外贸企业用的电脑传真，哪个好？

下面这个资料，肯定能帮上你。

■■■FaxCenter企业传真中心 外贸行业解决方案■■■

一、前言

随着企业信息化建设的不断推进，企业的办公自动化进程进入了电子化时代，工作效率得到大幅改善，企业办公成本得到有效控制，但是，作为企业重要通讯方式之一的传真，却依然在低效的方式下运作，大部分还是通过传统传真机采用手工的方式收发传真，效率低、传真文件无法存档管理、大量消耗耗材、通讯成本高昂、传真的保密性不高都是目前传统传真机收发传真的主要弊病。

二、外贸行业面临的问题

■ 传真量非常大，通讯费用高昂

外贸行业的整体传真量非常大，一般传真走普通电话线路，需要支付高昂的电话通信费用。

■ 基本都是纸质传真模式

大部分企业目前传真方式基本都是使用纸质传真，无法做到电子文档直接发送，需要来回跑动，接收传真受传真机墨盒硒鼓更换、传真机卡纸、传真被误领、传真手工分发等影响严重。

■ 国外传真较多

外贸行业每天有很多国外进来的传真或者发往国外的传真，一方面，对发送人外语要求较高，另一方面，国外传真有时差，接收的不能及时送达到业务员手中，发送的传真对方可能忆是半夜。

■ 收到传真经常通知不及时，发送成功需要电话二次确认

遇到员工出差，遇到周末假日等情况，经常出现传真机已经收到传真，但不能快速分发到员工手中，员工也无法在异地收发传真的问题，其中部分紧急传真因延时收件，甚至导致业务上的巨大损失。

对外发送的传真，因传真机没有醒目方式提醒发送成功与否，每次发送重要传真，还需要传真后打电话向对方确认是否收到，徒增电话费和人力成本。

■ 传真管理处于原始阶段

已经接收传真目前只有纸张存档管理一种模式，传真件各自保管，管理分散，查找以前的传真非常困难并且耗时，员工离职、换岗造成传真件丢失现象非常严重，也无法追溯传真收发时间和成功与否。

■ 无法统计费用

公司想要统计各分公司、部门、业务员的传真业务量，以实现费用负责制，但没有数据支持，无法进行。

■ 无法进行传真群发

外贸行业每隔一段时间就有一些传真要群发给合作单位，用传真机发送费时费用，还必须安排专人进行，效率低下。

三、FaxCenter的目标

FaxCenter的总体目标是提高工作效率和成本控制，结合现有的网络情况和其他管理支持系统情况：

■ 实现传真无纸化，降低或取消耗材成本

FaxCenter可将电脑中的电子文档直接发送，不需要事先打印；传真直接接收到服务器并自动分发，接收传真是否打印完全自主控制。

■ 提高传真发送性能，降低通信费用

利用FaxCenter的自动化技术，缩短传真发送的时长；针对国内长途与国际长途，可选择各自的IP电话号码，从而大大降低通信费用。

■ 自动使用双语功能

针对外贸公司国外传真较多的情况，FaxCenter可自动根据传真号码识别国外传真与国内传真，并分别使用中文或外文进行语音提示，不再需要收发传真人员具有出色的外语水平。

■ 接收传真自动分发

系统可以通过分机号或来电号码自动分发给相应的业务员，不再需要人工传递。当某个传真不能确认接收人时，被分发到默认的接收人由其进行转发，或者进入传真大厅；系统也支持双语查号功能。

■ MSN收发传真

外贸行业大量使用MSN做为即时通信工具，FaxCenter整合了MSN功能，收到的传真可以直接发到员工的MSN上。

■ 邮件集成功能，支持异地传真收发

当员工在外地出差时，通过浏览器或者FaxToEmail和EmailToFax功能做到只要有互联网的地方都可以收发传真。员工出差、非工作时间都可以方便地收发传真。

■ 实现免费传真

外贸行业传真的特点是传真大部分集中于相关行业内部， FaxCenter支持免费传真功能，若对方也在使用FaxCenter，两个FaxCenter之间可以免费收发传真。

■ 实现传真统一管理，不需要采购传真机

FaxCenter基于B/S架构，下属工厂与总部都可通过浏览器收发传真，可为下属工厂分配传真分机号，各个用户之间互相独立，互不干扰，实现一台服务器代替无数台传真机的功能，并可不断扩展。

