采购询价的标准流程

完整的询价采购过程一般应分为六个阶段进行。

1、询价准备阶段，在这个阶段，应按以下步骤进行：    

11进行采购项目分析。集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后，要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案，从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析，为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。

12制定采购方案，确定采购项目清单。对经分析、论证后的采购方案，集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析，有必要时，要组织有关方面对采购单位进行现场考察，制定最终的采购方案，确定最后的采购项目清单，明确有关技术要求和商务要求。

13编写询价书。集中采购机构要结合项目特点，根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。                                                                                                       完整的询价书主要应包括以下内容：                                                                                       1）询价公告或报价邀请函：包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、询价书售价（如果有的话）、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及****等。                                                                                                                               2）采购项目要求：包括采购单位的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。                                                               3）报价单位须知：包括询价书的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价书评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。                                                                                                                   4）合同格式：包括合同的主要条款、工程进度、工期要求、合同价款包含的内容及付款方式、合同双方的权利和义务、验收标准和方式、违约责任、纠纷处理方法、生效方法和有效期限及其它商务要求等。                                                                                                                           5）报价文件格式：主要包括报价书（或报价函）、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。

14询价书的确认。询价书编制完成后，须送采购单位审核确认，经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后，方可正式印制。

15邀请供应商。按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式，邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。                                                                           1）公开邀请方式，是指在政府采购管理机关（财政部或省、市财政部门）指定的政府采购信息发布媒体上公开披露采购信息，刊登询价公告（或报价邀请函），广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价的一种方式。                                                                                                                  2）有限邀请方式，是指在政府采购供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上相关供应商，以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。

16进行资格预审。对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审，主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查，包括基本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式，可不需进行资格预审。

17发出询价书。对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。

18成立询价小组。询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。询价小组一般由采购单位代表、集中采购机构代表、有关专家等三方面人员组成，成员人数为三人以上的单数，其中专家人数应占三分之二以上。

19制作评价办法和文件。评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料，包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

2、询价及评价阶段，在这个阶段，应按以下步骤进行：

21公开报价。各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件，报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价，以确保公平竞争。报价文件要求为密封报送，一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后，供应商不得对报价文件进行修改。集中采购机构应指定专人（二人以上）在报价截止时间前接收的报价文件，并妥善保管，对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收。

集中采购机构在报价时间截止后，要举行公开仪式，对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。公开报价仪式应邀请采购单位代表、供应商代表、监督方代表（纪检监察机关或政府采购监督管理机构）、有关方面的技术专家参加，询价小组成员和工作人员一般也应参加公开报价仪式。

22询价小组审阅报价文件。询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件，主要审查各报价文件的完整性、对采购方案的完全响应性，报价单位资格及资质的符合性等，以判定报价文件的有效性等。

审阅过程中，应确保公平地对待每一份报价文件。

23询价小组进行综合评价。询价小组要对各供应商的报价进行综合评价，评价的依据主要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等，并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中，询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。

24询价小组推荐预成交供应商。询价小组根据综合评价情况，推选预成交供应商名单。在一般情况下，成交供应商应是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

25询价小组出具询价结果报告。询价小组应向集中采购机构出具询价结果报告。询价结果报告主要包括：询价公告（报价邀请函）发出的日期、方式，响应询价及获取询价书的供应商名单，报价及评价日期和地点，询价小组成员及工作人员名单，报价记录，评价方法和标准，报价资格性、符合性审阅情况及报价无效的供应商名单及原因说明，评价记录，综合评价情况，询价小组的确定预成交的建议等。

26确定成交供应商。集中采购机构根据询价小组的询价结果报告及其推选的预成交单位名单，依照询价书、评价办法和文件、事先制定的确定成交的原则，确定最终成交的供应商。

27签发询价结果通知书。集中采购机构向成交供应商签发询价结果通知书（成交通知书），并将评价结果通知所有参与报价的供应商。询价结果通知书（成交通知书）还要同时抄送采购单位，并抄报政府采购监督管理机关备案。成交结果应在指定的媒体上公告。

28签订采购合同。集中采购机构应在询价书规定的时间内组织供需双方（指成交供应商与采购单位，下同）进行技术和商务交流，协商签订采购合同。采购合同的协商及签订，应在公开、公平、公正和诚实、信用、互利的原则下进行，并应严格遵守国家的有关法律、法规及政府采购制度的相关规定。采购合同的协商和签订应严格依照询价书、供方报价书文件等有关内容进行，不得违背询价结果和成交价格。采购合同经供需双方签订，集中采购机构作为合同的确认方，对双方正式签订的合同进行审核确认，经公证机关公证后，报政府采购监督管理机关备案。

3、项目实施阶段。项目实施阶段，即合同履行阶段。在这个阶段，供需双方按照已生效的采购合同，在集中采购机构的监督下，履行各自的责任和义务；合同履行过程中，一般不得变更，如需变更，供需双方应按合同有关条款协商解决，并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认；对涉及重大变更事项的协商，由供需双方提出申请，集中采购机构组织进行；经协商一致的变更事项，应签定书面补充协议。

