如何准备沟通进行的程序与时间？

虽然天南地北的闲聊也是一种沟通的方式，但是有效地沟通应该能得到沟通对象的正面回应。

那么，如何进行沟通以便能获得沟通对象的回应呢？沟通程序的安排及所需时间的估计是必要的。

沟通的程序大致而言可分为三个阶段：

（1）开场白。开场白的重点有介绍自己，建立自由交谈的气氛，说明沟通的目的，建立彼此的信赖等。

（2）中间沟通。中间沟通的重点是充分交换信息，注意聆听，找出双方共同的部分，如想法、目标、观念，并明确指出双方无法达成共识的地方。

（3）结尾。沟通结束时，汇总双方产生共识的地方，并对不能取得回应的地方，诚恳地表达再沟通的期望，并将沟通中可能发生需要再查明、再调查确认的项目，约定回复的时间，最后向对方表示感谢能进行沟通。

针对上面所说的三个阶段，您对需要准备好每个阶段所需要参考的资料，可能发生疑点的问题，安排沟通各项项目的顺序，估计所需花的时间。

虽然沟通是互动的行为，单方面很难也没有必要控制整个程序的进行。但是，若您心中已准备好腹案，相信您沟通时会更有重点，更有效率。

项目沟通管理的程序与方法。

1、沟通程序

沟通的基本流程可以用图来简单的表示

2、沟通的内容

（1）项目经理内部的沟通

项目经理所领导的项目经理部是项目的组织的核心。通常项目经理部直接控制资源由项目经理部中的职能人员具体实施控制。项目经理和职能人员之间及各职能人员之间存在着共同的责任。他们之间应该具有良好的工作关系，应当经常进行沟通和协调。

在项目经理部内部的沟通中，项目经理起着核心作用，如何进行沟通以协调各职能工作，激励项目经理部成员，是项目经理的重要课题。

项目经理部的`成员的来源与角色是复杂的，有不同的专业目标和兴趣。有的专业为本项目工作，有的以原来职能部门的工作为主。

1）项目经理与技术专家的沟通是十分重要的，它们之间存在许多沟通障碍。技术专家常常对基层的具体施工了解较少，只注意技术方案的优化，而对社会和心理方面的影响则注意较少。项目经理应该积极引导，从全局的角度考虑，既发挥技术员的作用，又能使方案在全局切实可行。

2）建立完备的项目管理系统，明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中的正式沟通方式、渠道和时间，使大家能够按程序、按规则办事。

（1）农业信息准备阶段 包括信息内容（待沟通的问题、性质、目的）；了解沟通对象的情况（个人、团体、领导、农民等）；沟通、传递时间的掌握（过早，时机不成熟，难以引起接受者兴趣、重视；过晚，时过境迁，无价值）。

（2）农业信息编码阶段 农业推广人员将待传信息（内容、意思、思想、情感等）变成农民（接受者）能够理解的信息。有些农业创新成果，技术原件，农民无法接受，要进行加工处理，既要深入浅出，适应农民接受能力，又要避免信息失真。

（3）农业信息传递阶段 推广人员借助沟通工具，通过技术资料、广播、电视讲座、手机、网络等沟通渠道，将信息传递出去。

（4）农业信息接收阶段 农民通过一定的沟通渠道，接收到所传信息。

（5）农业信息译码阶段 接受者（农民）将获得的信息进行译解，变成自己能够理解的东西。

（6）农业信息反馈阶段 农民（接受者）对信息内容加以判断、评价，向推广人员（传送者）作出一定反应，即采取某种行为（赞同、反对、有何意见、要求）反馈给推广人员。

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