■ 实现传真批量群发

对于一些通知类、宣传类传真，通过FaxCenter做到一次性批量群发，群发结果详尽，支持失败传真快速重发。

■ 实现费用统计与控制

FaxCenter可统计各用户、部门的传真费用，并可事先分配传真金额进行费用控制。

■ 传真资料的安全保密

FaxCenter收发的传真都在总部集中安全存储，保证传真资料安全保密。

■ 实现与主流管理系统的无缝连接

免费提供接口，实现与OA、CRM、ERP等应用软件之间的无缝连接。

四、FaxCenter产品功能

语音功能：如果对方传真机是人工应答，FaxCenter能提示“这是传真，请给信号”；如果对方传真机需总机转接，FaxCenter也能根据总机性质（自动或人工）播放“请转XXXX”或模拟DTMF拨号。

双语提示：针对国外来电或传往国外的传真，可以启用双语功能，自动使用中文或英文提示。

传真分机：支持分机 *** 作，可为每个部门或用户设置一个分机号，拨入时FaxCenter会提示“传真中心，请拨分机号”，传真接收后FaxCenter自动通知收件人。如果拨入的分机号不存在，根据设置，FaxCenter会提醒重拨或转为公共传真，由指定人员进行转发。发送时用户的分机号自动加在传真号码后面，印在页眉上，方便对方回复。

手动接收：独特的手动接收功能，用电话机接听听电话时按一下#号键就可以接收传真。

计费功能：国内独家的Modem/传真卡 计费功能，可了解掌握企业的传真费用情况。

费用控制：可对每个用户的传真费用进行预先控制，实现分公司、部门等传真费用负责制。

页眉控制：每个人或每个传真都可定义自己的传真页眉，实现分公司/部门的独立传真形像。

文字识别：传真查看页面中可利用内置的OCR功能，把不可编辑的传真内容转换成文本内容。

实时提醒：收到新传真或传真发送完成、失败都能自动提醒用户，保证传真都能送达收件人。

签名印章：发送或回复传真时您可使用手写签名或使用电子印章，电子印章有权限与口令保护。

审批流程：可根据传真性质确定是否需领导审批，可在审批时使用电子印章、手写签名等功能。

短信功能：整合专业的短信服务器,可从客户资料中按类别/行业/地区导入号码，进行群发或单发，并支持接收传真发送后可用短信自动通知对方，传真接收后可用手机短信自动通知接收人。

MSN整合：接收的传真能通过MSN分发到用户中，不需要登录系统。

邮件收发：接收的传真可直接发到分机号绑定的邮箱中,发到特定邮箱的邮件可被传真出去。

传真群发：可从客户资料中按类别/行业/地区等导入号码，或者直接输入传真号码进行传真群发，并且每个号码都可跟踪发送成功与否，并可重发号码列表中未成功的号码。

免费传真：FaxCenter之间互相收发传真不会产生费用，大大节约成本。

内部传真：机构内部收发传真，可通过服务器直接传递，不会产生费用，特别适合较多的分支机构。

长途识别：自动识别长途号码，可利用IP电话发送，并且国际长途与国内长途可使用不同的IP电话。保留用户使用习惯，降低话费开支。

国际功能：启用双语提示后，发往国外的传真，或来自国外的号码， 可自动使用外语提示。

定时发送：可按用户指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时段发送大量传真；或解决发送国际传真的时差问题。

传真模板：常用的传真内容可保存成模板，进一步提高发送效率。

分类管理：接收的传真、待发的传真、已发送的传真、已存档的传真分类存放，方便管理。

传真共享：可将您的传真共享给其他多人查看，并能自动通知共享人员。

传真移交：如果传真内容与您无关，可将传真移交相关人员，FaxCenter会自动通知相关人员。

传真存档：重要传真存档保存，方便日后查阅。

发送统计: 可统计所有发送的传真,方便部门之间的成本分配。

传真日志: 所有发送的传真都有记录在日志中,即使删除传真内容,发送日志也不会被消除。

失败重发：发送失败(占线、线路故障等)后，FaxCenter自动间隔一段时间进行重发。

自由漫游：无论您在公司内还是身处国外，只要能上网，就能收发传真，也能查看原先收发的传真；如果外地有分支机构，也能通过Internet使用传真中心服务。

AD用户导入：可从Active Directory导入用户，大大方便大企业的管理。

接口功能：通过传真中心提供的接口，可与其它任何系统(ERP/CRM/OA等)进整合，为办公、管理、销售、采购活动提供方便。

cofaxCOFAX

是将传真技术与网络技术相集成，使用户能够方便地通过内部的局域网收发传真，等于让局域网上的每一个用户都拥有一台自己的专用数传真机，大家就不用再为收发传真跑下来跑去了。

