二、要请下级领导办理的,此时多是高层领导批给中层领导,用“阅处”。如“请办公室张三主任阅处”。批示给下级领导“阅处”,这位下级领导可亲自办理,也可安排部门下属办理;如果是后者,这位负责“阅处”的下级领导必须把关和担责。
三、要请下属办理的,用“阅办”。如“请张三同志阅办”。如果上级领导批示“阅办”时,即使下级是领导,下级也必须亲自办理,不得再另外安排下属参与。
四、领导批给职能部门“阅处”、“阅办”的,两者没有太大区别,职能部门负责人按照领导要求组织部门人员将事件处理完毕即可。“阅处”的事件一般比“阅办”的相对复杂一些。如要制定薪酬体系,则“请人力资源部阅处。”如要对外报送薪酬领导小组人员名单,则“请人力资源部阅办”。
五、当下属报告送至,如能决定,则可以批“同意”。如“同意,请张三同志阅办”。如不能决定,则批“拟同意”表明意见,再请上级领导或职能部门批示。如“拟同意,请张总裁阅示”。又如“拟同意,请人力资源部阅示”。
(一)公文的签批权限及签批程序
各单位制发公文,必须附上发文处理单并由办公室负责人提出签批意见后报单位领导人签批,公文一经签发,即产生法定效力,任何人都不能更改公文的内容。如果发现公文内容中有差错,必须报原签发的领导人同意或复签。公文签批的权限如下:
1、各单位向上级机关行文、下发重要公文和向不相隶属机关的重要行文,一般由主要领导人或主要领导人委托主持工作的副职签发;处理日常工作的公文,由分管该项工作的领导人或其委托的领导人签发。
2、党委办、政府办及各单位办公室根据单位或单位领导人授权发布的公文,重要的公文分别由本单位主要领导人或分管该项工作的领导人签发,一般性的公文由分管该项工作的副职或办公室主任签发。
3、各机关、单位联合行文,必须经各联署机关的领导人会签,最后由主办机关领导人签发。
发文办理中的公文签批工作,按领导职务大小和排名先后顺序,先由职务较低的排名在最后面的领导人签批,然后逐一往前签批。在一般情况下,要坚持按公文正常的签批程序签批,不得越权越位。紧急公文,经主持工作的领导人同意,在不违背有关原则、不影响工作的前提下,可以特事特办、急事急办、灵活处理。
(二)收文处理及文件阅读工作
收到上级下发给本单位的公文后,要认真做好登记、拟办、传阅、收集、归档等工作。
1、登记。收文单位要配置专门的收文登记本,对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数等。
2、拟办。收文单位要印制专门的收文处理单,收到文件后,由单位办公室负责人就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案,并认真填写在文件处理单上,然后送领导及有关人员阅读。
3、传阅。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上要写明阅文对象的姓名、文件的字号和份数。只供阅读的文件,一般先送主要领导、主管领导,再送其他领导。对需要办理的文件,则先送主管领导,再送主要领导和其他领导。特殊情况下,也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取,阅文对象之间不横传。收回阅文夹时,要检查阅文对象是否签字,清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时所作的批示,要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。
4、收集和归档。对已处理完毕的文件,要及时回收,妥善保管。对需要归档的文件,要按照档案部门的要求进行整理、编制目录,按时归档。
(三)文件管理
1、文件的保管。各单位要设置专门的文件存放装置,配备必要的安全保密设施,确保各类文件安全。
2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的密级文件,须经文件制发机关同意。经批准同意翻印或复制的文件,翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。
3、文件的借阅。有关人员因工作需要借阅文件,文件管理人员应根据文件的阅读传达范围,请示主管领导,经批准后方可借阅。借阅文件要履行签字手续,并登记借阅时间、文件字号、密级、份数,同时确定归还时间。
4、文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需要向上级机关写出书面请示,并附上汇编文件的目录,经发文机关批复授权后方可汇编。
(一)有序的原则。公文传阅,顺序很重要,在实际 *** 作中,文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序,又不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会给领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文,文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关,然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中,文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导,再传其他领导和有关部门;办件则应先传主管领导,一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见,另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。
公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文,应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时,文秘人员应在"文件处理单"上注明。
(二)及时的原则。公文传阅的时效性很强,快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢?一是取送及时。收到文件之后,马上进行清点、登记、分发,保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广,需要很多领导和部门阅知,如果始终按一个固定顺序传阅,遇上领导外出开会或办事,定会影响传阅的时间和进度。因此,不失时机地适当地调整一下传阅顺序,便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办,并且时效要求较强的,如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处,势必耽误部门办理。主要领导阅后,即可给承办部门阅办,然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹,区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件,急需处理的文件和一般参考性的文件,不要都放在一个阅文夹内,主次不分,要分别对待,分类设夹、传阅,对急件、特急件跟踪传阅,这样,就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律,捕捉时机送阅文件;也可根据领导阅文快慢,适当掌握领导每次阅文数量,这样,就能避免公文的延误、堆积。
(三)安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢?一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数,避免了盲目传阅,一旦出现文件遗失的情况,就能知道问题出在哪个环节上,既利于查寻,又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅,不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传,以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底,其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作,纵向周转,由机关文秘人员一人经手,全权负责,以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅,既不能随意扩大,也不能随意缩小;既不能多传一个人,也不能少传一个人。五是设置密级文件夹,封面贴有"密级"标志,提醒领导不要带出办公室阅文,密级文件即阅即退,没有阅完的也要暂时收回,以保证公文传阅的安全保密。
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