公文写作应包括哪些程序

公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

1国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔线与正文分开。

①文件名称由发文机关全称或规范简称加上"文件"二字组成(函只署发文机关名称),置于首页的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文,党委排列在前。

②发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上正中位置(函的发文字号标注在标题的右上方)。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。

③上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。

④秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为"秘密"、"机密"、"绝密"三种;紧急程度分为"急件"、"特急件"。机密、绝密文件应标注份号。

⑤政府令的文头由套红印刷的"政府令"和编号组成。政府令的编号为"第号"。

2公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。

①标题。

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用:一是揭示内容,点明主题,使人一目了然;二是给公文定名,标题就是该公文的名称,便于收文机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号,不能以引用文件字号代替内容提要。

②主送机关。

指收受、办理文件的单位。俗称"抬头"。除"公告"、"布告"、"通告"以外,正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下,正文之上左端顶格位置书写。"决定"、"命令(令)"、"会议纪要"等文种,主送机关可置于文尾主题词之下,发送栏内抄送机关的上方,标为"主送:"或"分送:"。向上级机关的请示,只写一个主送机关,如需同时送其它机关,用抄送形式。

③正文。

即公文的具体内容,是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺

序是:第一层用"一",第二层用"(一)",第三层用:1,第四层用"(1)"。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲,要把事情交待清楚,什么事、什么问题,准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么,解决什么问题,准确明白。从形式上讲,条理层次清楚,文字简练确切,标点符号准确无误,篇幅力求短。

④发文机关。

是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页,不得不在下一页落款时,可将落款放在空白页,同时,必须在落款前的空白处用括号加以注明:"此页无正文"。发文机关应写机关全称或规范化的简称。(也可用单位的印章代替)

⑤成文时间。

是以***签发日期为准。经会议批准的文件,以会议通过的日期为准,电报以

发出日期为准,几个机关联合发文的,按最后一个***签发的日期为准。成文日期使用公元

纪年,用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据,要求准确、完备、具体,不能忽视。

⑥印章。

印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外,都应加盖印章。联合上报的非规章性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖在成文日期处,上边沿不压正文,下边沿骑年盖月。会议通过的"决定",日期可注于标题之下,印章可盖在正文末尾发文机关处。

⑦附件。

公文如有附件,附件名称注在正文之后,文件落款之前,如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送,如不能订在一起,应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。

⑧抄送机关。

即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中,需注意几个方面:抄送机关不能滥抄滥送,也不能漏抄漏送;请示公文不要同时抄送下级或同级机关;向下级机关的重要行文要抄报直接上级机关;向下转发上级机关的文件,不要再抄报上级机关。

3文尾部分包括主题词、发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。

①主题词:标于文尾部分发送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注,其

它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词不少于2个不超过7个。标注主题词应准确,规范。

②发送栏:位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关,一般

按党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。发送机关的名称用全称或规范化简称。正文中已标明主送机关的,发送栏只标明抄送机关。

③印发机关与印发日期栏位于发送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期。

翻印文件,此栏标注翻印机关名称和翻印日期。

④文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧,标注有"(共印份)"。

主题词、发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。

公文从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文纸一般用16开型(长260毫米,宽184毫米),左侧装订。"布告"、"公告"、"通告"用纸大小,视实际需要确定。