出差时，还可将别人发给自己的传真转发到电子邮件中，同时公司传真服务器内可电子化备份所有收发过的传真。

cofax

（传真服务器）作为专用设备负责传真通信及自动路由管理。

cofax

绿色传真，无需花费耗材费用，传真轻松在电脑收发！局域网共享！

COFAX把无纸化办公变为现实，在节约能源、环保的同时，还可以为使用者节约大量的办公费用和人力、物力资源，引领办公自动化的潮流，促进传统传真机的升级换代。

cofax具有超强的十大功能：

1、免费收发

2、无纸收发

3、定时发送

4、自动群发

5、自动分发

6、断点发送

7、传真管理

8、异地收发

9、用户管理

10、邮件转发贡献：北京北科良辰科技

上海泉咏信息科技有限公司cofax传真服务器，创新性的产品形态，为客户专业的、贴身的传真解决方案。

让办公传真的每个过程都实现无纸化、网络化，彻底解决了企业的传真办公自动化需求。

cofax充分利用了我们信息化社会的网络技术、互联网、电子邮件、3G手机等，实现了随时随地的传真coFax传真服务器

需求，让客户部不错过任何一个商业机会，对传真信息全面管理，实现传真的最大价值

cofax为企业了专业的传真应用解决方案。

只要拥有1台cofax服务器，每个用户就可以通过自己的电脑象手法email或打印文件一样收发传真。

每个用户可以通过预先设定的虚拟传真分机号，接收的传真就会通过服务器自动分发到对应的员工电脑上。

如果需要发送传真，只需要通过虚拟打印机，填上发送号即可以提交到服务器上自动排队发送，用户可以实时监视和控制发送状态。

通过cofax客户端的管理，可以方便地进行分类管理、查询、统计、注释和编辑。

可通过互联网远程访问，实现异地传真收发。

通过我们建立的“酷发网”，相互之间免费收发，还可以节费发送到普通的传真机上。

我们的多账号管理方式，可以通过分布式结构满足大型企业多分支机构的传真整合管理，加快产品的部署和维护难度。

cofax还C/S和B/S两种方式同时登录，方便产品的部署。

cofax传真服务器经过大量的客户实践证明，可以节省客户大量的传真开支，极大地提高工作效率，提高企业的传真业务管理水平。

具有许多代表性的客户案例。

同时多个产品系列，满足不同客户的需求

中小企业网络解决方案

关键词： 网络 中小企业 解决方案

通常，500人以下的企业被统称为中小企业（SME），设备、资金和管理是中小企业成长的几个难题。中小企业资金短缺的情况比较常见，如何在有限的资金投入状况下，实现企业与人员的最高效的运作是中小企业的重要问题。 中小企业在管理过程中，对小型办公资源共享、用户访问、信息反馈以及物流管理等问题都需要较好的处理解决手段。因而，建立一条可靠性强、管理性强以及投资较少的信息传送渠道，是现今信息化社会中必须考虑的。

一些企业认为，信息化就是购买计算机、打印机、建立小型的数据库并培训或增加几个专职员工使用，这样的实际应用效果与过去完全手工记录、管理的模式并没有什么本质的区别，仅仅是由纸质文档改变为电子文档而已。很多企业处于对电子文档的不放心，还保留了纸质文档做为备份，非但没有增加工作的效率，反而多使用了人工，使得企业信息化成为一种门面的东西。投资增加效果不显著，企业***转而认为信息化不但无足轻重而且投资无效。

