程序文件的编号

程序文件的编号目的在于区别于它文件，建议按所有的程序文件在管理手册中的顺序进行编号，如文件控制程序文件编号为：

XX（公司）/CX01（顺序号）-2010（年号）-1（版本号，第1版可省略）

三个体系的管理手册与程序文件应该整合在一起，这样就不会出现不易识别的问题。可以整合的如文件控制、记录控制、人力资源培训、沟通、不符合与不不合格控制程序等。

如果三个体系的手册与程序文件没有整合在一起，也可以参照与ISO9001的结构的关系进行顺序安排。

供参考。

编码是根据一定的协议或格式把模拟信息转换成比特流的过程。

在计算机硬件中，编码（coding）是在一个主题或单元上为数据存储，管理和分析的目的而转换信息为编码值（典型地如数字）的过程。在软件中，编码意味着逻辑地使用一个特定的语言如C或C++来执行一个程序。在密码学中，编码是指在编码或密码中写的行为。

将数据转换为代码或编码字符，并能译为原数据形式。是计算机书写指令的过程，程序设计中的一部分。在地图自动制图中，按一定规则用数字与字母表示地图内容的过程，通过编码，使计算机能识别地图的各地理要素。

n位二进制数可以组合成2n个不同的信息，给每个信息规定一个具体码组，这种过程也叫编码。

数字系统中常用的编码有两类，一类是二进制编码，另一类是二—十进制编码。

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ISO体系文件编号，各企业根据自己的实际需要编号就好了。没有死办法。但是，一定要有规律，最好从编号上就可以看出文件的类别。编号要遵守“唯一性原则”。

习惯上编号包括公司缩写，部门缩写，文件性质代码，序列号。

给你某单位的文件编码控制程序，你参考一哈子：）

文件编码程序

1.0 目的

规定文件的编号，以便于识别各类文件。

2.0 适用范围

适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。

3.0职责

3.1 管理者代表编制各种文件编码。

3.2 文件管理员负责文件的编码。

4.0 程序

4.1文件编号规定

4.1.1 公司码

本公司名称“嘉禾新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。

4.1.2文件类别码

文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规

定为“QP”，其他三级文件（工作指引与 *** 作规程等）规定为“WI”，各质

量记录用的表格规定为“FM”。

4.1.3体系要素码

各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码，要素码为两位数

字，如ISO要素“4.6采购”即为06。

4.1.4序号码

同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.1.5部门码

部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：

部门名称 部门码 部门名称 部门码 部门名称 部门码

绿化队 LH水电工程队 SD资料室 ZL

保安队 BA商业经营 特约服务队 SF

综合业务队 ZW

清洁队 QJ

备注：ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件

4.2质量手册的编号

质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即JH-QM

4.3 程序文件编号

程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。

例如：《文件编码程序》的编号

JH-QP-05-02

序号码，文件编制顺序

要素码，文件控制

文件类别码

公司码

4.4 三级文件的编号

三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。

例如：《清洁队工作指引》的编号

WI-LH-01

序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；

部门类别码，表示为绿化队的文件；

文件特征码 ，表示为三级文件；

4.5质量记录表格的编号

质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行，规定版次码从01，02．．．．．依次按顺序进行

例如：《管理评审计划 》表格的编号

FM-ZL-01-01

版次码,表示该表格的版次为第一版次

序号码，表示为资料室的第一份表格

部门类别码，表示为资料室的表格

表格的特征码。

从我手头的培训资料中，复制一段关于文件、记录控制的ISO资料给你：

文件控制里面，我们先来说说什么是有效版本，必须具备这么三个条件，第一，必须经过批准（这里说的是文件的适用性）经过批准的文件才可以发布；第二，必须有识别有效版本的标识（编号或受控状态）；第三，必须从正常渠道获得，（应有发放、回收记录）。为什么要对文件进行控制？就是为了保证适用文件的状态。试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行，怎么会不出差错？

文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制，先来解释一下什么是外来文件，一般来讲，外来文件包括顾客提供的图样，有关的技术文件，还有就是引用的标准，包括国家标准、行业标准等的有效版本。对于这些外来文件需要采取措施进行控制，应该进行登记，或者进行编目管理。外来文件是受控文件的一种，所以要规定控制的方法。

对于文件的控制应该形成文件。

记录是一种特殊类型的文件，这里大家要明确一下，在记录中要分清楚记录和表格。表格就是记录的格式，我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写，在没有填写内容之前，可以叫做表格，在填写内容之后就成为记录了，表格的内容和文件一样，需要进行控制，必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。作为记录来讲，和文件最大的不同就是纪录不需要审批，每天都要产生大量的记录，为什么要做记录？是因为记录是一种手段，一种提供可追溯的手段，所以，记录要保存，如何保存，谁来保存，保存多久，这就应该在记录控制的文件里面进行描述，也就是要形成文件。

4.2.3 文件控制

质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4 的要求进行控制。

应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；

b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；

c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；

e) 确保文件保持清晰、易于识别；

f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；

g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

4.2.4 记录控制

应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

条文理解

这一节讲的是文件的要求，在2000版的标准里面，对于文件的要求是比较宽松的，那就是根据组织自身的特点和具体情况来决定文件的多少，但是，还是有一些文件是必须形成的，这的规定有6个地方，分别是刚才说的文件控制、记录控制、还有后面要讲到的8.2.2内部审核、8.3不合格品控制、8.5.2纠正措施、8.5.3预防措施，在编制文件的时候，可以将纠正措施和预防措施合并起来编写。事实上，其他的条款虽然没有强制规定形成文件，但从控制的角度看，有些文件还是必需的。

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