学术会议流程

学术会议是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议。学术会议一般都具有国际性、权威性、高知识性、高互动性等特点，其参会者一般为科学家、学者、教师等具有高学历的研究人员。由于学术会议是一种交流的，互动的会议，因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板的形式展示出来，使得互动交流更加直观、效果更好。因此，这种学术会议必须要非常严谨不容一丝差错。下面就由尊义会议杭州活动策划公司来详细讲讲学术会议举办的流程。

一、会议前期通知

1.定会议日期，请专家(包括嘉宾和授课专家)。

2.拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议时间、地点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。

3.通知发放四种方式：邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。

4.应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。

二、专家联系(专人负责)

1.联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。

2.专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等。

4.专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资料袋、胸牌。

2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等。

3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员，合影地点(有车占用需提前预定位置)。

5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)。

四、会议前一天准备

1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

2.茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水)。

3.调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话，以防现场故障)、PPT(激光笔)、话筒(至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦)等。

4.台签。上主讲台的台签要准备2份，主讲台1份，第一排1份。

5.签到表、笔等。

6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇。

7.嘉宾是否准备讲稿。

五、会议当天

1.报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。

2.专家接待组：接待专家入场。

3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主讲台就坐嘉宾，排好台签顺序。

4.开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主讲台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。

5. 准备茶歇。

六、就餐

1.如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。

2.专家围餐需有人引导。

会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。

学术会议流程介绍

学术会议 会议内容:演讲题目及内容( 会议内容:演讲题目及内容(较新学术关注点或较热 的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣, 的学术论点,最新文献,能引起医生的听会兴趣,有 利于产品优势的宣传) 利于产品优势的宣传) 会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午, 会议时间:尽量有利于医生参会,如周五下午,周六 周日 讲者:区域知名教授, 讲者:区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的 学会行政职务会前和讲者过片子, 学会行政职务会前和讲者过片子,确认需要他重点 讲解的内容,告知讲课时间, 讲解的内容,告知讲课时间,会议议程 大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人, 大会主席:有较老的学术界资质,学术带头人,区域 内有一定的学术影响力,支持公司和产品 内有一定的学术影响力,支持公司和产品何其确认 此次会议的目的,会议日程, 此次会议的目的,会议日程,需要他重点总结的要点 会议地点:医生容易找到,交通便利, 会议地点:医生容易找到,交通便利,有学术交流的 氛围, 氛围,带给医生专业化的形象

1发起会议

 

举办国际学术会议，有利于提高在国内外的学术地位，更好地扩大教师、研究生、大学生与国际上知名学者的学术交流活动和促进国际科技合作，因此支持具备条件的单位应积极发起、主办或承办国际学术会议。

 

2审批

 

国际合作处是申办国际学术会议的归口管理单位。会议主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际合作处，由国际合作处报主管校长审批。如果会议是重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性的国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物，会议应由国际合作处报教育部审批。会议单位收到会议批件后，即可进行筹备工作。

 

3成立委员会

 

国际学术会议的主办系（所）在收到会议批件或批件复印件后，应尽快组成学术委员会和组织委员会，其成员应有学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。

 

4会议相关事项

 

举行国际学术会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等事项，由会议单位与校内有关单位协商解决。

 

5材料整理与归档

 

各系举办的国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主办系负责。举办国际学术会议的单位应将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等应归档的材料及时归档。

 

6会议结束后备案

 

国际学术会议结束后，主办系（所）应尽快写出会议总结，报国际合作处备案。

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