但是，在从传统计划经济的脱胎换骨中，许多中小企业显然还没有意识到，网络，恰恰是企业内部的网络才是牵引其提升核心竞争能力的关键因素。因为今天的一切正在“残酷”地证明：中小企业的网络建设将直接关系到企业未来的生死存亡。 先让我们看一看网络发展过程。网络发展经历了以电子邮件、网上广告查询、企业网、网上交易(EDI)到现在的电子商务、电子世界的过程。而现在国内企业处于什么样的位置？有多少企业建立了电子邮件系统？有多少广告是通过网上发布的？更不用说网上交易、电子商务等等。网络应用并不仅仅是网上交易、网上做广告,甚至网上交友、购物等等。我们应充分认识到网络对企业发展的作用,对促进生产力的作用。 在技术应用与创新方面,世界各国技术各有优势,如果能集他们之大成将会对人类进步起极大的推动作用。典型事例是,波音777飞机就是由世界上几个国家的技术人员在网上共同参与设计的。再如最新在美国航天飞机上进行物理实验是由中美俄等几个国家技术人员共同设计的,这其中网络起了非常重要的作用 。

通过网络的使用,促进管理水平的提高。 缩短产品开发周期,促进产品的更新换代。 现代社会技术和工艺的生命周期越来越短,无论是汽车的样式,还是电脑的升级,时间短得使人们无法适应。只有通过网络与外界沟通,感受市场信息,使自己的行为融入全球市场行为当中,才能不至于落后他人。在全球经济一体化的过程中,任何一个企业从其诞生之日起就必须生活在国际的市场竞争中,如果没有计算机网络,很难想象未来的企业将如何生存。 网络作为知识经济时代重要的生产工具,给发达国家带来巨大的发展机遇,但却在无形中再次拉开了世界上的贫富差距。第三世界中的一些落后国家由于电脑普及率低,经济落后等原因,上网电脑屈指可数,据国际Internet协会的最新数据,与Internet联网的电脑中有近七成分布在美国,而世界上美国以外的如此多的国家才占三成,这就使得世界上绝大多数国家,尤其是广大的第三世界国家面临知识时代一个最重要的法宝--信息的匮乏,其结果必然影响他们的发展速度。从这一点讲,网络又扩大了发达国家和发展中国家的贫富差距。

目前在国内企业信息化的过程中，已经出现的很强的“贫富差距”。一方面类似金融、电信等行业的大用户的网络投入及应用不遗余力，无论网络平台的构建，还是大投资的应用系统开发，水平直逼国外先进企业水平，占有信息同时也占有财富。另一方面，国内许多中小企业由于对网络应用作用的不了解，成为 “信息戈壁”，甚至许多企业还不知网络为何物，正逐步丧失企业未来赖以发展的技术平台，丧失信息同时也丧失财富。

也有部分企业认为网络建设是由必要性的，因此也建设了自己的网络平台，甚至有投巨资建立当今最先进千兆主干平台的情况，但在网络应用方面却没有化大力气投入，成为拥有企业内部高速信息公路然而没有车在路上奔驰的情况。网络局限于文件共享等简单应用。本质上，网络平台只是信息化的“路”，而网络应用才是“路”上的“车”，仅仅有路而没有车，所建设的高速网络系统成为摆设。

信息化、网络化是发展的大趋势，网络平台建设是重要的，然而更重要的是网络化的应用。网络应用是一个很广泛的概念，几乎可以涵盖各个应用领域。产品设计，网络能够达到有组织的设计协同。制造生产，网络能够达到以电子设计的数据指挥自动化的生产。物资流通，网络能够达到高速的信息共享和资源共享……，而象金融、邮电等行业，离开网络已经无法生存。对于中小企业，一下进行这样全方位的网络应用并不现实，投资力度过大。我们认为，首先实现办公自动化，提高企业运行的效率，沟通各部门之间的快速联系，是改革企业管理方式、建立高效的运行机制的第一步，也是最重要的一步。通过办公自动化，首先理顺企业工作流程，提高了管理的效率，就能够暴露出被日常繁杂办公事务掩盖的工作运转瓶颈，使企业领导者能够看清情况，针对重点问题加以解决，提高企业自身的竞争力。网络化的办公也能够使企业领导者充分体会网络应用的优势，为企业进一步的信息化改造进行谋划，使企业不断发展。

网络办公应用

我们对办公的理解不是仅仅理解为企业管理的办公行为，也包括了产品设计、生产、销售、贸易等过程中的信息资源利用和协同工作等，这种广义的办公概念包括了资源共享、查询、交换等全面的应用范围。

计算机在办公方面的应用通常被称为“办公自动化”。计算机应用早期，简单的文字处理软件加上打印机、复印机等设备，就构成了“办公自动化”。计算机网络的发展，网络共享文件、电子文档存储，形成了网络办公自动化的新概念。然而，随着网络应用的进一步开展，网络办公自动化极大的改变了传统的办公模式，提供了更高效的办公手段。

