如何写说明函?

如何写说明函?,第1张

说明函致:****公司我公司与贵单位已签订了购销设备合同,因****公司与我公司属于合作关系,我公司在**区域享有代理权,鉴于我们今后要长期友好的合作下去,故把情况与事情做个详细的说明,望贵单位给予以支持。

首先,函的写作,要注意行文简洁明确,用语掌握分寸。不管是平行机关或是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不可以倚势压人或者强人所难,也没必要逢迎恭维、曲意客套。至于复函,就是要注意行文的针对性,答复的明确性。

其次,函也有时效性的问题,尤其是复函更应该快速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

1、首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

(1)标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

(2)主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

2、正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

(1)开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

(2)主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

3、结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4、结语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

5、结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

说明函:尊敬的领导首先感谢贵公司对我公司工作的大力支持和厚爱。贵公司选择我公司的货物有桶类和包装类货物的型号较多,妥善运输保管,我公司为方便出货提高工作效律

我公司对所售产品提供质保期。质保期内发现货物有质量问题我公司进行补偿与赔货。下次使用货物我公司继续保质保量


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