纳管理费的义务。催收管理费分上门催收和电话催收两种方式：

一、上门催收：①、表明自己的身份和来意；②、若业主（住户）对管理处有什么疑问，可以现场给予解答，无法解答的问题，留下业主（住户）的联系方式（不能做任何的承诺）；③、做好催收管理费的记录；④、跟进业主（住户）缴纳管理的情况。

二、电话催收：①、表明自己的身份；②、确认对方的身份；③、表明打电话的意图；④、与业主（住户）约好缴纳管理费的时间；⑤、做好记录；⑥、跟进业主（住户）缴纳管理费的情况。

物业客服接待岗位职责和工作标准

岗位职责：

一、客服部领班岗位职责

1、加强业务、管理技巧的学习，自觉遵守管理处及客服部的各项规章制度，负责前厅工作，对管理处经理负责；

2、根据管理处经理意见，对客服部进行合理安排；

3、负责检查部门上岗人员仪容仪表是否达标准，工作室内卫生是否达标；

4、负责监督检查本部门人员工作情况，每日查阅各岗位工作记录，准确了解各项工作完成及未完成情况；

5、负责每日向管理处经理汇报前厅工作情况；

6、负责本部门人员班次、假期排定；

7、熟练掌握管辖范围内的 *** 作规程及质量标准；

8、负责关心、爱护员工，及时了解员工动态，及时汇报管理处经理，开展针对性工作；

9、负责对本部门员新到工进行上岗前培训，及定期对在职人员进行岗上培训；

10、熟悉大厦情况，勤巡查，发现问题及时处理；

11、负责组织安排会议中心的服务及接待；

12、认真执行管理部经理交办的其他任务。

二、大厅接待员岗位职责

1、在客服部领班的领导下，严格遵守管理处及本部门各项规章制度；

2、负责有礼貌的接听每一个客户来电，做好登记，并做出相应处理；

3、每日上班时间，主动向各机关主要领导问好致意；

4、会议期间，协助会议服务员为来宾、出入会场人员提供迎送、引领服务；

5、负责协助安全部对大厦出入人员的控制；

6、负责热情、耐心的解答处理客户的问询；

7、负责大厅内设施设备运行状况的巡检、报修；

8、负责保持工作岗位及前厅环境卫生；

9、熟悉大厦结构、各处室分布情况及客户姓名、电话号码；

10、每日认真填写交接班记录表，接班人未到，不得离岗；

11、完成领班交办的其他任务。

三、大厅接待服务标准：

1、服务员上岗要按规定化妆、修饰，着工装，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满，禁止面带倦容，情绪低落状态下上岗；

2、班前二十分钟准时上岗；

3、迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑；

4、工作中，始终思想集中，保持工作的谨慎态度；

5、接待台面整洁，所需物品摆放整齐、美观；

6、熟练掌握物业区域内各处室位置，电话号码，主要领导的称谓，做到准确无误；

7、能正确识别来宾是否为本物业区域内业主；

8、合理安排大厅内的滞留人员，保持大厅内始终处于良好秩序；

9、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确；

10、大厅内卫生情况良好，设施设备运行正常，保修及时；

四、会议服务员岗位职责

1、保持会议区域的整洁，准备好会议服务的各种用具，物品，随时准备会议使用。

2、做好会议前的准备工作。

3、做好会议前迎宾工作。

4、会议期间服务：

1）会议开始后，注意维护会议场所的秩序和卫生，防止无关人员进入会议区域。

2）注意音响效果，必要时向音响设备保障人员反馈音响效果信息。

3）及时斟添茶水、饮品，换香巾、烟灰缸。

4）会议休息期间，注意维护会场区域的秩序，引导会议休息区域和洗手间位置。休息结束，会议开始后，检查清理休息区域和洗手间，保持其清洁卫生。

5）会后清理，及时把有关物品收集放在固定位置，并检查设备的完好程度。

6）关闭电源，把钥匙送到管理处。

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