网络办公自动化的第一阶段是指各种办公设备数字化，出现了以打印机、传真机、数字复印机、数码相机、液晶显示器、数字投影机、小型PBX中心为代表的办公设备；第二个阶段是指这些办公设备向网络靠拢，实现其功能的重新组合，在功能重组中，将传统办公设备中的功能重叠部分（复印=扫描＋打印；传真=扫描＋打印＋传送)借助网络资源平台和共享手段实现组件功能的强化，然后再借助网络实现这些强大组件功能的组合，以满足不同办公的需求，真正实现方便、高效和低成本；第三个阶段是，数字化办公彻底消除PC对办公的制约，实现各类外设的智能化，远程办公将成为一种常见的办公方式，办公室内会出现大量利用网络资源的设备，如IP电话、IP传真等，使办公不再局限在小小的办公室内，随处可以办公，随时可以办公。

随着网络技术的高速发展和普及，高效低成本和移动的特点已越来越成为现代办公的需要。过去的办公模式是以电话、集中会议为中心，外加公文纸、钢笔、计算器、传真机。以PC机应用为核心、辅之以各种办公设备的办公自动化方式，提供了较以前高的效率，但基本方式仍然是纸质传递。信息的共享仍然依赖于会议、人工查询反馈等。网络的出现，使信息共享和信息传递的速度大大提高，因此形成了以网络为核心的现代办公模式，即基于网络打印、网络传真、电子邮件、网络数据库资源共享等一系列的网络化应用。信息的传递可以通过电子邮件进行，企业各层次的领导需要的人事、物资、物流、客户或协作单位情况、以至财务销售等，都可通过网络根据自己所拥有的权限进行查询。收集员工意见、建议，发布企业公告，就某些决策进行公开讨论、项目协同工作资源共享等都可便捷的透过网络进行，既减少了工作的中间环节、节省了人力占用，也提高了办事效率，协同工作资源共享更大大减少了工作中的混乱无序。

出差在外的人员，通过电话线路也能与企业的内部网相连，直接获取自己的电子邮件、指令，了解公司的最近通告，取得出差所需的各种公司资料，还可将出差工作的进展情况及时反馈，使协同工作的同事能够及时获取最新的信息。在这里，设备的概念被忽略，代之的将是网络应用和解决方案的概念。人们不再关心具体的打印机、传真机、复印机等设备，而关注如何充分利用和发挥企业的网络办公应用系统促进工作。

显然，网络化的办公应用带来的最直接的好处就是促进办公效率的极大提升，办公不再局限于办公室内，办公不再表现为办公室人员在楼道中的繁忙穿梭，网络化办公以其高速的信息传递减少了决策的失误,同时也使在传统沟通体系上建立起来的管理原则得以打破,从而使管理的出现扁平化的新模式,这对于企业现代化管理有着非常重要的意义。由于网络办公的高效率和高速度，信息资源共享使资源再利用的几率大大增加，因此减少了管理的层次,使每个主管人员所能直接控制的下属人数增多,管理层次减少。先进的网络计算机能及时收集、处理传输信息,不仅能帮助主管更早、更全面地了解下属的工作情况,从而及时地提出忠告和建议,而且可使下属更多地了解与自己工作有关的信息,从而更好地自主处理自己份内的事务,网络可以扩大主管的管理幅度,减少其管理层次。 管理层次的减少进一步提高企业的运行效率，也使最高领导者更能有效的控制企业工作，促进企业发展。

企业办公网络化，不能忽视对Internet的利用。Internet与企业内部网络结合，为企业开阔了视野，提供了更新的发展方向。

Internet是一个全球化的互联网络，也是巨大的信息资源宝库。企业不但能够从Internet上发现新的技术、新的商机，也能够通过Internet快速便捷地与其他企业合作，交流信息、交换信息、共同发展。Internet也为企业提供了新的展示自己的场所，Internet还为企业提供了为全球用户提供快速服务的媒介。在Internet上开展电子商务贸易，更为企业增加了一个新的商业机会。