篇一：讲话稿排版格式

起草公文的基本排版格式

一、标题规范

（一）标题字体。

标题字体为华文中宋，小二号字，加粗，格式为居中。副标题为宋体，三号字，加粗。

格式为右对齐。

（二）作者与题注。

一般公文只有标题，没有作者和题注。如属讲话稿之类要标明作者的，应在标题下一行加上作者单位全称、作者职务、姓名。

职务与姓名之间空一格。如属汇报类公文，则标明汇报单位全称，用楷体，三号字，加粗。

居中。

如果属录音整理则应在讲话者的下一行注明“根据录音整理”及讲话的时间；如属汇报

类公文，则要标注汇报时间。这一行全部用楷体，三号，加粗，居中；这一行往往要用小括

号括起来。

二、抬头规范

请示、报告、函等公文应有明确的抬头。有抬头的，抬头顶格。一般发往全系统的文件

抬头为“各地级市工商行政管理局”；要发往含广州、深圳在内的全系统则为“各地级以上市

工商行政管理局”；如果仅发往部分市局则用“珠海、汕头等市工商行政管理局”。发往省局

机关内部则是“省局机关各处室、直属各单位”；如果仅发部分处室则是“省局机关有关处室。

直属有关单位”；收文单位少的，则直接用收文单位规范简称（见省局电话号码表）。同时发

往市局与省局机关处室的，市局与省局机关处室之间用逗号，处室与直属单位之间用顿号。

发往其它单位的公文一律用规范名称作抬头。 原则上省局不直接往县级单位发文。

三、纲目规范

（一）一级标题。

一级标题为黑体字，标号后用顿号，标题尾无标点符号。一级标题应单独为一段。（例：

一、标题规范）

（二）二级标题。

二级标题用国标楷体，加粗，标题用括号；标号与标题之间没有符号，标题尾用句号。

二级标题原则上应单独为一段。（例：（二）二级标题。）

（三）三级标题。

三级标题用阿拉伯数字，标题文字用国标仿宋，加粗；标号与标题之间用小园点（要用

全角），标题尾用句号。三级标题可根据实际情况单独或不独立设为一段。（例：3．三级标题。）

（四）四级标题。

四级标题用小括号阿拉伯数字，字体字号与正文一致；标号与标题之间没有符号。四级

标题原则上不单独设段。（例：（4）四级标题。）

（五）正文。

抬头与正文一律用国标仿宋，小三号，两端对齐，段前空两格，标点符号一律用全角。

文本用标准a4纸，页面设置用标准格式（即页边距设置为上、下为厘米，左右为

厘米，页眉厘米，页脚厘米，文档络设置为“只指定行络”，每页44行）。 标

题之前空一行；标题与正文之间空一行；正文中一般不出现空行。

四、落款规范

如起草省局文件，应在文章结尾、正文右下角标注时间，但不标注起草单位（落款处发

文时盖章）；如果起草素质教育中心文件，则应在文章结尾标注单位和时间；如起草领导讲话

及汇报等公文，因题注部分已经有作者和时间，不再另添加落款和时间。

如果属录音整理，应在文章结尾标明整理人，整理时间。其它文体可不标注单位和时间。

标注时间用“插入”中的“插入时间”（中文格式）。 任何公文、记录、整理都应插入页码。国家行政机关公文格式：公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公

务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作

用的载体。什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公

务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机

构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够

超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体

过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。认识公文的特点、内涵是写好公文的

先决条件。广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、

会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。特点

第一、公文的制作者是依法成立的组织。第二、公文具有特定效力，用于处理公务；

公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。第三、公文具有规范的结构和格式，各种

类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。

公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件。公文，也称公

务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于

图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；

③具有规范的体式；④履行法定的程序。 作用

第一、领导和指导作用。第二、行为和规范作用。第三、宣传和教育作用。第

四、联系和知照作用。第五、依据和凭证作用。 秘密等级

按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘

密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。绝密件，指内容

涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文。机密 件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。秘

密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。内部件。

指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文。国内件。

指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文。公开件，指内容不涉

及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。 种类

20XX年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”种类是这样规定的：第九

条 行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行

政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或

者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达

要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常

务委员会提请审议事项。

（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审

批事项。

（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。国家行政机关公文格式

本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对 gb/t 9704－1988进行修订。本标准相对gb/t 9704－1988作如下修订：

（1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》；

（2）删去原标准中的引言部分；

（3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释；

（4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准a4型纸作为用纸纸型；删去国

内16开型纸张的相应说明；

（5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整；

（6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明；

（7）增加了公文用纸的主要技术指标；

（8）增加了印刷和装订要求；

应用word2003排版长篇文档的基本方法

假设：应用word2003对国务院《2014年政府工作报告》进行一系列编辑、排版后，印刷一本小册子。

一、需要知道相关的知识点

（一）行政机关公文标准式样的知识：整篇文档所有格式设置应该符合GB/T9704-2012《国家行政机关公文格式》对公文式样的要求；

（二）word“样式”(一系列格式的集合)的知识---作用等同于“格式刷”：通过它可以把长篇文档用各级标题（默认为九级）进行整个文档结构、层次的划分，这是下一步进行正规排版的前置条件；