4、项目验收阶段。全部项目完工后，为了检验采购成果和供应商履约情况，应组织对项目完成情况进行总体验收。验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准（验收依据和标准应事先在合同中规定）。完工验收一般应由采购单位负责组织；对较大的或比较复杂的一些项目，应由集中采购机构组成项目验收小组，由验收小组进行验收；对于一些特殊的项目，应申请具有检验资格的省及省级以上有关质检部门组织验收。

集中采购机构验收的程序应为：供方（成交供应商）先向需方（采购单位）提交验收申请报告，供方对需方提交的验收申请报告进行经审核，并对完工项目进行初检，确认合格时，应在验收申请报告上签字盖章，再送集中采购机构审查；集中采购机构审查后，认为已具备验收条件时，应组成验收小组组织验收，验收小组一般由供需双方代表、集中采购机构代表、相关质检机构、有关方面的技术专家组成（其中专家人数不少于总人数的三分之二）。

项目经验收合格的，采购单位或验收小组应出具项目完工验收报告，验收报告上应有验收小组成员的共同签字，并加盖供需双方、集中采购机构、相关质检机构公章。验收报告一经形成，即产生效力，对供需双方均有共同约束力；经验收不合格的，应由供方限期改正，经改正合格且具备验收条件后再由验收小组组织验收。

5、采购结算和采购文件整理阶段

51采购结算。项目验收结束后，由集中采购机构依据验收报告，按照采购合同规定的付款条件及付款方式，办理合同款项支付手续；政府采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续，向供应商支付采购资金，并进行政府采购资金结算账务处理。

52采购文件的整理。集中采购机构按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规定，整理询价采购整个过程的文件、资料，归集采购档案，定期汇总、上报政府采购信息。

6、售后服务阶段。本阶段是询价采购活动的最后一个阶段，在这一阶段，供需双方应继续按照合同规定，履行各自责任和义务；集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款，及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷，对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查，直至合同有效期满。在询价采购的整个实施过程中，集中采购机构和采购单位应自觉接受纪检监察、政府采购监督管理部门的监督，有必要时，还应进行公证。

扩展资料

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源， 为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

(一)所谓采购，都是从资源市场获取资源的过程

能够提供这些资源的供应商，形成了一个资源市场。为了从资源市场获取这些资源，必须通过采购的方式。也就是说，采购的基本功能，就是帮助人们从资源市场获取他们所需要的各种资源。

(二)采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程

采购的基本作用，就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程，主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移。后者是一个物流过程，主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置和时间位置的完整结合，缺一不可。只有这两个方面都完全实现了，采购过程才算完成。因此，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。

(三)采购是一种经济活动

在整个采购活动过程中，一方面，通过采购获取了资源，保证了企业正常生产的顺利进行，这是采购的效益;另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用，这就是采购成本。我们要追求采购经济效益的最大化，就是不断降低采购成本，以最少的成本去获取最大的效益。而要做到这一点，关键的关键，就是要努力追求科学采购。科学采购是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。

采购流程

收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。

采购数量计算:本期应采购数量=本期生产需用量+本期未预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量

怎样合理降低采购成本:事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。适当寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。

采购价格构成:供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。

采购商品成本构成:工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。

什么是合适的价格:采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。

怎么样判断采购价格是否合理:进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。

怎样找供应商:利用有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。

供应商分类:原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。

合格供应商的标准:优秀的企业***，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。

怎样对供应商进行分析:价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。

专业知识，判断力，责任感，时间观，口才。

采购流程包括收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、协调与沟通、催交、进货验收、整理付款。

大体步骤如下：

接收采购计划-询比议价-决定-下采购单-审核-跟催-收货-付款-退货。

相关的单据：

请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等等。

采购流程示意图：

什么是比质比价采购

比质比价采购是指在采购同一产品时，要在保证安全的前提下，同等质量比价格，同等价格比运距，同等运距比售后服务，在进行多项比较后，再择优采购产品的一种采购方式。

实行比质比价采购的必要性

比质比价采购是买方市场为前提的一种采购方式，同传统的采购方式有很大的区别。长期以来，在物资采购管理中形成了供应物资质量越高越好，数量越多越好，时间越早越好，价格固定不变〔国家计划价〕，售后服务不考虑的传统思路。只有在买方市场形成物资相对过剩，有了选择的余地后，才能实行比质比价采购。因为卖方市场中，物资均不能满足需求，实行的是定量供给制，也就无从谈起实行比质比价采购。

随着社会主义市场经济体系的逐步建立和完善，社会生产力得到迅速发展，社会物质财富日益丰富，绝大部分物资的市场态势发生了根本性的转变，物资采购已由卖方市场变成了买方市场。买方市场的形成，给企业的物资采购工作提供了广阔的施展空间，同时也形成了巨大压力。市场上出现了价格高低不一，质量良莠不齐的产品，尤其是假冒伪劣产品的出现造成不利影响。为保证安全生产、提高企业经济效益、降低生产成本，在物资采购工作中必须坚持“货比三家”，比质量、比价格、比运距、比售后服务等，也就是比质比价采购的方式。它的核心就是要做好物资采购工作，最大限度地降低采购成本，增加企业竞争能力，进而提高企业经济效益。