网络办公的应用方面

网络在办公过程中，可在以下几个方面对办公起到强力的支持作用：

1 文件共享

2 打印共享

3 网络传真

4 电子邮件

5 远程访问

6 Internet的利用

7 公文制作与传送

8 报表制作与传送

9 文件全文检索

10 客户或相关协作单位资源的管理

11 人事管理

12 财务电算化

13 公共设施、设备的调配

14 信息发布查询

1 文件共享

文件共享是只网络内各计算机之间的文件能够互相访问。

在计算机应用之初，各计算机之间如果需要交换文件，只能通过将文件存放到软磁盘上，然后进行软盘传递。计算机网络出现后，联网计算机之间的文件传递无需再传递软盘，通过网络线路直接就可以发送文件，使文件共享成为方便的过程。对于普遍都需要的共享文件，还可以放到网络服务器上。网络服务器是网络内所有联网计算机都能够访问到的计算机，服务器能够根据网络管理员分配的访问权限，控制联网计算机能够访问的文件目录。这样，网络文件共享既能够便捷的进行，也能够进行相应的控制，保证重要的文件不会被任意人员访问到，保证了文件的安全使用。

最早的服务器文件共享是将共享文件放置在服务器上的某个目录中，设置对这些目录的访问权限后供联网计算机访问。这种方式对于联网计算机而言，只要设置了对网络服务器某些目录的对应连接关系（映射）后，联网计算机就可以象访问自己计算机上的某个目录一样进行访问。但随着计算机网络应用的发展，这种文件存放式的共享方式已经慢慢在退出应用。对于办公信息文件而言，由于这种文件存放共享不能提供诸如全文检索等功能，所以使用上的不便日益突出。不过，目前仍有一些低档数据库软件需要采用这种方式运行，一些共享软件也仍然能够用这种方式使用，所以文件共享仍然是计算机网络应用中的一个重要组成部分。

文件共享是网络应用中最基本的应用方式，只要有计算机网络，就能够实现文件共享。目前的网络 *** 作系统象MS Windows 2000 Server、Novell Netware、各类UNIX等都支持服务器方式的文件共享。

文件共享使得文件的再利用非常方便。我们经常有许多办公文件的制作，是参照过去同类文件的格式、内容，只变动不多的内容就形成新的文件。如果不使用计算机文件，则我们需要在原文件上进行改动，然后再重新抄写。抄写一旦出现一点点错误就要重抄。计算机文件编辑十分简单，直接在需要修改的位置插入文字、删改文字，计算机能够自动排版形成美观的新文件。文件共享使旧文件的再利用价值大大提高，如果配合全文检索一起工作，则办公的效率就会因网络的存在而飞速提高。

2 打印共享

在没有计算机网络的时期，每台计算机几乎都配备了打印机设备，否则办公产生的文件不能被打印。采用存放文件到软盘上，再使用别的计算机所配置的打印机进行打印的方法多数人都嫌繁琐，因此几乎所有的有计算机的人员都想方设法购置打印机方便自己打印。

每台计算机配备打印机，无疑会大大增加计算机应用的投资。打印机是一种低使用率设备，相对于办公计算机，打印机工作的时间极为有限，因此充分利用打印机的资源、减少打印机的购置数量是提高投资有效性的一种手段。

打印共享的实现，使得每个办公室以至每个办公楼层中，只需要配置一台或数台打印机，即可满足整个办公环境的打印需求。十几台甚至更多的计算机共同使用一台打印机，这在网络环境下极易实现。按十几台计算机都配备打印机的投资，足够购买一台快速激光打印机并加上网络设备的费用，而网络设备的投资回报并非仅仅网络打印一种，因此是非常合算的投资方式。

打印共享对于计算机使用者并没有增加 *** 作上的困难，一旦配置完成，与使用本机的打印机方法完全相同。

3网络传真

传真也是常规办公应用中常用的手段。通常的做法，是在一定范围的办公区域配置一台传真机，提供所有人员共同使用。接受到外部传真时，需要有人告知接收者。

在现在的办公室内，已经比较少有手写传真文稿的情况，多数做法是在计算机上编辑完成一份传真文稿，然后打印，再拿着打印好的文件去传真机传真发送。如果需要批量发送传真，即一份同样内容的传真发送到不同的传真机上，就需要传真者守在传真机前不停的发送，这显然是一项工作强度比较大的难题。

