按照系统来制定和审查预算非常重要。预算程序包括十个步骤,切记预算应在一个组织的财政年开始的前几个月就要完成并通过。
第一步:分析一个组织的任务、目的和目标。
第二步:调查该组织的实力和与将来需要有关的资源。
第三步:让所有关键人员都参与到预算过程中来,在收集数据及预算的实际建立过程中,应融人其他人的知识和经验。
第四步:审查收集到的信息和数据,包括对过去、现在和将来的分析。
第五步:按以上的预算类型和该组织领导层所确立的标准来准备预算。
第六步:审查预算的准确性、可行性和现实性。
第七步:将预算提交给几个关键人员,以便他们对此做出批评性分析。
第八步:准备并制定正式的预算陈述,以备别人提出问题并及时给予答复。
第九步:实施预算。
第十步:审计预算,这应在下一年的循环预算过程开始之后进行(modifiedfromStier,1999)。
归结为:预算编制、预算执行、预算调整、预算监督。
预算的范围:
预算包含的内容不仅仅是预测,它还涉及到有计划地巧妙处理所有的变量,这些变量决定着公司未来努力达到某一有利地位的绩效。如果每个系统的要求都要根据公司的目标进行平衡,则必须采用一种协调的方式制订一个一致同意的计划。在预算计划阶段,每一个经理都应当考虑其责任中心(部门或子系统)与其他部门以及作为一个整体的公司之间的关系。这种做法将趋于减少部门之间的偏见,减少部门王国的出现,以及减少组织机构中相互隔离的缺点和突出的沟通问题。更进一步的,它通过依靠例外原则的管理鼓舞了权威的代表。
计划制定以后,就为评价以后的绩效提供了一个参考框架。毫无疑问,预算的绩效是一个比过去的绩效更好的基准。这是因为受通常隐藏在过去绩效中的低效率及不断变化的条件的影响。
有两种基本的预算形式———长期预算和短期预算。时间的长短将两者明显区分开来,这提出了一个问题,即预算使用者要受到常规会计年度的适当影响,对每一公司最具意义的预算期应被采纳。例如,某种产品的生命周期从其引入期到淘汰期,从很多方面来说,与其说是日历期间不如说是自然预算期,因为它在统一的基础上将销售、生产和财务计划联系在一起。实际的预算期选择在很大程度上取决于公司准确预测的能力。典型的预算是以年度为基础来编制的,然而,往往由于报告、时间安排和控制的原因,这一时间跨度又被分解为更小的时间间隔(例如在生产和销售活动中,按照半年、季度、月份甚至是星期来作预算)。
预算工作的组织包含决策层、管理层、执行层和考核层。(1)企业董事会或似机构应当对企业预算的管理工作负总责。企业董事会或者经理办公会能根据情形设立预算委员会或指定财务管理部门负责预算管理事宜,并对企业法定代表负责。
(2)预算委员会或财务管理部门主要拟订预算的目标、政策,制定预算管理的具体措施和方法,审议、平衡预算方案,组织下达预算,协调解决预算编制和执行中的问题,组织审计、考核预算的执行情形,督促企业完成预算目标。
(3)企业财务管理部门具体负责企业预算的跟踪管理,监督预算的执行情形,分析预算与实际执行的差异及原因,提出改进管理的意见与建议。
(4)企业内部生产、投资、物资、人力资源、市场营销等职可以部门具体负责本部门业务涉及的预算编制、执行、分析等工作,并配合预算委员会或财务管理部门做企业总预算的综合平衡、协调、分析、控制与考核等工作。其主要负责人参与企业预算委员会的工作,并对本部门预算执行结果承担责任。
(5)企业所属基层单位是企业预算的基本单位,在企业财务管理部门的辅导下,负责本单位现金流量、经营成果和各项成本花费预算的编制、控制、分析工作,接受企业的检查、考核。其主要负责人对本单位财务预算的执行结果承担责任。
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