（三）“分节符”的知识：主要作用是通过它可以把长篇文档分成若干个“节”，然后可对每一“节”进行单独的格式设置；

（四）正式出版物一般的式样规范：主要分为三个部分，分别是（1）封面；（2）目录；（也可能还有序言等）（3）主文档（后面也可能有后记、参考文献等），但最基本的是三部分。也就是说，整篇文档在word中至少要分成五“节”（我们举的例子就包括封面、目录、2013年工作回顾、2014年工作整体规划、2014重点工作总共为五“节”），页眉、页脚要进行不同的设置。

二、基本编辑、排版方法

（一）完成“节”的设置。

设置方法：把光标放在在想要分出新的一“节”部分的最后一个字符后面，点击菜单栏“插入”---分隔符---分节符---下一页，这样就可以在新的一页单独分出一“节”，以此类推，就可以根据需要把整篇文档分成若干“节”（前述《政府工作报告》就需要分成五个“节”），这样分“节”是进行长篇文档编辑、排版的最关键的前提条件；

（二）完成整篇文档各部分位置的固定。

目标要求：每一节均起始于“奇数页”，不足部分用空白页填补（“空白页”在“打印预览”中可以看到，“页面视图”中不显示）。

设置方法：点击“菜单栏”文件---页面设置---版式—节的起始位置，下拉三角中选择“奇数页”就可以了；

（三）完成“页眉”的设置。

目标要求：（1）封面、目录一般是不设置页眉的；（2）主文档的页眉按前后顺序分三种情况，一是每一节的首页一般不设页眉；二是“偶数页”页眉是“书”的名字，举例说，就是“2014年政府工作报告”这几个字；三是“奇数页”页眉是主文档每一章节的标题，例如：“2013年工作回顾”等三个标题；

设置方法：点击“视图”---页眉和页脚，这时就会首先出现第一“节”（封面）的“页眉”，同时会出现“页眉和页脚”工具栏，这时就可以对各“节”页眉分别进行设置（1）封面、目录不需要“页眉”，可以连续点击“工具栏”的“下一项”直至跳到第三“节”，也就是我们例子中的“2013年工作回顾”这一节，要完成设置，还要进行两项预先设置，即“首页不同”和“奇偶页不同”，才可达到前面说的“主文档”页眉三部分的设置，设置方法是：点击“文件”---页面设置---版式---页眉和页脚，把“奇偶页不同”和“首页不同”前面的钩打上，设置就完成了；然后回到刚才的“页眉和页脚”工具栏，这时显示的应该是第三“节”首页页眉，不需要设置，点击“下一项”进入偶数页“页眉”，输入“书”的名字即“2014年政府工作报告”；再点击“下一项”进入奇数页“页眉”，这里需要设置的是这一章节的标题，即：“2013年工作回顾”，这个页眉设置有两种方法，第一种方法当然是直接输入字符，除此以外，还有一种插入“域”的方法来设置，具体方法是：“插入”---域---StyleRef(中文意思是“样式引用”)---“域属性”中找到“标题1”，就把“2013年工作回顾”几个字自动放到“页眉”上了（其他两个章节道理相同），到此为止，所有的“页眉”就设置完毕了；

（四）完成“页脚”，主要是页码的设置。

目标要求：（1）封面—不设页码；（2）目录—页码可设可不设，比如：我们举的例子“政府工作报告”的目录就不需要设，因为它只有一页；如果目录页数超过一页则需要设）；（3）主文档从第一页开始设置初始页码为“1”的连续页码。

设置方法：点击页眉和页脚“工具栏”的“在页眉和页脚间切换”按钮就切换到页脚了（1）“封面”和“目录”均不需要设页码，那就连续点击“下一项”跳到第三“节”主文档（“2013年工作回顾”）的页脚，这里是需要页码的，但不能直接插入，需要做一个前置设置，断开与前一节的联系才可以，否则如果设置的话，前两节也会出现页码，设置方法是：点击页眉和页脚“工具栏”的“链接到前一个”按钮，它就反白了，这时你会发现原来页脚上方的“与上一节相同”这几个字没有了，说明已经完全断开了和“上一节”的联系，这时你再点击“插入”---页码---格式---“起始页码”中输入“1”，就表明要从这一页开始设置初始页码为“1”的连续页码了，到此为止，整个页码就设置完毕了。（当然，页码设置还包括“预留装订线位置和距离”、“对称页边距”等等，比较简单，不再详述）

公文写作排版格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。

常用公文语言要求

1、使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。

2、广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。

3、 经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

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