计算机发送传真，使得我们能够脱离打印这一个步骤，直接由计算机将编辑好的传真文稿通过Modem发送到对方的传真机上，或者传真到对方计算机的传真接受系统上。从这个角度看，至少我们可以节约打印纸的耗费和对打印机的消耗，因此已经具有一定的应用价值。

网络传真则是在网络上设置一台传真服务器设备，所有联网计算机均可使用。当需要发送传真时，任何一台联网计算机（也可控制指定一些用户发送传真）将编辑好的传真文稿直接通过传真服务器传真。当同一时间需要传真的人员较多时，传真服务器能够自动按先后进行排队，而发送传真的用户并不需要关心这些，也不需要再在传真机前面排队等候。批量发送更为方便，许多传真服务器系统支持多址发送。而且，为了减少长途电话费用的支出，还可以将批量的传真定义到半价时段发送，以减少办公费用。

发送计算机传真与网络传真，使用上并不麻烦，也无需过多培训，就与使用打印机一样，将文件打印到传真端口，填写电话号码就完成了传真的发送工作。

网络传真的接收也是自动进行。进入的传真直接由传真服务器接收，存放在服务器内，由专人或前台行政人员根据传真头通过网络分发传真。接收传真使用网络传真的方式，一方面可以减少传真纸的使用，更重要的是，不会因为传真机无纸，导致重要的传真不能接收，这一点比节省纸张的费用更为重要。

当然，在国内使用计算机传真和网络传真也有一些问题。最主要的问题就是国内的一些单位传真机并不是自动职守，一些小单位传真电话也兼做普通电话的作用，需要人工干预，还有将传真机放到内部分机号码的情况。在这时，网络传真与计算机传真都会失效。随着国内经济的发展，这种情况慢慢也会逐步改善。但就目前而言，使用网络传真仍需要有一台普通传真机应对这些非自动传真设备。

使用计算机传真或网络传真的另一个问题是手迹传送、原件传送的问题，但这个问题能够通过使用图像扫描仪将手迹、原件扫描后再通过网络传真发送。目前普及型的图像扫描仪售价仅1000多元人民币，相比传真机而言便宜得很多。同样，这类传真件的发送也可以使用普通传真机。

4电子邮件

电子邮件是网络最重要的应用方式。由于电子邮件的存在，使得全球的通讯方式发生革命性的变化，发送信息再不需要漫长的等待和高昂的邮政费用，向世界的另一面发送信息也不过是瞬息的事情。应该说，电子邮件改变了信息通讯的方式。电子邮件是Internet上最重要的网络应用。电子邮件是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一，也是办公自动化系统的一个基础性设施。

电子邮件(E-mail)是人们利用计算机进行信息编制、存储和传递的一种现代化通信方式。各种信息，如公文文件、私人信函和各种计算机文档等,均可以用电子邮件快速而方便地传送给接受者。

目前，各种单位的办公基本上已经采用了计算机，即使在计算机应用水平很低的地方，一个单位内也会具备至少一台以上的计算机，用于重要的文件的打印和排版。因此，由计算机存储的数字化文档正在逐步取代纸面的文档。

计算机的广泛应用，使得以纸做为载体的文件开始不很重要了，除了需要领导签字的文件外，其他文件几乎都能够以计算机数码文件的形式保存。采用数码文件，不但查询、检索、再利用等方面十分便利，可以大大提高工作效率，而且，为通过电子邮件方式进行传送提供了先决条件。

一般人可能认为，电子邮件主要用于国际互联网上远距离发送文件，单位内部使用的价值不大，其实不然。我们知道，许多文件并非都需要签字后上交，往往在一份办公文件的形成过程中，需要多次报送领导审阅，报送其他相关部门审阅，领导或其他部门发表意见后返回，修改后再报出去，直到最后满意成为正式文件。在这个过程中，不存在签字盖章的问题，因此，本来文件就是在计算机上编写的，报送审阅的过程都可以通过内部电子邮件进行，无需打印造成纸张浪费，无需跑路传递给各个相关部门，只有当文件正式生效的时候才需要打印一次、签字盖章，整个过程中能够不浪费一张纸。对于协同工作中的讨论、意见、建议等内容，由于不存在签字盖章的问题，更可以完全依靠电子邮件系统。最后文稿的形成，意见的采纳，都可通过保存的电子邮件回顾、拷贝、粘贴进行。