怎样做好比质比价采购

1

转变观念是做好比质比价采购的思想基础

观念是行为的基础。在目前情况下，传统的管理观念仍时不时地束缚着广大供应人员和管理人员，比如“手中有料心不慌”、“有备无患”等思想仍根深蒂固，重供应弱管理轻效益的思想十分严重，效益观念、市场观念不强，商品经济意识、物资流通意识淡薄。所以应首先从思想上入手，加强有关人员的学习，提高认识水平，转变观念，在实际行动中及时调整工作方法。

2

企业领导的正确决策是做好比质比价采购的前提

比质比价采购能给企业带来可观的利润，但离不开企业领导的正确经营决策。只有企业领导首先树立了市场经济观念，树立起成本优先、效益优先的观念，给企业采购工作创造实行比质比价采购所需的环境和条件，制定相应的办法和措施，创造出有利于降低成本的氛围，比质比价采购才能真正实施，才能为企业带来真正的效益。

3

从机构上、制度上、程序上为比质比价采购提供保障

要成立有关机构，明确各部门职责。要有审查采购计划、收集市场价格信息、考核监督采购工作效果、负责采购物资质量管理的部门，并从组织结构上明确各自在物资采购活动中所承担的具体责任、义务和权利。

要对过去的一些制度进行修改和完善。完善定期审查物资采购价格制度、定点供应商考核制度、物资质量检验验收制度、采购管理结果考核和奖惩制度等，进一步明确采购人员的 *** 作行为规范，明确他们的责任和权力，使比质比价采购成为一套科学、严谨、可行的规章制度。

要制定新的采购程序。要建立或规范对价格信息的收集、采购计划的编制与审批、采购价格的确定、供应商资格的审查、物资的验收、货款的结算等程序，使物资采购工作的 *** 作公开透明。

4

全面提高采购人员的业务素质是搞好比质比价采购的保证

比质比价采购是在市场经济形势下物资供应工作中的“阳光工程”。如果实行比质比价采购的相应人员不具备良好的素质，过硬的业务技术水平，那就可能是将所有的努力白白浪费，就可能是歪嘴和尚念经———走了样。

因此，必须加强对采购人员的业务素质培养。同时，还要引入竞争机制，将采购成本与工资收入挂钩，最大限度地调动采购人员的积极性，以最小的投入取得最大的经济效益。只有这样才能从根本上保证比质比价采购收到实效、落到实处，才能保证比质比价采购扎实、稳妥、协调地顺利进行。

5

掌握比质比价采购方法是搞好比质比价采购的核心

在保证安全的前提下，同等质量比价格。质量是产品的生命，在比价采购过程中质量是最重要的。只有在保证产品质量的情况下，方能进行比价采购。

同等价格比运距。产品的运输费用要由需方负担。产品的采购成本主要由产品价格、单位产品的运费等一系列费用构成，因此在物资采购中除考虑产品价格外，还要考虑运输费用。要在同等价格的情况下，选择运输距离较短的供货商供货，这样既可以降低运输费用、减少成本费用，又可以节约运输时间、及时到货，还能降低产品在路途上发生磕碰、造成损伤影响生产的几率。

同等运距比售后服务。在物资采购活动中，既要考虑直接影响产品成本的因素，又要考虑间接影响产品成本的因素。比如，售后服务如果跟不上，就会影响生产，就会对生产成本造成影响。现在大多数企业在保证产品质量的前提下，将与售后服务有关的技术服务、专题服务、跟踪服务均纳入了销售过程，给我们的物资采购工作增添了新的内容。需方的比质比价采购要注重售后服务这一项内容。

6

加强比质比价采购的过程管理是搞好比质比价采购的关键

企业采购活动看似简单的买东西，却蕴含着深奥的学问。与企业的生产过程相比，物资采购行为环节多，运作复杂，变化性大，没有固定的公式、模式可以遵循，再加上整个采购过程中均有人为因素的影响。因此，只有将加强管理运用于比质比价采购的全过程，才能保证比质比价采购取得实际效果。相反，只有形式上的比质比价采购，在实际中是达不到减少成本、降低费用、增加效益的作用的。

总之，加强比质比价采购的过程管理，是搞好比质比价的关键。所以，企业物资采购单位应自觉接受相关职能部门的管理和监督。做好比质比价采购工作，使企业在生产中降低采购成本、运输成本、存储成本，我们一定要从物资采购工作人手，使其在科学有效、公开合理、比质比价、监督制约的原则下有序运作，确保企业能够在发展中合理获取利益最大化。

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1一般采购，采购员均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象

2询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致后进行比价

3采购员选择两家以上供应商在遵循公平原则下进行交互议价

4公司主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价

5确认最后价格方案，完成比价表报批

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