1. 适用范围
本标准适用于产品销售全过程的管理。
2. 职责
QA主管:负责成品的放行审核。
QA现场监控员:签发产品合格证,并监督检查库房内成品的管理。
库管员:严格按本程序发货,详细填写发货记录。
销售部:详细填写销售记录,并存档保管。
3. 内容
3.1. 产品销售的条件
3.1.1. 有正式的批准文号。
3.1.2. 有QC检验合格报告书及QA签发的产品合格证。
3.1.3. 产品在有效期内。
3.1.4. 产品包装完整严密,3.1.5. 无破损。
3.2. 销售过程的管理
3.2.1. 严格执行国家物价部门审核批准的产品物价,3.2.2. 不3.2.3. 得私自篡改。
3.2.4. 严格按照国家有关政策法令,3.2.5. 规范其销售行为,3.2.6. 反对不3.2.7. 正当竞争。
3.2.8. 优先选择已经通过GSP认证的单位作为经销商。
3.2.9. 经销单位要证照齐全、经销范围允许、信誉度良好。
3.2.10. 销售部新聘人员要经过业务培训,3.2.11. 考试合格后方可上岗。
3.2.12. 业务员要和经销商签订产品销售合同,3.2.13. 经过批准后根据合同3.2.14. 开展业务。
3.2.15. 业务员要根据订货电话或传真填写销售发货申请单,3.2.16. 经销售部经理和分管副总经理批准后到库房提货。
3.2.17. 库管员接到批准的销售发货申请单后,3.2.18. 按《物料发放SOP》及“先进先出”的原则发放合格成品(不3.2.19. 合格品、待验品不3.2.20. 得发放),3.2.21. 并填写销售发货单和《成品发货记录》。
3.2.22. 药品出库后库管员要及时清点产品库存情况,3.2.23. 填写《货位卡》,3.2.24. 做到帐、卡、物相符。
3.2.25. 销售部详细填写《产品销售记录》,3.2.26. 使售出的产品去向明确,3.2.27. 可追踪。
3.2.28. 按照“及时、准确、安全、经济”的原则发运成品,3.2.29. 确保产品质量。
3.2.30. 涉及产品退货、换货,3.2.31. 执行《产品退货管理程序》,3.2.32. 并更新《产品销售记录》。
3.2.33. 涉及产品收回,3.2.34. 执行《产品收回管理程序》,3.2.35. 并更新《产品销售记录》。
3.2.36. 销售部要做好产品销售、回款、应收款及其帐龄等项目的日报、月报、年报统计,3.2.37. 报销售部经理、分管副总经理、总经理。
3.2.38. 销售部要建立、健全经销商档案,3.2.39. 包括基本情况、相关证照、经销业绩等。
3.3. 销售记录的管理
3.3.1. 目的
保证发现存在缺陷的药品能及时收回,防止事故的再次发生。
3.3.2. 销售记录的内容
至少包括产品名称、剂型、规格、批号、单价、数量(件数)、收货单位及地址、发货日期、发货人、运输方式、销售发货单号等。
3.3.3. 销售记录填写要求
3.3.3.1. 采用统一的记录表格,3.3.3.2. 不3.3.3.3. 得采用在销售发货单上记录批号和收货单位的方式来代替。
3.3.3.4. 业务发生后由销售部及时填写,3.3.3.5. 不3.3.3.6. 得提前或延后。
3.3.3.7. 填写记录时字迹清楚、内容真实、完整详尽,3.3.3.8. 必须使用钢笔或签字笔填写;签名3.3.3.9. 要填全名,3.3.3.10. 不3.3.3.11. 得只写姓氏;计量单位要统一,3.3.3.12. 不同3.3.3.13. 品种、不同3.3.3.14. 规格应分册填写。
3.3.3.15. 不3.3.3.16. 得随意撕毁或任意更改,3.3.3.17. 确实须更改时,3.3.3.18. 应划去后在旁边重写,3.3.3.19. 并在划处签名3.3.3.20. 、注明更改日期。
3.3.3.21. 对规定的内容一定要记录完整,3.3.3.22. 确保根据销售记录能追查每批药品的售出情况,3.3.3.23. 必要时能及时全部追回。
3.3.4. 销售记录的保存
3.3.4.1. 各种销售记录由销售部专人、专柜保管,3.3.4.2. 注意防火、防盗、防遗失。
3.3.4.3. 销售统计年报表(包括分月份、分品种、分经销商)和经销商档案由销售部长期保存。
3.3.4.4. 其他销售记录每年装订成册,3.3.4.5. 年底移交文件管理员归档,3.3.4.6. 保存至产品有效期后一年,3.3.4.7. 未规定有效期的保存三年。
3.3.5. 记录的销毁
每年由销售部将超过存档期限的记录找出,按《文件管理程序》规定进行审批后方可销毁,并填写《文件销毁单》。
1、确定目标:确定工作的目标到底是什么,工作只能有一个目标;
2、过程识别:确定为了要达成以上目标,需要完成哪一些过程的工作(打100个电话,话术);
3、依赖分析:以上过程中需要发生的工作他们之间相互依赖的关系是什么?不能孤立的来看待过程中的每一个节点;
4、集成协调:用最佳的方式组合以上所有过程中的工作内容,让更加集成化、更加协调;
5、分配职责:那个部门来做什么工作?怎样分配可以更加科学、减少摩擦;
6、了解限制:以上部门或员工在接到工作后,是否有能力完成?
7、运作模式:明确以上部门或员工是如何开展上述过程中的工作;
8、反馈评估:工作开展之后是否有问题需要持续性改进;
几点心得:
1、做什么事情,都真的是需要定目标,最最重要和开始都是定目标。
2、要整体性看问题,在一个组织里,任何事情都不会是独立存在的。
3、达成目标的路径要落地可执行,并且明确。其实主要是这个部分,然而这个部分是最难的,因为还要贯穿其他的内容。
4、本质上,就是管理一个整体的项目,然后要了解每个参与的人员的工作状况,优化配置和协作,达到最好的效果。
5、反馈,越来越好!
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