内部使用的电子邮件系统一般都包括一下几层安全特性：

(1)严格的身份验证：不允许任何人以假冒的身份发送邮件,也不允许任何人冒名窃取别人的邮件。

(2)可靠的加密措施：为防止邮件信息在传输过程中被人非法截阅,邮件信息在发送方要能进行加密编码, 在接受方要能进行相应的解码。

(3)收发邮件的不可抵赖性：即使发送方和接收方均不能修改已经发送和接收的邮件内容和收发记录(收发时间和收发者),从而均不能抵赖相应的责任问题。

由于上述的安全特性，在计算机网络得到充分应用时，过去需要签字盖章的一些企业内部文件也完全能够摒弃签字盖章的过程。收到文件的人员只要看到电子邮件的发出人信息，就能够确认这份文件的有效性。电子邮件只有在使用自己的密码登录后才能够使用，关键岗位人员平时注意离开办公位置后关闭电子邮件系统，就能够有效的防止别人伪造信息。另外，好的内部电子邮件系统都具备数字签名措施，也能够有效防止伪造电子邮件的身份标识。

由于计算机应用初期，许多人可能还对电子文本不够信任。实际上，电子文件做好备份措施后是十分可靠的。许多国外大公司，包括象CISCO公司这样全球市场价值第一的公司，其办公文件、通知、通告、审批文件等都完全通过电子邮件系统进行，所以国内企业也应能够完全信任电子邮件系统。

电子邮件并非只能传送文字信息，只要是计算机生成的文件，包括图形文件、扫描或数码相机拍摄的数字图像照片、CAD设计电子图纸等等，都能够传送，通过网络瞬息可达，辅以内部电话联系、讨论，就能够进行协同工作。

电子邮件的另一个优势是能够利用全球互联网发送文件、联系客户、促进业务的开展。电子邮件与企业Internet网站结合，就能够开展电子商务活动。通过企业网站对企业进行宣传，通过电子邮件收集意见、建议、合作信息、订货信息，对企业的业务工作开展如虎添翼。

基于局域网的电子邮件系统，既便于机构内部的电子邮件传递，也便于通过Internet和其他广域网与外部进行连接，这种系统一般都提供严格的身份验证，具有很好的安全性。因此是国内外办公自动化系统中广泛应用系统。

目前在国内，办公自动化建设和电子邮件应用得到了迅速的发展。中央部委机关半数以上已经建立了办公自动化网络并采用了电子邮件系统。进行各种公文的快速传递。上级机构常用它来向下级发送公文文件、信息简报和事务通知等,下级机构则常用它向上级传送统计报表和请示报告等。这也充分说明了电子邮件系统是足够安全的，在企业中应该得到广泛的应用。

5远程访问

远程访问是只对企业内部网络进行连接的人员，不是通过企业办公地点的网络线路进行，而是通过电话线路和必要的设备（调制解调器-Modem）从任意地点连接到企业内部网上。

远程访问一般是为出差人员、外地小型办公机构设立。虽然这些人不在企业所在地，但通过远程访问，仍能够与企业联系，访问企业的数据，取得企业的文件，接收自己的电子邮件，因此与企业的联系依然存在。远程访问使得企业人员无论身处何地，只需一条电话线，就如同企业就在身边。

当一个人出差在外遇到问题时，他可以通过远程访问连接到企业网上，得到企业的最新信息。即使出差工作中遇到了较大的难题，他也能够将问题和有关参数、数据通过远程访问传递到企业，企业组织力量快速解决问题后，把结果传送回出差人员，使得出差人员不必再次往返，既节约了时间，也省去了奔波劳累和旅行费用，提高工作的效率。

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　　新航通是一家虚拟电话运营商，主要从事一号通/传真通/400电话/香港一号通/香港传真通/国际传真/国际回拨电话的全球性公司；目前在深圳和香港都设有公司，他们分别为深圳市新航通通信产品有限公司和香港新航通通信有限公司；深圳新航通通信产品有限公司诚信经营，代理经销中国网通/铁通/移动/电信的产品多年；香港新航通通信有限公司是香港电讯局批准运营的香港电信公司，牌照号为：1488；

　　新航通总部设立在国际都市-香港；香港电讯局牌照号为：1488；公司专业从事电信增值业务，致力于为全球各类企事业单位提供全面通信解决方案的综合服务提供商。公司与香港电信、香港新世界电讯、中国联通、中国移动等多家电信产业的知名公司保持了良好的合作关系。

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